{"id":51902,"date":"2021-01-15T07:00:06","date_gmt":"2021-01-15T06:00:06","guid":{"rendered":"http:\/\/smeupnew.it\/magazine\/blog\/conference-call-di-qualita\/"},"modified":"2021-07-28T18:42:45","modified_gmt":"2021-07-28T16:42:45","slug":"conference-call-di-qualita","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/conference-call-di-qualita\/","title":{"rendered":"Conference call online di qualit\u00e0: stesse buone maniere dell\u2019offline ma approcci diversi"},"content":{"rendered":"

Sono sempre di pi\u00f9 gli ambienti di lavoro che passano all’essere remoti e digitali con telefonate e riunioni di lavoro ormai quasi completamente online e, sebbene sia utile trattarle come telefonate e riunione in presenza, molte sono le difficolt\u00e0 che insorgono a causa del fatto che spesso non ci si prepara affatto.<\/span><\/p>\n

Come per l\u2019organizzazione di una riunione del consiglio aziendale o di una sessione plenaria offline abbiamo bisogno di prenotare una sala, la medesima cosa avviene quando questa riunione \u00e8 online.<\/span><\/p>\n

Ed esattamente come avviene per un meeting offline, dopo la prenotazione di luogo e sala, dovrete concentrarvi sui particolari: su quegli elementi che faranno la differenza tra una conference call di qualit\u00e0 e una conference call poco efficace. <\/span>
\n<\/span>Importante \u00e8 anche, nell\u2019organizzazione della riunione, tenere presente elementi come la qualit\u00e0 dell\u2019audio e dell\u2019illuminazione nella sala prenotata, le angolazioni a disposizione per sistemare la videocamera, l’apparecchiatura necessaria, chi dovr\u00e0 parlare\u2026\u00a0<\/span><\/p>\n

Ponetevi alcune domande che vi aiuteranno in fase di preparazione:<\/span>
\n<\/span>tutti i relatori parleranno dalla medesima stanza o da luoghi diversi? <\/span>
\n<\/span>Saranno tutti presenti in quella sala oppure qualcuno sar\u00e0 collegato da remoto? <\/span>
\n<\/span>Che tipo di pubblico parteciper\u00e0? Saranno in grado di utilizzare le piattaforme di conference call?<\/span>
\n<\/span>Sar\u00e0 una riunione libera, in cui tutti i partecipanti potranno parlare liberamente? <\/span>
\n<\/span>Oppure si tratta di una conference call in cui una sola persona presenta o fa lezione e il pubblico pu\u00f2 solo porre domande?\u00a0<\/span><\/p>\n

Conference call di qualit\u00e0 con la giusta piattaforma
\n<\/i><\/b><\/h1>\n

Molte sono ormai le piattaforme a disposizione degli utenti per organizzare e partecipare a conference call e molte di queste hanno strumenti e funzionalit\u00e0 specifiche per moderatori e organizzatori. <\/span>
\n<\/span>Partendo dal presupposto che chi interviene alla conference call non avr\u00e0 anche il tempo di preoccuparsi o adempiere ad altri compiti come attivare o disattivare il microfono, cambiare le slide, coordinare i relatori, leggere le domande che il pubblico pone… assegnate questo incarico a moderatore e organizzatore, a qualcuno di fiducia che gestisca il dietro le quinte e che si assicuri che tutto funzioni a regola d\u2019arte. <\/span><\/p>\n

Conference call di qualit\u00e0: quando entra in gioco il moderatore<\/strong><\/em><\/h5>\n

Come abbiamo detto, mentre parla al pubblico, il relatore non potr\u00e0 anche essere in grado di coordinare tutti gli aspetti della conference call, aspetti che invece saranno gestiti dal moderatore che coordiner\u00e0 l\u2019avvio della conference call, supporter\u00e0 chi ha difficolt\u00e0 di accesso, attiver\u00e0 o disattiver\u00e0 il microfono dei partecipanti nell’eventualit\u00e0 che emettano rumori che disturbino gli altri partecipanti.<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>Assicuratevi per\u00f2 che il moderatore\/l\u2019organizzatore abbia tutti i segnali visivi e gli strumenti necessari affinch\u00e9 possa avere la situazione sotto controllo. <\/span><\/p>\n

