{"id":55648,"date":"2021-11-28T23:24:12","date_gmt":"2021-11-28T22:24:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/?p=55648"},"modified":"2021-11-28T23:24:12","modified_gmt":"2021-11-28T22:24:12","slug":"gestione-documentale-definizione-e-vantaggi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.smeup.com\/magazine\/blog\/gestione-documentale-definizione-e-vantaggi\/","title":{"rendered":"Gestione Documentale: definizione e vantaggi"},"content":{"rendered":"

Differenza tra documento analogico e documento digitale<\/h1>\n

Prima di parlare di Documentale<\/strong> come unico strumento utilizzabile da tutti \u00e8 necessario capire la differenza tra documento analogico<\/strong> e documento digitale<\/strong>.
Questi possono sembrare due mondi opposti e inconciliabili. In realt\u00e0 sono l\u2019uno la naturale evoluzione dell\u2019altro, con tantissimi punti in comune. Il principale \u00e8 che, per entrambi, abbiamo bisogno di una gestione documentale ben strutturata.<\/p>\n

Con documento analogico<\/strong> indichiamo quel documento che ha una dimensione fisica, che occupa volume. Rientrano quindi in questa categoria:<\/p>\n

    \n
  • \n
      \n
    • Documenti cartacei<\/li>\n
    • Registrazioni su supporto<\/li>\n
    • Fotografie<\/li>\n
    • Etc.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

      Non parliamo quindi solo di documenti su carta, ma ogni cosa che occupa spazio.
      La gestione documentale varia quindi in base al documento analogico da trattare.
      Per allestire un archivio analogico efficiente e ordinato, dove tutto al suo interno sia protetto, rimanga integro e facilmente reperibile, occorrono:<\/p>\n

        \n
      • \n
          \n
        • Regole e procedure precise da seguire per la classificazione dei documenti allocati in sezioni specifiche; ogni documento in entrata o in uscita deve essere registrato.<\/li>\n
        • Le varie sezioni dell\u2019archivio oltre a contenere il documento lo devono proteggere per garantirne la durata nel tempo.<\/li>\n
        • Gli archivi devono essere abbastanza grandi per contenere tutto quello che verr\u00e0 prodotto negli anni.<\/li>\n
        • Avere a disposizione software e hardware che ne permettano la corretta gestione.<\/li>\n
        • Ultimo ma non meno importante la presenza imprescindibile di personale adeguatamente formato per gestire correttamente l\u2019archivio analogico.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

          Con documento digitale<\/strong> invece indichiamo sia un documento informatico nativo digitale (cio\u00e8 che nasce direttamente in formato digitale), sia il documento ottenuto per digitalizzazione di un originale cartaceo. Quindi rientrano anche tutti i documenti cartacei sui quali si \u00e8 creata apposita copia digitale con attestazione di conformit\u00e0. Indispensabile per dare a tutti gli effetti alla copia del documento digitale lo stesso valore legale dell\u2019originale analogico.
          Le regole tecniche per gli archivi e la gestione dei documenti informatici, oltre a comprendere quello che viene indicato per gli analogici, aggiungono indicazioni sui vari formati , programmi e caratteristiche dei file.
          A queste si uniscono le indicazioni obbligatorie per la Pubblica Amministrazione, che rappresentano le linee guida anche in ambito privato. Parliamo infatti di modalit\u00e0 che garantiscono accessibilit\u00e0, integrit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei documenti informatici e la loro protezione nel tempo, vale a dire la loro Conservazione Digitale. Vi rientrano documenti PA, fatture elettroniche, mail PEC e contratti con firma digitale. Ma nulla vieta di conservare digitalmente a norma anche altre tipologie documentali qualora ce ne sia l\u2019esigenza o la volont\u00e0.
          Anche in questo caso \u00e8 indispensabile la presenza di personale qualificato e adeguatamente formato per la gestione di questi documenti.<\/p>\n

          La gestione documentale<\/h1>\n

          Qui entra in gioco la gestione documentale, cio\u00e8 l\u2019elaborazione dei documenti digitalizzati in uno specifico sistema informatico con lo scopo di associarli e collegarli in base ai metadati, in maniera semi o completamente automatica<\/strong>.<\/p>\n<\/div>

          \"gestione-documentale\"<\/span><\/div>
          <\/div>

          L\u2019intero processo inizia con l\u2019archiviazione documentale<\/strong>, quindi adibire strumenti e spazio digitale adeguato per immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitali dei vari documenti.
          Qui comprendiamo sia il trattamento dei flussi documentali relativi a documenti cartacei resi digitali, che i documenti nativi digitali, sia la gestione workflow documentale che scandisce la vita del documento e la sua evoluzione in azienda da quando nasce a quando viene conservato.
          L\u2019archiviazione pu\u00f2 far uso di sistemi di lettura ottica (riguarda soprattutto i documenti cartacei) che permettono di estrarre automaticamente informazioni fondamentali definendo quelli che sono i metadati (carta d\u2019identit\u00e0) del documento stesso in modo del tutto automatico. In alternativa rimane sempre l\u2019archiviazione manuale del documento eseguita dall\u2019operatore.<\/p>\n

