Diciamo per prima cosa che \u00e8 restrittivo parlare di \u201cdocumenti\u201d<\/em> ed \u00e8 pi\u00f9 corretto estendere il concetto e parlare di \u201cinformazioni\u201d<\/em>. Infatti, i documenti contengono informazioni aziendali, ma in forma destrutturata quindi difficilmente trattabile da sistemi automatici.\u00a0Dal momento che le informazioni sono il fulcro attorno al quale girano tutte le attivit\u00e0 di un\u2019azienda, oltre a quelle strutturate, registrate nei database dei Sistemi Informativi, occorre prendere in considerazione anche quelle destrutturate che si trovano nei documenti.<\/p>\n Per questo \u00e8 auspicabile che un\u2019azienda si doti di un software di archiviazione documentale utile a concentrare tutte le informazioni in un unico sistema centralizzato e renderle immediatamente fruibili da tutti e ovunque.<\/p>\n Possiamo sinteticamente definire un software di archiviazione documentale come un strumento che facilita la creazione, la condivisione e la conservazione dei documenti, raccogliendone e organizzandone le informazioni contenute perch\u00e9 siano sempre reperibili e fruibili, anche da utenti mobili.<\/p>\n Deve inoltre permettere di integrare le informazioni strutturate che si trovano nei database dei Sistemi Informativi.<\/p>\n A livello funzionale, le caratteristiche che una soluzione di Gestione Documentale deve avere per essere considerata completa ed efficiente sono le seguenti:<\/p>\n Il vantaggio \u00e8 che molte di queste attivit\u00e0 vengono automatizzate, rendendo l\u2019intero processo pi\u00f9 semplice, pi\u00f9 veloce e, di conseguenza, molto pi\u00f9 efficiente.<\/p>\n Sintetizzando, quindi, un documento viene creato, scambiato, reso disponibile e infine conservato.<\/p>\n Tutto questo, per essere gestito nella maniera corretta, deve prevedere procedure che siano in grado di gestire il ciclo di vita<\/strong> dei singoli documenti, cio\u00e8 i flussi documentali tra diversi uffici governati generalmente da processi aziendali.<\/p>\n Un processo aziendale<\/strong> \u00e8 un modo razionale di rappresentare e organizzare l\u2019attivit\u00e0 dell\u2019azienda e indica l’insieme di attivit\u00e0 correlate tese al raggiungimento di un obiettivo specifico definito dal Management.<\/p>\n Gestire i flussi documentali non \u00e8 sempre semplice.<\/p>\nSoftware di Archiviazione Documentale<\/h2>\n
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Il Workflow Management nella Gestione Documentale<\/h2>\n