Conference call di qualit\u00e0: come prepararsi<\/h1>\n

L\u2019obiettivo di questi meeting \u00e8 che tutto si svolga senza intoppi, essenziale perci\u00f2 investire quei 10\/15 minuti prima dell\u2019inizio della conference call per assicurarsi che tutto sia ok evitando cos\u00ec sorprese o contrattempi nel corso della riunione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Le conference call sono meeting molto importanti, muovono parecchia energia, sono eventi unici e, come tali, hanno un\u2019unica chance per riuscire perfetti e indimenticabili: se i relatori avranno avuto difficolt\u00e0 durante la conference call, se \u00e8 iniziata in ritardo per problemi nelle impostazioni del loro device, se il loro audio non avr\u00e0 funzionato correttamente o \u00e8 stato disturbato a causa di rumori di sottofondo, se una serie di sfortunati eventi non li avr\u00e0 fatti sentire completamente a proprio agio\u2026 non ne vorranno pi\u00f9 sapere di conference call.<\/span><\/p>\n

Utilizzate perci\u00f2 tutti gli strumenti a disposizione, preparatevi e assicuratevi che tutto funzioni alla perfezione: garantirete a tutti un’esperienza sorprendente e sperimenterete l’efficienza delle conference call, adottandole come soluzione abituale. <\/span><\/p>\n

Tutti gli elementi da tenere sotto controllo affinch\u00e9 sia una conference call di qualit\u00e0 anche per i partecipanti<\/h1>\n

Avvio della chiamata<\/span><\/i><\/p>\n

Diverse sono le cose da considerare prima di avviare o partecipare a una conference call, in primis abituatevi a verificare ogni volta il buon funzionamento del vostro device magari con una videocall di prova.<\/span><\/p>\n

Inoltre:<\/span><\/p>\n

    \n
  • assicuratevi di avere una buona connessione Wi-Fi e che il device sia collegato;<\/span><\/li>\n
  • assicuratevi che la batteria del vostro device sia completamente carica;<\/span><\/li>\n
  • verificate il funzionamento di casse e microfono;\u00a0<\/span><\/li>\n
  • verificate che gli input e output siano impostati correttamente;<\/span><\/li>\n
  • a collegamento avvenuto, accertatevi che tutti vi possano sentire adeguatamente.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Configurate le impostazioni del pc e accedete alla conference call un po\u2019 in anticipo per prendere familiarit\u00e0 con la piattaforma scelta dall\u2019host: incredibile quanto 5 minuti di semplice preparazione evitino di far perdere tempo a tutti gli altri partecipanti.<\/span><\/p>\n

    Conference call di qualit\u00e0 con un buon sound<\/h1>\n

    Le casse non sono progettate per le conference call: disporre della giusta apparecchiatura quindi \u00e8 fondamentale.<\/span>
    \n<\/span>
    \n<\/span>La maggior parte delle webcam \u00e8 di buona qualit\u00e0, ma non si pu\u00f2 dire lo stesso per l\u2019audio; sebbene esistano in commercio sofisticati software di cancellazione dell\u2019eco, pur adottando uno di questi strumenti si potr\u00e0 incorrere, durante le riunioni, in disagi legati alla qualit\u00e0 del suono. <\/span>
    \n<\/span>
    \n<\/span>Sarebbe perci\u00f2 auspicabile investire nell\u2019acquisto di cuffie di qualit\u00e0 che garantiscano un buon sound e che al contempo isolino l’audio eliminando molti dei rumori di sottofondo per far emergere il solo suono della voce. <\/span>
    \n<\/span>Il microfono incorporato nei portatili, infatti, riceve l\u2019audio dalle casse acustiche e intercetta qualsiasi rumore dell’ambiente circostante.<\/span>
    \n<\/span>
    \n<\/span>In fase di sperimentazione prendete confidenza con la piattaforma e imparate dove \u00e8 posizionato il pulsante del microfono: disattivatelo quando non \u00e8 il vostro turno per evitare rumori di sottofondo e consentire agli altri utenti di ascoltare facilmente chi sta parlando.<\/span><\/p>\n

