Gestione commesse: semplificala con un software di project management!

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Rispondere alle richieste dei clienti, modificare la produzione usuale, affrontare nuove sfide. Lavorare su commessa rappresenta un vero e proprio banco di prova per le aziende, che sono portate  a non seguire il consueto andamento dei lavori per permettere al cliente che ne fa richiesta di avere prodotti e servizi tagliati su misura.Un processo, dunque, che non può essere affrontato con leggerezza o dotandosi di mezzi inadatti. Molte aziende, infatti, tendono ad approcciarsi al tema della gestione delle commesse attraverso spunti e supporti propri della produzione di massa. Questo però, porta spesso a inefficienze dal punto di vista organizzativo e produttivo proprio perchè il metodo di gestione non è adatto alla realtà produttiva a cui viene applicato. Questo problema è però facilmente risolvibile grazie all’utilizzo di un software di project management.

Un software per semplificare il lavoro

Intendiamoci: non si tratta di percorsi sbagliati o dannosi per buona riuscita dell’intero processo, quanto, piuttosto, di strumenti che rischiano di non tenere il passo dell’avanzamento dei lavori dell’intero progetto. Produrre su commessa, infatti, significa avere sempre chiaro il quadro della situazione, condividerlo con le parti in gioco ed essere a conoscenza delle eventuali modifiche realizzate in corso d’opera. Ebbene, lo strumento più adatto per tenere traccia di tutti questi step è quello di un software di project management: flessibile, pratico e veloce, permette una vera e propria semplificazione di tutte le fasi della gestione delle commesse. Vediamo insieme come.

Pianificare i progetti

Il primo step da affrontare quando si lavora su commissione è quello dell’identificazione di tutte le attività necessarie alla commessa stessa. Per farlo, è fondamentale avere ben chiaro chi farà cosa, secondo quali deadline e a che costo: una sorta di “mappa”, insomma, che farà da guida in tutte le successive fasi di lavoro. In questa prima operazione un software di project management permette non solo di definire la successione logica delle attività ma anche di avere il totale controllo del progetto nei suoi aspetti esecutivi e finanziari. Come? Basterà assegnare a ogni persona che si occupa del progetto alcuni task, collocarli nel tempo e prevedere per ciascuno di essi tempi e modi di svolgimento della consegna.

Condividere le informazioni

Una volta che l’azienda si è allineata su queste informazioni, è bene condividere quanto deciso con tutti i dipartimenti interessati. Lo scopo non è certo quello di imporre una linea di lavoro univoca, quanto, piuttosto, permettere a tutti i soggetti coinvolti di effettuare modifiche e richieste. Ancora una volta un software gestionale consente di mettere in rete tutte le informazioni, ma soprattutto di condividerle solo con i diretti interessati per evitare confusione e ingerenze. Sarà così possibile scambiarsi velocemente dati e numeri come contatti, materiale grafico, note, email inviate e ricevute, file multimediali o di altra tipologia.

Tenere sotto controllo costi e ricavi

Lavorare per commessa significa, spesso, servirsi di personale interno ed esterno, acquistare da terzi, avvalersi di consulenze e collaborazioni extra. Tenere il conto di tutti questi passaggi, dunque, rappresenta uno step importante per avere sempre d’occhio quanto il budget si discosta dal preventivo, per meglio calcolare le spese a consuntivo. Inserire tutti questi dati nei database di un software di project management consente di avere una panoramica dello stato interno dei lavori, dello stato di avanzamento di questi ultimi e delle tempistiche di fatturazione concordate con il cliente.

Gestire le richieste di modifica

Capita spesso che, a lavoro finito, giungano dal cliente richieste di modifica di quanto fatto: un lavoro extra, che richiede l’impiego di altro tempo rispetto a quanto preventivato. Senza un software di project management, tuttavia, non sarebbe possibile tenere sotto controllo le variazioni di tutti i parametri, causando così una perdita per l’azienda che lavora su commessa. Insomma, dotarsi di software in grado di registrare tutti questi passaggi permette, nel processo di gestione delle commesse, di non perdere nulla del lavoro svolto. A giovarne non sarà soltanto l’azienda, che potrà ottimizzare i costi e migliorare la produttività, ma anche i clienti, che riceveranno un servizio migliore e un prodotto in tutto e per tutto conforme alle proprie richieste.

 

 


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