{"id":50096,"date":"2019-04-05T06:00:29","date_gmt":"2019-04-05T04:00:29","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/software-di-gestione-documentale\/"},"modified":"2019-04-05T06:00:29","modified_gmt":"2019-04-05T04:00:29","slug":"software-di-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/software-di-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"Quattro caratteristiche di un buon software di gestione documentale"},"content":{"rendered":"<h5>Programma gestione documentale<\/h5>\n<p>In qualunque azienda, grande o piccola che sia, la gestione dei documenti e delle informazioni da essi veicolate \u00e8 un\u2019operazione di grande importanza che, tuttavia, viene spesso sottovalutata, se non ignorata.<\/p>\n<p>Ma non c\u2019\u00e8 modo migliore per aumentare il rischio di disordine o, nel peggiore dei casi, di perdita di informazioni importanti.\u00a0<strong>Riordinare, sfogliare e mettere in condivisione i documenti \u00e8 dunque fondamentale\u00a0<\/strong>se non si vuole incappare in situazioni poco piacevoli, non solo all\u2019interno dell\u2019azienda ma anche con i propri clienti.<\/p>\n<h5>Un aiuto che viene dal software di gestione documentale<\/h5>\n<p>Negli ultimi anni tale operazione di riordino \u00e8 stata facilitata dall\u2019avvento del digitale:\u00a0<strong>file e fatture elettroniche sono infatti oggi sistemabili\u00a0<\/strong>mediante l\u2019uso di software gestione documentale creati ad hoc per ogni evenienza. Ormai sono tante le aziende che si avvalgono di questo indispensabile strumento e dal quale traggono giovamento per organizzare al meglio il proprio lavoro.<\/p>\n<h5>Quali caratteristiche?<\/h5>\n<p>Un importante aiuto nella gestione del lavoro legato all\u2019abbondante flusso di documenti per il quale le aziende devono spesso investire tempo e personale. Ma quali sono le caratteristiche che rendono un software di gestione documentale\u00a0<strong>uno strumento di cui vale la pena avvalersi<\/strong>? Vediamone assieme quattro.<\/p>\n<h6>1. Tutto a portata di click<\/h6>\n<p>Il <a href=\"https:\/\/www.smeup.com\/soluzioni\/software-documentale\/\">software di gestione documentale<\/a> consente di raccogliere i documenti, elaborarne le informazioni e controllarle con pochi e semplici comandi attivabili direttamente dal pc.\u00a0<strong>Nessuna commissione che comporti eccessivi dispendi di tempo<\/strong>, quali code e attese: chi user\u00e0 il software potr\u00e0 infatti farlo stando comodamente seduto alla propria scrivania. Non solo: in poche mosse sar\u00e0 anche possibile conservare e distribuire i documenti,\u00a0<strong>smaterializzare la documentazione e collocarla in un archivio digitale<\/strong>, risparmiando cos\u00ec tempo ma soprattutto spazio.<\/p>\n<h6>2. Il workflow documentale<\/h6>\n<p>Il workflow documentale per la validazione di richieste di acquisto o delle fatture dei fornitori \u00e8 uno strumento che consente la gestione documentale e l\u2019ottimizzazione dei processi\u00a0<em>mission critical<\/em>\u00a0dell\u2019azienda, oltre che dei flussi informativi. Esso riduce i tempi e i costi delle operazioni,\u00a0<strong>migliorando la qualit\u00e0 dei servizi oltre che dei processi di business e amministrativi.<\/strong><\/p>\n<h6>3. Documenti digitali con valore legale<\/h6>\n<p>Un buon programma gestione documentale \u00e8 dotato anche di Conservazione Sostitutiva che \u00e8 quella procedura legale, attivabile per via informatica, che<strong>\u00a0garantisce nel tempo la validit\u00e0 legale di un documento informatico<\/strong>. Regolamentata dalla legge vigente, infatti, la Conservazione Sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici, permettendo alle aziende e all\u2019amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e stoccaggio.<\/p>\n<p><strong>La tecnologia della firma digitale<\/strong>, poi, permette di dare la paternit\u00e0 e rendere immodificabile un documento informatico, oltre al fatto che la marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. \u00c8 infine possibile scambiare in modo automatico documenti tra clienti e fornitori (fatturazione elettronica), con convalida civilistico-fiscale.<\/p>\n<h6>4. Un aiuto per l\u2019area amministrazione, finanza e controllo<\/h6>\n<p>Appare dunque chiaro che tutte queste funzioni rappresentano un aiuto concreto non solo per l\u2019organizzazione interna dell\u2019azienda, ma anche per i\u00a0<strong>settori di amministrazione, finanza e controllo\u00a0<\/strong>che lavorano per quest\u2019ultima. Tale sistema di Business Intelligence, infatti, consente alla Direzione aziendale di<strong>\u00a0estrarre i dati che interessano<\/strong>, compararli ed elaborare grafici precisi e assolutamente intuitivi per improntare il proprio disegno di espansione e crescita economica.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In qualunque azienda, grande o piccola che sia, la gestione dei documenti e delle informazioni \u00e8 un\u2019operazione di grande importanza che viene spesso sottovalutata. 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