{"id":51888,"date":"2020-12-23T07:00:04","date_gmt":"2020-12-23T06:00:04","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/pianificare-le-ferie-natalizie\/"},"modified":"2021-04-29T17:15:27","modified_gmt":"2021-04-29T15:15:27","slug":"pianificare-le-ferie-natalizie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/pianificare-le-ferie-natalizie\/","title":{"rendered":"Pianificare le ferie Natalizie: un task davvero impegnativo per i Digital HR"},"content":{"rendered":"

Gestire al meglio la pianificazione delle ferie Natalizie in ogni passaggio, dalla stesura del piano ferie fino alla comunicazione con i dipendenti eviter\u00e0 confusione, tensioni e ferie di massa.<\/span><\/i><\/p>\n

Quest\u2019anno il lavoro dei <\/span>Digital HR <\/span><\/i>sar\u00e0 pi\u00f9 impegnativo del solito: sono molti i dipendenti che, non avendo potuto godere delle vacanze estive (vacanze, non ferie!), non sono rientrati al lavoro ritemprati da una splendida vacanza rigenerante e, in questo Natale, non vedono l\u2019ora di avere qualche giorno libero.<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>Affinch\u00e9 la pianificazione delle ferie non si trasformi per i <\/span>Digital HR<\/span><\/i>, in un incubo alla Stephen King sar\u00e0 indispensabile assicurarsi che la policy aziendale sia chiara e trasparente, che i dipendenti siano al corrente della procedura di richiesta dei giorni di ferie e che, naturalmente, la pianificazione soddisfi tutti pienamente.<\/span><\/p>\n

Pianificare le ferie in anticipo per evitare conflitti<\/strong><\/em><\/h5>\n

Una buona programmazione delle ferie, ancor prima che dai dipendenti, parte dall\u2019amministrazione e dai <\/span>Digital HR <\/span><\/i>che dovranno raccogliere con largo anticipo la richiesta di ferie e presentare, in due momenti diversi, un piano ferie estive e un piano ferie invernale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Bench\u00e9 non sia semplice, equit\u00e0 e flessibilit\u00e0 sono le parole d\u2019ordine quando si tratta di ferie e, affinch\u00e9 queste due parole non siano vane, i <\/span>Digital HR<\/span><\/i> dovranno tenere conto sia della situazione della produzione, segnalando ai dipendenti quali sono i giorni in cui \u00e8 necessaria maggiore forza lavoro, sia di particolari esigenze dei lavoratori tenendo in considerazione quelli in grado di sopportare sovraccarichi di lavoro, quelli con pi\u00f9 anzianit\u00e0 e quelli con maggiori necessit\u00e0 di ricongiungimento familiare.<\/span><\/p>\n

Lato dipendenti, l\u2019opzione pi\u00f9 saggia \u00e8 quella di inserire in agenda, con largo anticipo, la richiesta dei giorni di ferie in modo da non creare disequilibrio tra le loro esigenze e quelle dell\u2019azienda, col rischio di ritrovarsi pochi dipendenti sovraccaricati di lavoro.\u00a0<\/span><\/p>\n

Nonostante tra le priorit\u00e0 dei <\/span>Digital HR<\/span><\/i> ci siano, s\u00ec portare a termine tutti i tasks ma ci sia soprattutto soddisfare le esigenze di tutti i dipendenti, sar\u00e0 utopico e altamente improbabile che ci\u00f2 avvenga e che tutti ottengano i giorni di ferie sperati. Per questo \u00e8 auspicabile che siano gli stessi colleghi ad accordarsi tra loro sulle giornate di ferie da prendere alternandosi le festivit\u00e0 di anno in anno.<\/span><\/p>\n

Digital HR: come possono snellire l\u2019intero processo risparmiando tempo, risorse, denaro e soprattutto senza commettere errori?\u00a0<\/strong><\/em><\/h5>\n