    Conference call di qualit\u00e0: imposta il tuo spazio di lavoro<\/h1>\n

    Perch\u00e9 anche lo spazio influisce sull\u2019esperienza:<\/span><\/p>\n

      \n
    • trovate un posto privato per partecipare alla conference call;<\/span><\/li>\n
    • informate in anticipo partner e figli che parteciperete, minimizzando cos\u00ec il rischio di interruzioni;<\/span><\/li>\n
    • utilizzate le cuffie per ridurre al minimo i rumori di sottofondo;<\/span><\/li>\n
    • configurate dispositivo e videocamera in modo tale che l\u2019immagine sia nitida;<\/span><\/li>\n
    • mantenete la giusta distanza dalla videocamera: non troppo vicino n\u00e9 troppo lontano. L\u2019ideale sarebbe posizionarla all\u2019altezza degli occhi affinch\u00e9 l’interlocutore abbia l\u2019impressione di essere guardato negli occhi;<\/span><\/li>\n
    • accertatevi che il viso sia ben illuminato: \u00e8 preferibile la luce naturale ma, in mancanza, andr\u00e0 bene anche quella artificiale;<\/span><\/li>\n
    • prima della conference call sistemate l\u2019area intorno a voi, verificate in background cosa sar\u00e0 visibile agli interlocutori e se vi sentite a vostro agio.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

      Conference call di qualit\u00e0 con la luce giusta<\/h1>\n

      Sono tanti coloro che pensano che per avere la giusta illuminazione basti una finestra alle spalle. <\/span>
      \n<\/span>Niente di pi\u00f9 sbagliato, perch\u00e9 la retroilluminazione rende spesso difficile la visione dando un effetto spettrale alla vostra immagine e l\u2019impressione che non desideriate farvi vedere.<\/span>
      \n<\/span>
      \n<\/span>Se non \u00e8 possibile cambiare la vostra postazione posizionate un\u2019altra luce di fronte e a lato del viso. <\/span>
      \n<\/span>Nessun altro punto luce, infatti sar\u00e0 migliore di quello di un\u2019illuminazione frontale che permetta agli interlocutori di vedervi bene il viso. <\/span>
      \n<\/span>Su molte piattaforme un piccolo riquadro mostra l\u2019anteprima dell’immagine che apparir\u00e0 agli altri, perci\u00f2 mantenete l\u2019immagine del vostro viso sullo schermo per avere modo di vedere <\/span>ci\u00f2 che gli altri stanno vedendo di voi e accertatevi che sia <\/span>ben definita e illuminata.<\/span><\/p>\n

      E ricordate: spegnete la videocamera qualora nel vostro ambiente circostante ci siano movimenti che potrebbero causare distrazioni.<\/span><\/p>\n

      Conference call di qualit\u00e0: attenzione allo sfondo<\/h1>\n

      Prevedere del tempo per la preparazione e la configurazione delle impostazioni, come abbiamo scritto, \u00e8 un aspetto rilevante delle conference calls, ma non \u00e8 l\u2019unico da tenere in considerazione.<\/span><\/p>\n

      Sfondo e cosa potrebbe apparirvi sono elementi altrettanto rilevanti per conference call di qualit\u00e0: c\u2019\u00e8 il rischio che appaiano improvvisamente i vostri figli o i vostri amici animali?<\/span><\/p>\n

      Essere online anzich\u00e9 in presenza non significa poter dimenticare le regole della buona creanza.\u00a0<\/span><\/p>\n

      Nell\u2019eventualit\u00e0 che non abbiate tempo di sistemare il vostro ambiente di lavoro, tra le impostazioni delle piattaforme per conference call c\u2019\u00e8 l\u2019opzione \u201csfoca lo sfondo\u201d o \u201cimposta uno sfondo virtuale\u201d.<\/span><\/p>\n

      Conference call di qualit\u00e0: controlla il tuo aspetto<\/h1>\n

      Uno dei vantaggi dello smart working \u00e8 la possibilit\u00e0 di lavorare in pigiama o in tuta, ma non \u00e8 certo la mossa giusta per una conference call di qualit\u00e0.<\/span>
      \n<\/span><\/p>\n

