La digitalizzazione dei processi, ovvero la gestione dei processi cartacei mediante l\u2019ausilio di strumenti informatici, \u00e8 un tema che sta assumendo sempre maggiore rilevanza, perch\u00e9 in grado di migliorare le attivit\u00e0 aziendali con grandi vantaggi di efficienza, riduzione dei costi e sviluppo del business. Il software per la gestione documentale \u00e8 quello adatto alla digitalizzazione.<\/p>\n
Sotto la spinta dell\u2019evoluzione informatica, associata allo sviluppo di Internet, dei gestionali di nuova generazione e di sistemi operativi capaci di dialogare tra loro e di integrarsi in modo sempre pi\u00f9 spinto, i modelli aziendali stanno cambiando.<\/p>\n
La digitalizzazione delle informazioni porta benefici immediati in termini di efficienza e riduzione degli errori e dei costi, ma anche grossi vantaggi nel medio e nel lungo periodo.\u00a0Al di l\u00e0 della maggiore eco-sostenibilit\u00e0 associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, infatti, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocit\u00e0 nei processi, introducendo rintracciabilit\u00e0 documentale che garantisce trasparenza e qualit\u00e0 nella gestione dell\u2019informazione come nessuna attivit\u00e0 manuale potrebbe fare.<\/p>\n
I processi in chiave automatica (oggi si dice \u201cdigitale\u201d) stanno insegnando alle aziende a usare sempre meno la carta e sempre di pi\u00f9 i computer, gli smartphone e i tablet per gestire e condividere le informazioni.<\/p>\n
Eppure il processo di dematerializzazione dei documenti non \u00e8 affatto scontato.<\/p>\n
Vero \u00e8 che gestire il cambiamento non \u00e8 mai stato facile per nessuna organizzazione.\u00a0La questione \u00e8 che continuare a fare come si \u00e8 sempre fatto non significa fare meglio e in modo efficiente.<\/p>\n
Guardando pi\u00f9 nel dettaglio la gestione documentale ed elettronica non strutturata, infatti, emergono criticit\u00e0 e inefficienze a livello operativo, dal punto di vista dello spazio e del tempo impiegato da ogni risorsa. Questo al di l\u00e0 degli errori manuali, delle spese di cancelleria, dei costi relativi all’acquisto di carta, toner e degli spazi necessari all’archiviazione.\u00a0La gestione cartacea tradizionale comporta diverse azioni manuali e una mancanza di sistematizzazione delle informazioni presenti nei documenti.<\/p>\n
La conseguenza? Una serie di inefficienze che impattano sulla qualit\u00e0 dei processi e del business, a partire da una compartimentazione tra gli stessi uffici aziendali che non possono accedere alle informazioni e perdono tempo a ricercare i documenti necessari a svolgere il proprio lavoro.\u00a0Questo porta a una ridondanza dei documenti (spesso inutilmente replicati). La gestione manuale, per altro, ha pi\u00f9 alti margini di errore e le procedure cartacee comportano un grosso spreco di tempo, spazio, materiali e risorse.<\/p>\n
Ecco perch\u00e9 le aziende si stanno progressivamente spostando verso una gestione digitale.<\/p>\n
La soluzione proposta da smeup \u00e8 ARXivar.<\/p>\n
ARXivar \u00e8 il software per la gestione documentale che permette di archiviare, organizzare e gestire le informazioni aziendali sfruttando un potente motore di processi (workflow) definibili attraverso un modellatore grafico.<\/p>\n
ARXivar gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendone immediato il reperimento. Le informazioni sono infatti organizzate, controllate e condivise.<\/p>\n