Come abbiamo detto, il periodo delle ferie \u00e8 un momento delicato e impegnativo per i<\/span> Digital HR<\/span><\/i>, in particolar modo quelle Natalizie e in particolar modo quelle di un anno cos\u00ec atipico, con l\u2019agenda piena di scadenze e con la pianificazione delle attivit\u00e0 per l\u2019anno successivo; un periodo in cui, per garantire a tutti un periodo di riposo per ricaricare le energie, la routine subisce variazioni e\/o interruzioni.<\/span><\/p>\n

In quest\u2019ottica, una buona pianificazione e un controllo costante sono, per i <\/span>Digital HR<\/span><\/i>, fattori determinanti per una gestione delle ferie che non generi errori, malcontento, frustrazione o incomprensioni tra colleghi o tra dipendenti e datori di lavoro e che inciderebbero sulla produttivit\u00e0.<\/span><\/p>\n

Pianificazione e controllo: perch\u00e9 non conviene una gestione tradizionale e obsoleta delle assenze?<\/strong><\/em>
\n<\/span><\/h5>\n

Fino a pochi anni fa, per la gestione delle ferie, l\u2019opzione pi\u00f9 utilizzata erano i fogli Excel, ma la gestione di ferie e assenze attraverso l\u2019uso di carta non \u00e8 certo la soluzione migliore per un\u2019azienda in espansione; i <\/span>Digital HR, <\/span><\/i>infatti, devono poter avere un quadro completo di presenze, assenze e necessit\u00e0 dei propri dipendenti e, allo stesso tempo, devono garantire a ogni reparto lo svolgimento dell\u2019attivit\u00e0 nonostante la forza lavoro non sia a regime. I dipendenti, dal canto loro, con la soluzione cartacea spenderebbero troppo tempo alla ricerca del numero di ferie maturate e godute.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ora, fortunatamente, la tecnologia \u00e8 arrivata anche in soccorso dei<\/span> Digital HR<\/span><\/i> mettendo a loro disposizione software di gestione delle risorse umane in grado di mantenere tutto in ordine, di registrare in un\u2019unica applicazione i giorni di ferie maturati e richiesti e tutte le informazioni riguardanti i dipendenti consentendo anche una gestione corretta e trasparente del flusso di informazioni che faccia risparmiare tempo ed eviti errori, malintesi e perdite di profitto.<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>Con il supporto di un <\/span>software HR <\/span><\/i>che gestisca correttamente tutte queste informazioni in un unico ambiente e che sia sicuro, di facile utilizzo e accessibile al personale interno tramite Login, all\u2019azienda baster\u00e0 stabilire e comunicare in maniera trasparente la policy aziendale per le ferie dopodich\u00e8 la tecnologia far\u00e0 il resto.<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>Il<\/span> software HR<\/span><\/i> permetter\u00e0 ai dipendenti d inviare le richieste di ferie e, ai <\/span>Digital HR,<\/span><\/i> di monitorare la disponibilit\u00e0 del personale per ciascun reparto, di accettare o meno le loro richieste e, con l\u2019aggiornamento automatico, la tracciabilit\u00e0 di dati, variazioni e comunicazioni in real-time, di pianificare l’attivit\u00e0 produttiva con notevole risparmio di tempo.<\/span><\/p>\n

Ricapitolando, attraverso un <\/span>software HR <\/span><\/i>per il piano ferie, i <\/span>Digital HR<\/span><\/i> garantiranno:<\/span><\/p>\n

