La Digitalizzazione dei Documenti

Il software digitalizzazione documenti permette alle aziende di gestire efficientemente documenti e informazioni aziendali in ogni loro fase, ottimizzare e misurare qualsiasi tipo di processo e facilitare la collaborazione tra gli utenti.

Alla base di tutto (funzionalità principale del software digitalizzazione documenti) troviamo l’archiviazione ottica: cioè quell’insieme di parti di software che permettono di accelerare il passaggio dal cartaceo al digitale (barcode, ocr, scan-to-folder, scan-to-mail, ecc.). Questo consente l’annullamento dei i tempi d’inserimento dei dati: nel momento in cui si inserisce un gruppo di immagini (che rappresentano i documenti elettronici), il software ne legge i testi (tramite OCR), li interpreta per acquisire le varie informazioni contenute al loro interno leggendo contemporaneamente più documenti elettronici, interpretandoli e generando la prima nota al posto dell’utente.

Si tratta di un’applicazione utile per chi vuole eliminare i propri archivi cartacei e importare in tempi rapidi e con pochissima interazione dell’utente, una grossa mole di documenti, con casi di applicazione diversi e perfettamente abbinabile ai principali software gestionali.

Per ottenere questo risultato, s’impostano i parametri di lettura del documento nel sistema configurando i vari modelli documentali e fornendo al software le regole per poter leggere correttamente il dato sui documenti elettronici, in base alle proprie esigenze.

L’uso del software digitalizzazione documenti, all’interno della propria azienda, permette quindi di raggiungere le seguenti migliorie:

1. Omologazione: tutti in azienda archiviano le stesse informazioni con le stesse logiche, condivise in fase iniziale del progetto
2. La ricerca diventa più veloce e soprattutto chiunque in azienda può cercare le informazioni (a condizione che gli abbiamo attribuito il diritto di visualizzazione)
3. Garanzia che l’archivio è assistito da backup
4. Sicurezza che alle informazioni accede soltanto chi ne possiede i diritti
5. Univocità: il documento può essere presente in 30 diversi fascicoli, ma è sempre uno solo, se lo modifico è disponibile già modificato in tutti e 30 i fascicoli; inoltre in caso di modifica di un documento posso sovrascriverlo o tenere traccia delle versioni fatte
6. Il documento è immediatamente disponibile a chiunque abbia diritto di accesso, nelle diverse modalità di fruizione

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Analyst Developer and ARXivar Certified Specialist – Gruppo Sme.UP
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