{"id":50861,"date":"2020-02-13T07:30:32","date_gmt":"2020-02-13T06:30:32","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/archiviazione-documentale-software-vantaggi\/"},"modified":"2021-04-08T10:24:45","modified_gmt":"2021-04-08T08:24:45","slug":"archiviazione-documentale-software-vantaggi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/archiviazione-documentale-software-vantaggi\/","title":{"rendered":"L&#8217;Archiviazione Documentale: i risparmi che ne derivano"},"content":{"rendered":"<p>In una situazione aziendale in cui si hanno tanti strumenti distinti che compiono bene il loro mestiere, ma non si parlano tra loro, nasce la necessit\u00e0 far confluire tutte le informazioni in un unico \u00abscatolone\u00bb per collegare il tutto secondo un unico canale di comunicazione. Lo \u00abscatolone\u00bb \u00e8 l&#8217;archiviazione documentale software.<\/p>\n<p>Archiviare elettronicamente, vuol dire quindi utilizzare un software, consolidato e certificato, per fare quello che si fa tutti i giorni manualmente senza cambiare la consueta operativit\u00e0 aziendale.<\/p>\n<p>Quasi tutti i software moderni possiedono al suo interno, un \u00abmodulo di archiviazione\u00bb per i documenti generati da quello specifico software, (es.: il sw gestionale per le fatt. clienti, ddt clienti, il sw paghe per i cedolini paghe, il LUL, il CAD per i disegni ecc.).\u00a0Questo non \u00e8 per\u00f2 un<strong> Archivio Elettronico<\/strong>, ma \u00e8 solo un modulo interno al software che conserva i documenti da lui stesso generati. Un archivio elettronico archivia, ordina e gestisce <strong>tutte le informazioni di tutti i documenti<\/strong>, prodotti da <strong>tutti i software, utilizzati da tutti i collaboratori<\/strong> aziendali.<\/p>\n<p>Far confluire tutto in un archiviazione documentale software permette di ottenere i seguenti risultati:<\/p>\n<p><strong>Risparmi materiali:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Carta:<\/strong> non produrremo pi\u00f9 documenti cartacei e dematerializzeremo gli storici<\/li>\n<li><strong>Spazi:<\/strong> un archivio digitale non ha limiti di contenimento documenti e di conseguenza utilizzer\u00f2 gli spazi in maniera pi\u00f9 \u201cintelligente\u201d e produttiva<\/li>\n<li><strong>Tempi:<\/strong> ogni utilizzatore di archiviazione risparmia minimo 70\/80 ore annue (nella realt\u00e0, in alcune attivit\u00e0, sono molte di pi\u00f9 le ore risparmiate)<\/li>\n<li><strong>Toner e contratti di assistenza:<\/strong> le fotocopiatrici andranno pian piano a ridursi<\/li>\n<li><strong>Bolli:<\/strong> la conservazione sostitutiva cambia radicalmente il calcolo dei bolli \u2013 crolli verticali con risparmi fino al 80%<\/li>\n<li><strong>Conservazione Sostitutiva:<\/strong> possiamo quantificare da 1 a 3 \u20ac a documento (Analisi del Politecnico di Milano)<\/li>\n<li><strong>Fatturazione Elettronica:<\/strong> possiamo quantificare da 4-5 \u20ac cad. doc.to<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Risparmi immateriali:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Migliore organizzazione interna:<\/strong> l\u2019archivio elettronico si adatta all\u2019iter attuale di archiviazione e ne pu\u00f2 migliorare fortemente l\u2019impostazione<\/li>\n<li><strong>Totale omogeneizzazione dell\u2019archiviazione:<\/strong> nessuno potr\u00e0 esprimere il \u201cpoeta\u201d che ha dentro, ci saranno rigidi binari su cui andare e chiunque, vecchio o nuovo dipendente, sapr\u00e0 muoversi perfettamente nella gestione dell\u2019archivio elettronico (inserimento, ricerca, stampa, invio, ecc..)<\/li>\n<li><strong>Riduzione\/eliminazione dei costi dei tempi di distribuzione e trasmissione dei documenti sia all\u2019interno che all\u2019esterno<\/strong><\/li>\n<li><strong>Gestione totale dei processi aziendali con il Workflow integrato<\/strong><\/li>\n<li><strong>Sicurezze a vari livelli:<\/strong> conformit\u00e0 con le norme del GDPR<\/li>\n<li><strong>Sicurezza degli accessi e controllo delle attivit\u00e0 sui documenti archiviati, tracciabilit\u00e0 di tutte le operazioni effettuate sui documenti<\/strong><\/li>\n<li><strong>Rispetto della Privacy:<\/strong> \u201caccess log\u201d per gli amministratori di sistema, ultima disposizione di legge in materia di Privacy<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Risparmi operativi:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Inserimento:<\/strong> ricerca, consultazione e modifica dei documenti anche da remoto via Internet (nessuno dovr\u00e0 pi\u00f9 spostarsi)<\/li>\n<li><strong>Unico archivio:<\/strong> anche per varie societ\u00e0 collegate in un unico gruppo<\/li>\n<li><strong>Aumento della produttivit\u00e0 del personale, impiego di risorse umane in altre attivit\u00e0 a maggior valore aggiunto<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Archiviazione Documentale Software ARXivar<\/h2>\n<p><strong>La soluzione a questo \u00e8 ARXivar<\/strong>, una piattaforma che permette di archiviare, organizzare e gestire le informazioni aziendali sfruttando un potente motore di processi (workflow) definibili attraverso un modellatore grafico, applicabile in tutti i settori aziendali.<\/p>\n<p>ARXivar contribuisce all&#8217;efficienza del sistema aziendale progettando, gestendo e monitorando i processi di business.<\/p>\n<p>Infine, la possibilit\u00e0 di utilizzare la soluzione anche tramite Internet\/Intranet ne amplia ulteriormente le funzionalit\u00e0 contribuendo a semplificare ancora di pi\u00f9 i processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.<\/p>\n<p><strong>Gianna Ladu<br \/>\n<\/strong><em>Analyst Developer and Arxivar Certified Specialist &#8211; smeup<br \/>\n<\/em><a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/gianna-maria-ladu-01910683\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">My LinkedIn Profile<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In una situazione aziendale in cui si hanno tanti strumenti distinti che compiono bene il loro mestiere, ma non si parlano tra loro, nasce la necessit\u00e0 far confluire tutte le informazioni in un unico \u00abscatolone\u00bb per collegare il tutto secondo un unico canale di comunicazione.<\/p>\n<p>Archiviare elettronicamente, vuol dire quindi utilizzare un software, consolidato e certificato, per fare quello che si fa tutti i giorni manualmente senza cambiare la consueta operativit\u00e0 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