    \n
  • la comunicazione trasparente della policy aziendale;<\/span><\/li>\n
  • la trasparenza e l\u2019accesso alle informazioni personali: il calendario condiviso delle ferie con il riepilogo aggiornato in real-time sar\u00e0 consultabile da ogni singolo dipendente;<\/span><\/li>\n
  • la comunicazione e condivisione interna delle informazioni;<\/span><\/li>\n
  • la personalizzazione, la flessibilit\u00e0 e lo snellimento dei processi in linea con la policy aziendale anche nel caso di variazioni normative sia a livello nazionale che aziendale;<\/span><\/li>\n
  • l\u2019automatizzazione di operazioni semplici come l\u2019invio della richiesta di ferie al proprio responsabile;<\/span><\/li>\n
  • il controllo da parte dei <\/span>Digital HR<\/span><\/i> dei dati di ciascun dipendente, della situazione complessiva delle assenze nei vari reparti e della situazione di produttivit\u00e0 e costi;<\/span><\/li>\n
  • la segnalazione automatica di errori come il blocco automatico del sistema una volta terminati i giorni di ferie maturati.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
    Digital HR: i motivi per rendere efficace la gestione di ferie e permessi<\/strong><\/em><\/h5>\n

    Sebbene sia ormai noto che la gestione moderna ed efficiente di ferie e permessi dia vantaggi tangibili e non, questo processo <\/span>HR <\/span><\/i>\u00e8 ancora molto spesso sottovalutato dalle aziende. <\/span>
    \n<\/span>A dimostrazione di questa tesi, il fatto che l\u2019adozione di <\/span>software HR <\/span><\/i>per la gestione di tutte le attivit\u00e0 sia tuttora poco diffusa anche in aziende molto strutturate dove, ancora, ci si affida a e-mail, Excel e scambi di battute in corridoio che altro non fanno se non generare fatica, frustrazione e malcontento tra tutti gli stakeholder (dipendenti, manager e <\/span>Digital HR<\/span><\/i>).<\/span><\/p>\n

    Vediamo qui alcuni dei vantaggi che offre un <\/span>software HR:\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

