{"id":50737,"date":"2019-12-22T07:30:47","date_gmt":"2019-12-22T06:30:47","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/software-per-la-gestione-dei-documenti\/"},"modified":"2021-04-09T15:27:47","modified_gmt":"2021-04-09T13:27:47","slug":"software-per-la-gestione-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/software-per-la-gestione-dei-documenti\/","title":{"rendered":"Software per la Gestione dei Documenti: cos’\u00e8 e cosa fa"},"content":{"rendered":"

Ormai, nella gestione quotidiana di una azienda, il termine \u201cgestione documentale<\/strong>\u201d \u00e8 diventato di uso comune e il suo significato pu\u00f2 essere facilmente intuibile ma, se da una parte il suo significato rende semplicemente comprensibile la terminologia, il suo campo di applicazione \u00e8 ben complesso.<\/p>\n

Parliamo infatti della quantit\u00e0 di informazioni e documenti che vi sono all’interno o attorno dell\u2019universo di una azienda, vasto e articolato.<\/p>\n

Oggigiorno la gestione \u201celettronica<\/strong>\u201d dei documenti \u00e8 fondamentalmente legata all’organizzazione dei documenti cartacei e delle relative informazioni digitalizzabili in uso all’interno di un\u2019azienda, sia per tutte quelle operazioni di passaggio denominate meccaniche, che per quelle operazioni automatizzate.<\/p>\n

Ma in concreto di cosa si sta parlando?<\/p>\n

Il Software per la Gestione dei Documenti<\/h2>\n

E\u2019 la digitalizzazione del cartaceo, con i conseguenti vantaggi in termini di spazio e costi per la relativa archiviazione fisica e la successiva gestione. Non solo, \u00e8 l\u2019automazione e il controllo sistematico dei processi legati ai documenti.<\/p>\n

Oggetto della gestione documentale sono tutti quei documenti che si ricevono o si spediscono a colleghi, clienti o fornitori, che si elaborano o che si creano, che semplicemente si consultano o condividono in azienda. Parliamo quindi di fax, posta, contratti, ordini, listini, fatture, tabelle, presentazioni, disegni, pratiche, progetti, moduli, cataloghi, articoli e molto altro ancora.<\/p>\n

Un software per la gestione dei documenti consente di sollevare l\u2019azienda dall’onere di un\u2019organizzazione dei documenti che risulta essere costosa in termini di spazi, tempi e risorse impiegati e fin troppo spesso inefficiente. I dipendenti non si muoveranno pi\u00f9 dalle scrivanie per archiviare o ricercare contratti e fatture, non alzeranno pi\u00f9 il telefono per sollecitare una firma di approvazione. Invece di muovere oggetti e documenti di carta, muoveranno la loro riproduzione digitale<\/strong> e opereranno su di essa.<\/p>\n

Gestire elettronicamente tutta la quantit\u00e0 di documenti che circola in un\u2019azienda significa automatizzare tutti i processi dall\u2019acquisizione e archiviazione, dalla classificazione al reperimento, fino allo scambio tra pi\u00f9 persone. Un modello informatizzato di gestione dei flussi di lavoro (workflow) \u00e8 un supporto nell\u2019ottimizzare e far rispettare quelle regole di interscambio di dati gi\u00e0 emesse, gi\u00e0 decise dall’azienda, questo perch\u00e9 anche il loro flusso all\u2019interno dei rapporti interaziendali o extra aziendali \u00e8 gi\u00e0 deciso dall\u2019azienda.<\/p>\n

In sostanza, deleghiamo alla tecnologia i compiti pi\u00f9 pesanti che gi\u00e0 rientravano nella nostra attivit\u00e0 quotidiana, grazie ad essa risparmiamo notevolmente e ne sfruttiamo le enormi potenzialit\u00e0 in termini di ottimizzazione e controllo dei processi.<\/p>\n

Il nostro software per la gestione dei documenti si appoggia al prodotto ARXivar della societ\u00e0 Able Tech, societ\u00e0 di cui Sme.UP \u00e8 partner ed \u00e8 tra i primi tre ARXivar Certified Specialist; la soluzione adottata consente di raccogliere e\u00a0 organizzare le informazioni di business perch\u00e9 siano sempre reperibili e fruibili, anche da mobile!<\/p>\n

ARXivar<\/strong> \u00e8 un software per la gestione dei documenti<\/strong>\u00a0completo che permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP e CRM. Con ARXivar<\/strong> \u00e8 possibile:<\/p>\n