Tra le richieste che riceviamo di digitalizzazione dei processi aziendali, mi è capitato di notare un crescente interesse nella digitalizzazione dei Documenti di Trasporto in uscita dal magazzino.
Si pensi alla varietà di trasportatori, interni o esterni all’azienda, che ogni giorno si presentano al magazzino di una qualsiasi azienda e devono firmare il Documento di Trasporto e prendere in carico la spedizione. Il magazziniere di turno ritira la copia dell’azienda del DDT e inizia la gestione cartacea del documento, verranno fatte più fotocopie, una che verrà archiviata in magazzino, un’altra per la contabilità che la pinzerà con l’ordine e una terza che servirà da traccia per la fatturazione… Tutto questo nella migliore delle ipotesi, perché in alcune realtà le copie potrebbero aumentare.
Come evitarlo?
Possiamo evitare tutte queste copie non controllate, archiviazioni dello stesso documento in più faldoni in diversi uffici, rendere istantanee le ricerche future su questi documenti e avere a disposizione tutti i fascicoli virtuali che voglio andando a gestire l’intero processo con un software documentale e di gestione processi… tutto quello che fa il nostro software documentale!
Certo che nel gestire il processo di firma del DDT e conservazione a norma, si pone immediatamente il problema della firma del documento.
Come possiamo gestire questa firma? Chiediamo ai trasportatori di munirsi di smartcard e pin? Gli forniamo noi un certificato remoto che li identifichi?
Il problema con le firme elettroniche classiche diventa complicato e pregiudica la riuscita del nostro progetto di digitalizzare e conservare i DDT. Risulta invece tutto molto semplice considerando l’adozione della firma grafometrica.
La firma grafometrica
La firma grafometrica è una firma autografa, realizzata su apposite tavolette digitali mediante una particolare penna elettronica. Queste tavolette raccolgono, oltre che al disegno della firma , anche dei parametri biometrici tra i quali la pressione, velocità, ritmo, accelerazione, che permettono di identificare i tratti unici della firma della persona.
I dati comportamentali così raccolti, vengono criptati e “fusi” in maniera indissolubile con il documento informatico: nel caso di disconoscimento del documento, il perito grafometrico potrà richiedere l’estrazione di quei dati per procedere al confronto con i dati raccolti sul momento o su altri documenti già verificati, in maniera molto simile a ciò che avviene in caso di firma apposta su carta.
Non ci resta quindi che acquistare una tavoletta idonea e adottare il software necessario per la firma.
La soluzione: ARXivar
Con ARXivar abbiamo già l’integrazione al software FirmaCerta di Namirial e l’implementazione del progetto di firma elettronica del DDT diventa una semplice configurazione del software e della postazione di firma e la creazione delle regole di archiviazione in ARXivar del DDT firmato.
Abbiamo poi voluto personalizzare ulteriormente la gestione della firma e, a fronte dei DDT generati dall’ ERP, un software sviluppato ad hoc ne permette la visione e lo smistamento su più postazioni di firma, dando evidenza immediata all’ operatore dell’esito dell’operazione di firma e archiviazione.
Contestualmente all’archiviazione della copia interna, ormai nativamente digitale, è stata prevista la stampa automatica di una copia cartacea, per permettere ai trasportatori di continuare a lavorare come abituati (il prossimo passo sarà ovviamente di proporre anche a loro il vantaggio della digitalizzazione!).
Cosa aspettate ancora per far partire in azienda la digitalizzazione dei Documenti di Trasporto?
Daniele Ferrero
ARXivar Certified Specialist – smeup
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