      \n
    • aumento dell\u2019employer branding e della retention del personale<\/span><\/i>: \u00e8 evidente che il trend degli ultimi anni, soprattutto per i millennials, sia avere pi\u00f9 tempo libero. Uno dei benefit maggiormente apprezzato \u00e8 rappresentato infatti, dalla possibilit\u00e0 di avere permessi, ferie e giorni extra di riposto che, soprattutto in fase di ricerca e selezione del personale, si tramuta in strumento di employer branding, spesso determinante per attrarre i migliori talenti.<\/span>
      \n<\/span>Anche i dipendenti, dal canto loro, saranno ben contenti di lavorare e restare fedeli a un\u2019azienda con questi valori;<\/span><\/li>\n
    • riduzione di possibili stop alla produttivit\u00e0: <\/span><\/i>nonostante un buon piano ferie consenta ai dipendenti di godere di giornate di riposo senza che la produttivit\u00e0 aziendale venga compromessa, ci\u00f2 non implica che la sua organizzazione sia semplice, in particolare in periodi caldi come agosto per le vacanze estive e dicembre per le vacanze Natalizie. <\/span>
      \n<\/span>Una buona policy, l\u2019evidenziare quali siano i periodi di chiusura aziendale, quali i periodi in cui sia sconsigliabile assentarsi e l\u2019uso della giusta tecnologia, consentiranno una programmazione del calendario ferie di tutto il personale che mantenga alta l\u2019efficienza dei processi e della produttivit\u00e0;<\/span><\/li>\n
    • agevolare la creazione di cedolini<\/span><\/i>: per la corretta elaborazione dei cedolini, elementi cruciali sono il conteggio mensile di ferie e permessi. <\/span>
      \n<\/span>I <\/span>software HR<\/span><\/i> consentono la comunicazione automatica di tutte le informazioni necessarie all\u2019elaborazione di buste paghe al consulente del lavoro o al <\/span>software paghe<\/span><\/i> interno, evitando cos\u00ec errori e liberando tempo e risorse da dedicare ad attivit\u00e0 di maggior rilievo;<\/span><\/li>\n
    • employee welfare<\/span><\/i>: per mantenere il benessere psico-fisico dei dipendenti e consentire loro una maggiore partecipazione alla vita famigliare e sociale, ferie, permessi e riposi rappresentano i benefits di cui pi\u00f9 hanno bisogno. E\u2019 perci\u00f2 nell\u2019interesse dell\u2019azienda accertarsi che nessun collaboratore rinunci ad alcuni giorni di riposo extra per troppi mesi, pena un inevitabile calo della serenit\u00e0 e della produttivit\u00e0 sul lavoro; il dipendente dovr\u00e0 sempre essere messo nella condizione di avere la massima autonomia e flessibilit\u00e0 per gestire eventuali contingenze personali o familiari;<\/span><\/li>\n
    • ridurre il rischio di sanzioni<\/span><\/i>: nei paesi industrializzati le ferie sono un diritto irrinunciabile sancito dalla costituzione; basilare perci\u00f2 tracciare e certificare l\u2019utilizzo di ferie e permessi dei propri dipendenti perch\u00e9 numerose sono le norme da rispettare e, i datori di lavoro che le infrangono, passibili di sanzioni amministrative;\u00a0<\/span><\/li>\n
    • segnalare possibili criticit\u00e0:<\/span><\/i> monitorare digitalmente presenze e assenze dei propri dipendenti consente di individuare tempestivamente trend e anomalie in real-time che, attraverso report e statistiche evidenzino problemi di assenteismo altrimenti non evidenti. <\/span>
      \n<\/span>Non \u00e8 raro accorgersi, infatti, di dipendenti che, con scarso preavviso o addirittura senza, si assentano sistematicamente negli stessi giorni dell\u2019anno creando in questo modo numerose difficolt\u00e0 al resto del team. <\/span>
      \n<\/span>Le ferie risultano essere una delle maggiori cause di conflitto tra colleghi: stabilire una policy aziendale chiara e trasparente su modalit\u00e0, tempi di richiesta, criteri di approvazione e prevedere l\u2019installazione di un <\/span>software HR<\/span><\/i> che metta a disposizione di tutti gli stakeholder un calendario condiviso che tenga traccia delle richieste di ognuno, eviter\u00e0 contrasti, frustrazioni e invidie dei dipendenti. <\/span>
      \n<\/span>Tutto questo li tranquillizzer\u00e0 anche sugli sforzi fatti dall\u2019azienda per accontentare tutti e per essere il pi\u00f9 possibile imparziali consentendo oltretutto ai colleghi di coordinarsi pi\u00f9 facilmente ed evitare l\u2019invio di richieste destinate inevitabilmente a essere respinte;<\/span><\/li>\n
    • facilitare l\u2019organizzazione del team<\/span><\/i>: nella gestione del team, tra le responsabilit\u00e0 di un manager, c\u2019\u00e8 la programmazione delle loro ferie e dei loro permessi in modo da evitare che attivit\u00e0 strategiche per la produttivit\u00e0 rimangano scoperte non raggiungendo gli obiettivi di business prefissati. Accade frequentemente che dietro alla richiesta di ferie o permessi di un dipendente ci sia la necessit\u00e0 di prenotare un volo o di approfittare di sconti e promozioni sui viaggi; questo il motivo per cui \u00e8 basilare offrire un supporto tecnologico a figure aziendali gi\u00e0 molto impegnate, come manager o<\/span> Digital HR<\/span><\/i>, che alleggerisca il loro carico di lavoro e velocizzi i tempi di approvazione;<\/span><\/li>\n
    • evitare spese inutili e\/o impreviste<\/span><\/i>: in Italia \u00e8 dal 2003 che per legge vige il divieto di monetizzazione dei giorni di ferie eliminando in questo modo quello che, per alcune aziende, era un serio problema economico. <\/span>
      \n<\/span>E\u2019 bene, quindi, per evitare questo tipo di spese, accertarsi che tutti i dipendenti usufruiscano con regolarit\u00e0 dei permessi e delle ferie maturati. <\/span>
      \n<\/span>Due soli sono i casi in cui la legge consente la monetizzazione: in caso di contratto con durata inferiore a un anno e in caso di risoluzione del contratto.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
      Questo Natale: chiave di volta la disconnessione digitale<\/strong><\/em><\/h5>\n

