Il software documentale \u00e8 un prodotto importante per l\u2019azienda perch\u00e9 permette di organizzare i documenti e mettere in sicurezza gli accessi. Come abbiamo gi\u00e0 detto in altri interventi la vera \u201csvolta\u201d nell\u2019utilizzo del software documentale \u00e8 l\u2019introduzione in azienda dei workflow, in cui partendo dal documento andiamo a informatizzare anche il flusso e i nuovi documenti legati ad esso che nasceranno.<\/p>\n
La domanda che si fanno in tanti \u00e8 : qual \u00e8 il miglior software gestione documentale? O meglio, quali caratteristiche deve avere un software di gestione documentale per essere migliore?<\/p>\n
Io credo che la risposta non sia unica, ma sia un elenco di caratteristiche che valorizzano il software documentale:<\/p>\n
Centralizziamo i documenti, li organizziamo in fascicoli o li relazioniamo uno con l\u2019altro, ma le riservatezze sono gestite? Se un documento cambia di stato, possiamo variare le regole di visibilit\u00e0? Uno specifico documento pu\u00f2 avere delle riservatezze tutte sue? Queste sono a mio parere le domande che occorre farsi valutando un software documentale.<\/p>\n
Con ARXivar possiamo garantire l\u2019integrit\u00e0 e la riservatezza dei documenti archiviati, in linea con i requisiti dello standard ISO\/IEC 27001.<\/p>\n
Ogni documento archiviato non \u00e8 pi\u00f9 liberamente modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, \u00e8 sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale.<\/p>\n
ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.<\/p>\n
Abbiamo i documenti organizzati! Bel lavoro! Li archiviamo da fonti diverse e abbiamo creato finalmente lo strumento che raccoglie le informazioni strutturare e quelle destrutturate in azienda.<\/p>\n
Ma cosa ci serve per poter accedere ai documenti? Dobbiamo installare un software? Il direttore ha solo uno smartphone e non so di che marca sia, posso installarlo? Stiamo esponendo l\u2019azienda aprendo delle porte non idonee riguardo la sicurezza?<\/p>\n
ARXivar \u00e8 cresciuto e si basa sugli ultimi standard di sicurezza e autenticazione, permettendo cos\u00ec l\u2019accesso sicuro e da ogni dispositivo.<\/p>\n
Basta software isolati, smettiamo di creare barricate tra procedure aziendali e smettiamo di imputare gli stessi dati su svariati portali diversi: le aziende moderne vogliono integrare i loro software creando una vera piattaforma informatica composta si da software di diversa tipologia e tecnologia, ma che condividono dati e funzionalit\u00e0 in modo trasparente all’utente.<\/p>\n
Per poter far parte di questa piattaforma il software deve essere integrabile ed integrante, una gestione documentale a mio avviso deve integrare ad esempio le anagrafiche fornite dall\u2019ERP e a sua volta deve rendere disponibili documenti o fascicoli di documenti ad altri software.<\/p>\n
ARXivar espone tramite il canale WCF e le nuovissime Web API tutti i metodi delle proprie funzioni, dalla popolazione delle rubriche al checkout di un documento, alla produzione di un\u2019etichetta barcode per l\u2019acquisizione automatica via scanner di documenti cartacei.<\/p>\n
Le WebApi versione 2 sono auto-documentate via Swagger e permettono l\u2019auto generazione di un client in pi\u00f9 di 40 linguaggi.<\/p>\n
Un software documentale deve essere flessibile: ogni area dell\u2019azienda ha i propri documenti e ogni documento ha dei metadati diversi. Posso prevederli tutti? Posso creare un elenco finito di documenti con metadati gi\u00e0 prestabiliti? Secondo me no, non \u00e8 possibile.<\/p>\n
Andando un poco pi\u00f9 lontano dai documenti che tutti conosciamo di un\u2019azienda, ovvero documenti derivanti da normative e legati alla Fattura (Ordine,DDT,..) che sebbene variano da un azienda all\u2019altra, ma potrebbero essere standardizzati, ci sono molti altri documenti che hanno i dati pi\u00f9 disparati da un ambiente all\u2019altro e il pi\u00f9 delle volte questi dati hanno significato solo in quello specifico reparto.<\/p>\n
Credo sia vincente il software che non mi vincola per il numero dei metadati e per la loro natura, che mi permetta di leggere dati da tabelle via SQL su fonti dati diverse oppure da WebService, siano essi REST o SOAP.<\/p>\n
ARXivar ha tutte queste caratteristiche e pu\u00f2 conformarsi in aziende da piccole dimensioni a multinazionali nei settori pi\u00f9 diversi.<\/p>\n