{"id":51477,"date":"2020-07-13T06:30:24","date_gmt":"2020-07-13T04:30:24","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/software-per-archiviazione-documentale-come-sceglierlo\/"},"modified":"2020-07-13T06:30:24","modified_gmt":"2020-07-13T04:30:24","slug":"software-per-archiviazione-documentale-come-sceglierlo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/software-per-archiviazione-documentale-come-sceglierlo\/","title":{"rendered":"Come scegliere un Software di Gestione Documentale"},"content":{"rendered":"<p>Quali sono le cose che occorre sapere prima di selezionare un software per la Gestione Documentale?<br \/>\nCerchiamo di fornire qualche linea guida.<\/p>\n<p>Come accade per altre soluzioni software, ad esempio per i Sistemi Gestionali, anche per i Sistemi di Gestione Documentale le soluzioni disponibili sono numerose.<br \/>\nL\u2019offerta comprende sistemi ad elevata copertura funzionale, generalmente adatti alle esigenze di grandi aziende, e sistemi specializzati in particolari aree applicative.<\/p>\n<p>Andiamo ad approfondire cosa occorre sapere prima di scegliere una software per la Gestione Documentale e come orientarsi fra le varie soluzioni.<\/p>\n<p>Cominciamo a parlare delle caratteristiche pi\u00f9 rappresentative.<\/p>\n<h6>Funzionalit\u00e0 base<\/h6>\n<p>Ogni soluzione ha le proprie caratteristiche, ma \u00e8 possibile distinguere alcune funzionalit\u00e0 base che caratterizzano un sistema di Gestione Documentale e dalle quali non si pu\u00f2 prescindere.<\/p>\n<p>Ad esempio le funzioni di:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Archiviazione Documenti e Gestione Documentale<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Contesto<\/em><br \/>\nNelle aziende sono presenti documenti di diversi formati: alcuni sono ancora in formato cartaceo, altri invece nascono gi\u00e0 come documenti elettronici, altri ancora arrivano come documenti elettronici firmati digitalmente.<\/p>\n<p><em>L\u2019esigenza<\/em><br \/>\nArchiviare tutti i tipi di documento, provenienti da varie fonti e dai vari sistemi informativi che l\u2019azienda utilizza, in un unico punto in modo da poterli gestire in sicurezza e in modo efficiente<\/p>\n<p><em>La soluzione<\/em><br \/>\nIl Software per Archiviazione Documentale \u00e8 un sistema ben organizzato e funzionale (una piattaforma di Document Management) che permette di organizzare, catalogare, ricercare, distribuire e gestire tutti i documenti aziendali in modo veloce, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Ricerca documenti<\/strong><\/li>\n<li><strong>Conservazione Elettronica a Norma<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Contesto<\/em><br \/>\nAmbienti in cui si vuole intraprendere un progressivo incremento della Gestione Documentale informatizzata ma nei quali sono presenti ingenti quantit\u00e0 di documenti in formato cartaceo con valore fiscale e\/o legale che richiedono l\u2019obbligo della conservazione della copia originale.<\/p>\n<p><em>L\u2019esigenza<\/em><br \/>\nTrasformazione degli originali cartacei dei documenti in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla conservazione<\/p>\n<p><em>La soluzione<\/em><br \/>\nLa Conservazione Elettronica a Norma \u00e8 una soluzione software che assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all&#8217;interno del sistema di gestione documentale aziendale.<br \/>\nViene realizzata attraverso una soluzione che prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l\u2019apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l&#8217;autenticit\u00e0, l&#8217;integrit\u00e0, l&#8217;affidabilit\u00e0, la leggibilit\u00e0 e la reperibilit\u00e0 dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).<\/p>\n<h5>Soluzioni on-premise, su cloud, ibride<\/h5>\n<p>La tipologia di implementazione tradizionale di un Sistema di Gestione Documentale \u00e8 l\u2019utilizzo di software <em>on-premise<\/em>, in cui i programmi sono installati e gestiti su infrastrutture hardware collocate presso la propria sede.