      Molte sono le aziende che offrono e raccomandano lo <\/span>smart working<\/span><\/i>, ormai ben tutelato e regolamentato legislativamente ma, nonostante la legislazione in materia obblighi le aziende a promuovere il diritto di poter conciliare lavoro e vita familiare, uno dei pericoli dello <\/span>smart working <\/span><\/i>\u00e8 la mancanza di disconnessione digitale: in pratica la mancanza di separazione tra orario lavorativo e orario personale con conseguenti orari lavorativi massacranti e dipendenza da smartphone, tablet e pc.<\/span><\/p>\n

      E\u2019 compito dell\u2019azienda stabilirne le linee guida trasmettendole internamente attraverso l\u2019uso del <\/span>software HR <\/span><\/i>evitando cos\u00ec l\u2019invio di email che non tutti i dipendenti leggerebbero; linee guida che, soprattutto nei giorni festivi e ancor di pi\u00f9 il giorno di Natale, garantiscano il rispetto del diritto (e dovere) al riposo dei dipendenti vietando riunioni al termine dell\u2019orario lavorativo e promuovendo la <\/span>disconnessione digitale<\/span><\/i> di tutte le apparecchiature informatiche al termine dell\u2019orario di lavoro o nei giorni non lavorativi.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

      Ma, per disconnettersi davvero permettendo ai dipendenti di rientrare ricaricati, questo \u00e8 ci\u00f2 che i <\/span>Digital HR<\/span><\/i> potrebbero raccomandare:<\/span><\/p>\n

        \n
      • di coordinarsi con i colleghi per mettere in stand-by alcuni tasks o per terminarne altri;<\/span><\/li>\n
      • di lasciare il pc in azienda in modo da togliere qualsiasi tentazione di accedervi;<\/span><\/li>\n
      • di limitare la propria disponibilit\u00e0;\u00a0<\/span><\/li>\n
      • di disinstallare dal proprio smartphone slack, trello o app similari che potrebbero distrarli non facendoli sentire in ferie;\u00a0<\/span><\/li>\n
      • di spegnere il telefono aziendale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
        Promuovere il Work-life-balance<\/strong><\/em><\/h5>\n

        Tutti noi siamo consapevoli di quanto l\u2019equilibrio tra lavoro e vita privata, in particolar modo durante le vacanze di Natale, sia molto importante; sappiamo per\u00f2 quanto sia complicato, in quest\u2019anno atipico, trovare soluzioni di babysitting per i genitori con figli piccoli: i nonni sono fuori gioco perch\u00e9 a rischio e le baby-sitter sono fuori gioco perch\u00e9 appartenenti ad altro nucleo familiare; sar\u00e0 quindi compito dell\u2019azienda far s\u00ec che sia perlomeno semplice prendersi qualche giorno di ferie in questo periodo.<\/span>
        \n<\/span>
        \n<\/span>Altre misure<\/span> utili a favorire il <\/span>work life balance<\/span><\/i> sono la riduzione dell\u2019orario di lavoro, la promozione dell\u2019orario continuato e destinare parte delle ferie annuali ai giorni di Natale.<\/span>
        \n<\/span><\/p>\n

        Pianificare le ferie Natalizie: come bilanciarle e motivare i dipendenti?<\/strong><\/em>
        \n<\/i><\/b><\/h5>\n

