{"id":51685,"date":"2020-09-17T06:00:08","date_gmt":"2020-09-17T04:00:08","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/gestione-dei-documenti\/"},"modified":"2025-08-06T09:20:48","modified_gmt":"2025-08-06T07:20:48","slug":"gestione-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/gestione-dei-documenti\/","title":{"rendered":"Gestione dei documenti e sicurezza informatica in smart working"},"content":{"rendered":"

Possiamo affermare che il lockdown abbia cambiato radicalmente il modo di lavorare: gli ultimi mesi ci hanno obbligato a gestire tutto da casa, a organizzarsi velocemente per non perdere business e produttivit\u00e0.
\n<\/span>In tutta questa trasformazione \u00e8 normale aver dimenticato qualche particolare, soprattutto in fatto di gestione<\/strong> dei documenti e sicurezza<\/strong> informatica, o semplicemente non ritenere importanti certi aspetti sperando in un ritorno alla normalit\u00e0; soprattutto per quelle aziende che non avevano mai sperimentato il lavoro da remoto prima d\u2019ora.<\/span><\/p>\n

Esistono per\u00f2 aspetti dello smart working che non possono essere sottovalutati per evitare problemi futuri. Ecco qualche particolare da tenere in considerazione per non avere brutte sorprese:<\/span><\/p>\n

Condivisione dei dati<\/em><\/strong><\/h5>\n

Sicuramente in molti avranno avuto il problema della condivisione dei dati: come avere la certezza di lavorare su un documento aggiornato e non su uno vecchio?
\n<\/span>Una soluzione pu\u00f2 essere salvare tutti i dati su un Cloud ma, qualunque sia la vostra scelta, bisogna prestare attenzione al fatto che stiamo lavorando a documenti aziendali<\/strong> e quindi, oltre alla loro condivisione, \u00e8 necessario valutare il grado di sicurezza informatica.
\n<\/span>Infatti, essendo collegati da remoto, \u00e8 probabile che ogni dipendente utilizzi il proprio computer e la propria rete di casa, di conseguenza potrebbe non avere installati antivirus o antimalware adeguati.<\/span><\/p>\n

In questi casi esistono diverse soluzioni tra cui la pi\u00f9 semplice e scontata \u00e8 quella di procedere all’installazione di un antivirus<\/strong> (se possibile quello aziendale), oppure avere la possibilit\u00e0 di utilizzare dispositivi forniti dall\u2019azienda.
\n<\/span>Inoltre \u00e8 utile avere un sistema di controllo del PC da remoto in modo che i tecnici presenti in azienda possano controllare la situazione.<\/span><\/p>\n

Ruoli e autorizzazioni<\/em><\/strong><\/h5>\n

\u00c8 fondamentale assegnare ad ogni dipendenti il suo ruolo, sia per rendere pi\u00f9 semplice la comunicazione all\u2019interno del team, sia per permettere o meno l\u2019accesso a determinati documenti.
\n<\/span>Per poter far questo esistono diversi strumenti HR e anche qui \u00e8 importante trovare un modo sicuro per effettuare il login da remoto: solitamente il modo pi\u00f9 semplice e veloce \u00e8 quello di inserire l\u2019autenticazione a due fattori<\/strong>, tramite password e successivamente inserendo un secondo codice di conferma che pu\u00f2 arrivare tramite messaggio o essere generato da un token.<\/span><\/p>\n

Gestione del personale<\/em><\/strong><\/h5>\n

Un nodo da sciogliere \u00e8 quello legato alle assenze<\/strong> che non tutte le aziende sanno come verificare in modo semplice.
\n<\/span>Certi sistemi gestionali sono progettati per aiutarti in questo, attraverso un calendario si pu\u00f2 vedere se sei operativo, se hai richiesto il giorno libero, ecc\u2026
\n<\/span>Sempre attraverso questi sistemi \u00e8 possibile gestire i cedolini che vengono compilati dal responsabile e inviati a ciascun dipendente in totale sicurezza, questo perch\u00e9 per poter leggere il documento si dovr\u00e0 accedere al sistema con il proprio account.<\/span><\/p>\n

Infine anche la verifica delle presenze<\/strong> non \u00e8 da trascurare. Per registrare le ore svolte si pu\u00f2 mettere a disposizione un foglio presenze settimanale da compilare, cos\u00ec da avere sotto controllo le attivit\u00e0 in corso e le scadenze da rispettare anche se, come gi\u00e0 considerato all\u2019interno dell\u2019articolo Lavoro da remoto: come sfruttare al meglio questo cambiamento<\/a>, invece che contare le ore di presenza \u00e8 pi\u00f9 utile ragionare in termini di attivit\u00e0 portate a termine.\u00a0<\/span><\/p>\n

Programmazione delle attivit\u00e0<\/em><\/strong><\/h5>\n

Ultimo punto da considerare \u00e8 la gestione delle attivit\u00e0, come fare per rimanere allineati in un team, magari di 9 o 10 componenti, che lavorano su documenti diversi?
\n<\/span>La soluzione \u00e8 creare una checklist<\/strong> delle attivit\u00e0 da svolgere in modo da programmare i messaggi di scadenza e inviare le notifiche alle persone interessate.
\n<\/span>In alternativa \u00e8 possibile creare un calendario condiviso su Google Calendar per assegnare le attivit\u00e0 ad ogni dipendente e impostare un promemoria per ricordare le scadenze.<\/span><\/p>\n

Riassumendo, qualsiasi strumento andrete a utilizzare per la gestione dei documenti, del personale e delle attivit\u00e0, assicurati di avere un grado di sicurezza informatica adeguato e di istruire i tuoi collaboratori al meglio per superare questo momento e perch\u00e9 no rivoluzionare per sempre il vostro modo di lavorare.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La gestione dei documenti \u00e8 cruciale per la sicurezza informatica nello smart working, garantendo l’organizzazione e la protezione delle informazioni aziendali in ambienti di lavoro flessibili.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":51686,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[7009,3983,4506],"class_list":["post-51685","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news-da-smeup","tag-dati-aziendali","tag-sicurezza-informatica","tag-smart-working"],"acf":[],"yoast_head":"\nGestione dei documenti e sicurezza informatica in smart working<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Per non perdere business e produttivit\u00e0 le aziende si sono ritrovate a dover organizzare velocemente lo smart working tralasciando inevitabilmente qualche aspetto come quello della gestione dei documenti da 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