<br \/>\nOffre alcuni vantaggi che rispondono a esigenze specifiche:<\/p>\n<ul>\n<li>Controllo esclusivo su sistemi e dati<\/li>\n<li>Gestione interna di dati sensibili<\/li>\n<li>Flessibilit\u00e0<\/li>\n<li>Staff di supporto dedicato<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00c8 la soluzione da preferire nel caso in cui la policy aziendale richiede la gestione diretta dei dati, in cui \u00e8 necessaria l\u2019integrazione con altri Sistemi e software aziendali e l\u2019organizzazione geograficamente localizzata.<\/p>\n<p>Sono anche disponibili soluzioni fruibili direttamente via <em>cloud<\/em>.<\/p>\n<p>Quali sono i vantaggi di questa soluzione?<\/p>\n<ul>\n<li>nessun investimento in risorse hardware e software necessarie per l\u2019implementazione<\/li>\n<li>sistema costantemente aggiornato<\/li>\n<li>scalare capacit\u00e0 e funzionalit\u00e0 in funzione delle esigenze<\/li>\n<\/ul>\n<p>La soluzione migliore \u00e8 adottare una architettura <em>ibrida<\/em> in grado di trarre vantaggi da entrambe le modalit\u00e0 integrando:<\/p>\n<ul>\n<li>i sistemi on-premise con risorse infrastrutturali per la Gestione Documentale<\/li>\n<li>applicazioni e servizi implementati su cloud per la Conservazione Elettronica a Norma<\/li>\n<\/ul>\n<h5>Le piattaforme di Gestione Documentali enterprise<\/h5>\n<p>Un altro aspetto importante riguarda l\u2019utilizzo di una piattaforma di Gestione Documentale che abbia caratteristiche di classe enterprise.<\/p>\n<p>Vediamo le caratteristiche pi\u00f9 importanti:<\/p>\n<ul>\n<li>soluzione funzionalmente potente e scalabile<\/li>\n<li>capace di sostenere elevati carichi elevati sia come quantit\u00e0 di documenti gestiti, sia come numero di utenti contemporanei<\/li>\n<li>possibilit\u00e0 di configurare l\u2019alta affidabilit\u00e0 con funzioni di load balancing e fault tolerance<\/li>\n<li>conforme alle normative vigenti in Italia<\/li>\n<\/ul>\n<p>Una piattaforma di Gestione Documentale enterprise deve essere in grado di gestire applicazioni complesse e articolate, sviluppate attraverso strumenti \u201cagili\u201d, che siano facilmente fruibili anche da utenti non professionali attraverso smartphone e tablet.<\/p>\n<h5>Trovare il giusto partner per implementare il Sistema di Gestione Documentale<\/h5>\n<p>Concludiamo le linee guida per la scelta del software di Gestione Documentale dicendo che, quando il progetto per la realizzazione del Sistema di Gestione Documentale \u00e8 complesso, per una corretta implementazione occorre essere affiancati da un partner di comprovata esperienza in questo settore.<br \/>\nNon si tratta infatti semplicemente di acquistare e installare un pacchetto software, ma occorre per prima cosa partire da una fase di analisi delle varie esigenze e dei processi aziendali.<br \/>\nInoltre, da un punto di vista strategico di realizzazione, non \u00e8 consigliabile partire subito con un piano completo, che potrebbe rivelarsi sovradimensionato rispetto alle reali esigenze.<br \/>\n\u00c8 preferibile cominciare ad individuare singole necessit\u00e0 specifiche legate a obiettivi definiti e misurabili.<\/p>\n<p>Smeup distribuisce una piattaforma che presenta tutte le caratteristiche e le funzionalit\u00e0 sopra descritte e si rileva quindi il partner ideale.[vc_row][vc_column el_class=&#8221;blog-author&#8221;][distance][vc_separator el_width=&#8221;50&#8243;][vc_row_inner][vc_column_inner el_class=&#8221;blog-author-img&#8221; width=&#8221;1\/12&#8243;][vc_single_image image=&#8221;17171&#8243; img_size=&#8221;60&#215;60&#8243;][\/vc_column_inner][vc_column_inner el_class=&#8221;blog-author-txt&#8221; width=&#8221;5\/6&#8243;][vc_column_text]<strong>Antonio Furneri<br \/>\n<\/strong><em>Specialista Gestione Documentale e Workflow Management &#8211; Gruppo Sme.UP<br \/>\n<\/em><a 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