        La crisi sanitaria sta influenzando il benessere psicofisico dei lavoratori ed <\/span>\u00e8 proprio in questi momenti che il compito dei <\/span>Digital HR <\/span><\/i>diventa pi\u00f9 rilevante per la creazione di strategie di pianificazione ferie Natalizie in grado di accontentare tutti e di mantenere alta la motivazione dei dipendenti.<\/span>
        \n<\/span>
        \n<\/span>Certo, bilanciare le vacanze di Natale di tutti i dipendenti \u00e8 una vera sfida: si tratta di un\u2019attivit\u00e0 che deve essere fatta correttamente o l\u2019azienda ne risentir\u00e0 sia in termini di produttivit\u00e0 che di soddisfazione dei dipendenti.<\/span>
        \n<\/span>
        \n<\/span>Se per esempio le ferie Natalizie non sono opportunamente gestite e molti dipendenti assenti, ci potrebbero essere picchi di lavoro incustoditi o l’azienda ritrovarsi alle prese con dipendenti demotivati non avendo accordato loro la richiesta di riconciliazione familiare; demotivazione che influenzerebbe negativamente la loro prestazione d\u2019opera.<\/span>
        \n<\/span>
        \n<\/span>Come possono, quindi, i Digital HR bilanciare le ferie e motivare i dipendenti?<\/span><\/i>
        \n<\/span>
        \n<\/span>Organizzando un’assemblea generale e, mantenendo un atteggiamento positivo, approfittarne per pianificare il lavoro dell\u2019anno successivo stabilendo obiettivi di business condivisi e facilmente raggiungibili ma che concedano ai dipendenti margini di manovra in termini di tempo e spazio.<\/span>
        \n<\/span>
        \n<\/span>Ma anche organizzando una serata informale online in sostituzione delle precedenti cene Natalizie per permettere ai dipendenti e direttivo aziendale di scambiarsi gli auguri di Natale.<\/span>
        \n<\/span><\/p>\n

        Il Change Management per pianificare le ferie Natalizie<\/strong><\/em>
        \n<\/i><\/b><\/h5>\n

        Una cultura aziendale che intossica l\u2019ambiente lavorativo conduce, in taluni casi, al burnout non solo al rientro dalle vacanze ma anche nella quotidianit\u00e0 della vita lavorativa.<\/span>
        \n<\/span>Alcuni degli errori tipici in azienda sono, ad esempio, elogiare, premiare e celebrare i dipendenti disponibili H24 e 7\/7 giorni e che si prendono poco tempo libero oppure manager che si trattengono in ufficio anche al di fuori dell\u2019orario di lavoro pretendendo che i collaboratori seguano il loro esempio.<\/span><\/p>\n

        \u00c8 importante per l\u2019azienda affrontare seriamente la questione <\/span>cultura aziendale<\/span><\/i> indicendo riunioni che coinvolgano il management e tutti i dipendenti per stabilire una prassi condivisa anche sulla gestione di permessi e ferie.<\/span><\/p>\n

        Non da ultimo \u00e8 importante sottolineare che, al termine di una vacanza, i lavoratori spesso sperimentano quella che viene conosciuta come sindrome post ferie, che non \u00e8 altro che quella \u201criluttanza\u201d a riprendere a lavorare tipica nei primi giorni di rientro al lavoro e in contrasto con il totale relax assaporato durante la vacanza; c<\/span>on una nuova <\/span>cultura manageriale<\/span><\/i> e seguendo le linee guida fin qui trattate, si potr\u00e0 favorire il benessere non solo dei singoli dipendenti ma dell\u2019intera organizzazione, migliorando il clima aziendale e prevenendo il turnover.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Con l\u2019utilizzo di un software HR, pianificare le ferie Natalizie in ogni passaggio consentir\u00e0 ai Digital HR una migliore gestione.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":51889,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[7176],"tags":[7099,7100],"class_list":["post-51888","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-hr","tag-digital-hr-software-hr","tag-pianificare-le-ferie-natalizie"],"acf":[],"yoast_head":"\nPianificare le ferie Natalizie: un task davvero impegnativo per i Digital HR<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Con l\u2019utilizzo di un software HR, pianificare le ferie Natalizie in ogni passaggio consentir\u00e0 ai Digital HR una migliore gestione.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link 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