{"id":51103,"date":"2020-04-16T06:00:24","date_gmt":"2020-04-16T04:00:24","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/ottimizzare-le-riunioni\/"},"modified":"2020-04-16T06:00:24","modified_gmt":"2020-04-16T04:00:24","slug":"ottimizzare-le-riunioni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/ottimizzare-le-riunioni\/","title":{"rendered":"Ottimizzare le riunioni: piccola guida per gestirle meglio &#8211; parte 1"},"content":{"rendered":"<p>Il tema delle <strong>riunioni<\/strong> e della loro gestione \u00e8 un aspetto che oggi \u00e8 parecchio discusso.<br \/>\nIl modo di lavorare si sta infatti evolvendo, grazie anche alle nuove tecnologie digitali, ma le riunioni sono un elemento ancora pienamente in auge nella vita lavorativa. Ma nell&#8217;ottica dell&#8217;ottimizzazione delle abitudini lavorative per un miglior raggiungimento degli obiettivi, sicuramente le riunioni sono <strong>un elemento da rivedere<\/strong>.<br \/>\nPerch\u00e8? Immaginate di dover indire una riunione tra&#8230; mezz&#8217;ora: cosa succederebbe? Sicuramente scatenereste scompiglio tra le persone convocate a riunirsi! Questo perch\u00e8, generalmente, una riunione prevede un tempo di preparazione preliminare: materiale da presentare, redazione dell&#8217;elenco dei temi da affrontare all&#8217;ordine del giorno&#8230;<br \/>\nIn definitiva, possiamo affermare che una riunione richieda pi\u00f9 tempo rispetto alla durata della riunione stessa.<\/p>\n<p>Ma andiamo con ordine. Questo non vuol dire che le riunioni siano da abolire. Anzi! E&#8217; un momento importante perch\u00e8 implica il <strong>confronto con i colleghi<\/strong> o con figure aziendali con cui non si lavora a stretto contatto.<br \/>\nE&#8217; anche un&#8217;occasione per <strong>confrontare idee ed opinioni diverse<\/strong> per ampliare le proprie vedute ed \u00e8 soprattutto un momento di collaborazione, dove discutere di progetti, trovare soluzioni per situazioni problematiche, individuare gli step per gli sviluppi futuri.<\/p>\n<p>Ottimizzare le riunioni pu\u00f2 essere per\u00f2 un&#8217;ottima strategia per rendere questo strumento di lavoro <strong>pi\u00f9 produttivo<\/strong>, pi\u00f9 efficiente.<\/p>\n<h5>Le nuove tecnologie<\/h5>\n<p>Le<strong> nuove tecnologie<\/strong> possono aiutarci a modificare le modalit\u00e0 di svolgimento delle riunioni.<br \/>\nAd esempio, oggi pi\u00f9 che mai sta diventando pratica comune quella delle riunione in forma di<strong> videoconferenza<\/strong>: questo offre in primis il grande vantaggio di potersi riunire anche con persone dislocate su sedi in diverse citt\u00e0 senza impiegare del tempo per gli spostamenti fisici.<br \/>\nNon solo: rendono anche possibile partecipare alle riunioni attraverso dispositivi mobile, secondo una <strong>logica pi\u00f9 smart<\/strong> del lavoro. Se strutturate in maniera efficace, le riunioni aiutano\u00a0 a produrre in maniera pi\u00f9 creativa grazie a un confronto costruttivo tra colleghi e possono rappresentare anche uno strumento efficace per migliorare le relazioni interpersonali e la motivazione.<br \/>\nIn caso contrario, si trasformano in una perdita di tempo non indifferente.<\/p>\n<h5>Le ore impiegate<\/h5>\n<p>Il\u00a0 problema delle riunioni oggi infatti \u00e8 principalmente\u00a0 un <strong>problema di produttivit\u00e0<\/strong>, sia che si tratti di riunioni fisiche che di conference call.<br \/>\nSpesso le riunioni includono troppe persone con il risultato che molte non riescono ad esprimere la propria opinione, o ancora gli argomenti da affrontare non sono ben definiti e il discorso affrontato finisce per non produrre risultati concreti in termini di decisioni.<br \/>\nTutti questi aspetti vanno ad intaccare l&#8217;utilit\u00e0 della riunione stessa.<br \/>\nIn termini di dispendio temporale, basti pensare che, oltre al tempo della durata della riunione stessa, bisognerebbe calcolare anche <strong>il tempo impiegato per ogni persona che vi partecipa.<\/strong><br \/>\nAd esempio, per una riunione di un&#8217;ora con otto partecipanti, dovremo calcolare un totale di un&#8217;ora pi\u00f9 un&#8217;ora <strong>per ognuno degli otto partecipanti<\/strong>, quindi in totale 9 ore impiegate. Se la riunione non porta a nessuno degli obiettivi per cui \u00e8 stata indetta, significa che sono state sprecate 9 ore di lavoro.<\/p>\n<h5>Come ottimizzare le riunioni &#8211; primo step<\/h5>\n<p>Il<strong> primo step<\/strong> per ottimizzare le riunioni \u00e8 fare solo quelle che sono veramente necessarie.<br \/>\nA questo proposito, ridurre gli incontri non indispensabili ci consentir\u00e0 anche di dedicare maggior cura e maggior tempo per le riunioni veramente utili.<br \/>\nS\u00ec, ma come individuare gli incontri evitabili? Non \u00e8 sempre semplice, ma lo possiamo fare ponendoci una serie di<strong> domande.<\/strong> Ecco quali:<\/p>\n<ul>\n<li>E&#8217; necessario confrontarsi con altre persone per questo tema o progetto? Se la risposta \u00e8 si, passiamo alla domanda 2:<\/li>\n<li>E&#8217; necessaria una conversazione vocale per fare progressi per lo svolgimento del progetto? Se la risposta \u00e8 no, \u00e8 possibile affrontare la questione con i colleghi via mail. Se la risposta \u00e8 si, possiamo porci un&#8217;altra domanda.<\/li>\n<li>E&#8217; necessario riunirsi di persona per confrontarsi? Se la risposta \u00e8 no, \u00e8 possibile effettuare una telefonata oppure utilizzare strumenti come le live chat. Se le persone sono molteplici o se comunque un incontro personale \u00e8 necessario, possiamo fissare la riunione, ma non senza aver chiarito per punti definiti i temi da affrontare.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ma non \u00e8 finita qui: vi sveleremo i prossimi step da seguire per ottimizzare le riunioni nella <strong>prossima puntata!<\/strong><\/p>\n<p><strong>Stay tuned!<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le riunioni aiutano a produrre in maniera pi\u00f9 creativa grazie a un confronto costruttivo tra colleghi e sono uno strumento per migliorare le relazioni interpersonali. Ma se non sono gestite correttamente, si trasformano in una perdita di tempo non indifferente. 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