      Almeno per partecipare alle conference calls mantenete una buona postura e indossate abiti che abitualmente indossereste per andare in ufficio: l\u2019outfit influisce sia sul proprio benessere che sulla qualit\u00e0 della conversazione. <\/span>
      \n<\/span>
      \n<\/span>Evitate inoltre di indossare maglie o camicie con motivi o colori sgargianti che potrebbero disturbare e distogliere dalla concentrazione. <\/span>
      \n<\/span>Non truccatevi se non lo fate abitualmente, ma buona norma sarebbe presentarsi con un aspetto ordinato.<\/span>
      \n<\/span><\/p>\n

      Conference call di qualit\u00e0: riducete al minimo le distrazioni<\/h1>\n

      Che siate in strada, in casa o in ufficio, riducete al minimo le distrazioni: no all\u2019invio di email e no al rispondere a telefonate non importanti o non urgenti (nel qual caso disattivate audio e video). <\/span>
      \n<\/span>Si tratta di pratiche che offline evitereste comunque di fare, quindi mettete in atto piccole accortezze e non fatevi notare e\/o ricordare per quelli che fan perdere tempo a tutti.<\/span><\/p>\n

      Le regole di buona creanza valgono soprattutto durante conference calls con con numero limitato di partecipanti; il video ha un effetto potente, ci si vede e si interagisce guardandosi praticamente solo in viso, ergo comportatevi come se vi trovaste vis a vis.\u00a0<\/span><\/p>\n

      Conference call di qualit\u00e0: segnala quando vuoi parlare<\/h1>\n

      Partite dal presupposto che durante le conference calls sarete pi\u00f9 visibili rispetto alle riunioni e agli incontri offline.<\/span><\/p>\n

      Durante le riunioni online accade pi\u00f9 frequentemente di interrompere accidentalmente chi sta parlando: raccogliete suggerimenti visivi per trovare il momento pi\u00f9 opportuno per parlare e attendete qualche momento in silenzio prima di iniziare, casomai ci fosse un ritardo di suono.<\/span><\/p>\n

      Se le conference calls sono una pratica regolare, sarebbe opportuno decidere un sistema condiviso per porre domande come alzare la mano o scrivere la domanda nella chat e buona prassi rivolgersi agli altri partecipanti chiamandoli per nome.<\/span><\/p>\n

      Ricordatevi inoltre di riattivare l\u2019audio nel momento in cui iniziate a parlare: fissate <\/span>la telecamera per non dare l\u2019impressione di guardare altro e parlate <\/span>in maniera chiara, non troppo veloce e<\/span> usando <\/span>il giusto tono di voce.<\/span><\/p>\n

      Conference call di qualit\u00e0: rimanete concentrati<\/h1>\n

      Prestate la giusta attenzione durante tutta la conference call a chiunque stia parlando o condividendo lo schermo e, per quanto possa essere allettante sfruttare quel tempo per dedicarvi anche ad altre attivit\u00e0 come rispondere alle mail, leggere un articolo, mangiucchiare o leggere i messaggi sullo smartphone\u2026 evitatelo!<\/span>
      \n<\/span><\/p>\n

      Conference call di qualit\u00e0: condividete il vostro schermo<\/h1>\n

      Se durante la conference call avete bisogno di condividere lo schermo, prendetevi alcuni secondi di preparazione prima di premere il pulsante di condivisione e cancellate dal desktop eventuali schede o programmi aperti non necessari assicurandovi di nascondere le informazioni private.
      \n<\/span>
      \n<\/span>E nel caso in cui abbiate bisogno di una pausa per recuperare ad esempio una mail o un documento, comunicatelo: lunghe pause di silenzio potrebbero dare l\u2019impressione che abbiate perso la connessione.<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      Sono sempre di pi\u00f9 le riunioni che sono passate all’essere remote e digitali e sebbene sia utile trattarle come telefonate e riunione in presenza, nell\u2019organizzazione di una conference call di qualit\u00e0 sono molte le difficolt\u00e0 che insorgono a causa del fatto che spesso non ci si prepara affatto.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":54974,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[7186],"tags":[7112,7113,4286],"class_list":["post-51902","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-smart-working","tag-conference-call-di-qualita","tag-piattaforme","tag-software"],"acf":[],"yoast_head":"\nConference call online di qualit\u00e0: stesse buone maniere dell\u2019offline ma approcci diversi<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Sono sempre di pi\u00f9 le riunioni che sono passate 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