          La gestione documentale pu\u00f2 essere pi\u00f9 o meno complessa permettendo di recuperare e relazionare tantissime informazioni e documenti in maniera del tutto automatica, semplicemente istruendo adeguatamente il programma con regole ben definite e precise.<\/p>\n

          Ad esempio<\/em>, se una foto di un pezzo meccanico include un dettaglio in cui \u00e8 indicato il codice prodotto, il sistema pu\u00f2 riconoscerlo ed essere istruito ad utilizzare quel dato come indice. Ricercando quel codice prodotto, cos\u00ec, il software di gestione documentale restituir\u00e0, oltre alla foto iniziale, anche la foto del prodotto, nonch\u00e9 i documenti nei quali il pezzo viene venduto o discusso, permettendo il document management di una gamma di documenti molto pi\u00f9 ampia. L\u2019indice cos\u00ec ottenuto pu\u00f2 essere utilizzato per decidere di associare (se presenti nel documentale) il pdf del disegno tecnico, oltre al documento che ne contiene l\u2019analisi tecnica, i brevetti, e qualsiasi altro documento, compresa una fattura di vendita. L\u2019archivio diventa cos\u00ec intelligente, ossia capace di comprendere quali documenti siano fra loro collegati, facilitando enormemente il lavoro degli operatori, superando le esigenze di semplice digitalizzazione documenti e conservazione digitale per passare al document management dell\u2019intero workflow documentale, eliminando processi di stampa, in quanto pu\u00f2 essere svolto tutto in maniera interamente informatica.
          A questo possiamo aggiungere il lavoro dell\u2019amministrazione, semplificando notevolmente i processi aziendali in cui viene coinvolta. La modalit\u00e0 di ricerca delle informazioni diventa estremamente pi\u00f9 veloce e facile rispetto al classico archivio cartaceo e anche i relativi costi per gestire l\u2019aspetto della privacy si riducono notevolmente.<\/p>\n

          Un sistema di gestione documentale permette di gestire e semplificare tutti i processi di ricerca e archiviazione documenti e la loro relativa condivisione in maniera sicura e controllata. Questo permette di rendere pi\u00f9 agevole e rapida l\u2019amministrazione, consente una visibile riduzione dei costi e fornisce ai dipendenti strumenti utili per il potenziamento del business aziendale.<\/strong><\/p>\n<\/div>

          <\/div>
          \n

          \ud83d\udca1 Punti fondamentali sono:<\/span><\/h3>\n

          Indicizzazione<\/strong><\/span><\/p>\n

          Adeguata compilazione dei metadati che accompagnano il file digitale nell\u2019archivio e ne permettono il recupero immediato da parte degli utenti. Pi\u00f9 sono dettagliate tali informazioni pi\u00f9 la ricerca \u00e8 rapida e puntuale.<\/span><\/p>\n

          Integrazione<\/strong><\/span><\/p>\n

          Un buon sistema documentale deve fondersi con la normale metodologia lavorativa del personale, essere una risorsa e uno strumento, non un peso aggiuntivo. Risulta quindi fondamentale che il software si interfacci con qualsiasi applicazione gi\u00e0 in essere in azienda e permetta di archiviare e recuperare i documenti interrompendo il meno possibile il normale flusso dei processi aziendali. Deve quindi essere parte integrante del sistema.
          \n<\/span><\/p>\n

          Archiviazione<\/strong><\/span><\/p>\n

          Esattamente come quando si gestisce a mano un archivio cartaceo, anche quando si opera con un software di gestione documentale e si lavora con file digitalizzati l’elemento fondamentale \u00e8 sempre lo stesso: identificare e recuperare facilmente la documentazione necessaria nel momento che occorre. La conservazione digitale, con un buon sistema, diventa non solo veloce, ma semplice.
          \n<\/span><\/p>\n

          Sicurezza<\/strong><\/span><\/p>\n

          Nei software documentali evoluti \u00e8 prevista tracciabilit\u00e0 degli accessi ai file e un sistema di autorizzazioni e permessi a livello di visualizzazione e modifica, permettendoli soltanto a chi ne ha espressa autorizzazione. Possono assicurare inoltre il passaggio nell\u2019ordine corretto dall’una all’altra delle figure che possono, in molti casi, doverli utilizzare e modificare in un preciso ordine per portare a termine una pratica. In questo modo \u00e8 inoltre garantita, in conformit\u00e0 con gli obblighi di legge, la privacy dei documenti digitali.
          \n<\/span><\/p>\n

          Flessibilit\u00e0<\/strong><\/span><\/p>\n

          Il document management deve essere sempre costruito e configurato intorno alla specifica situazione di ogni cliente: le necessit\u00e0 di archiviazione documentale delle pubbliche amministrazioni sono diverse dalle esigenze di digitalizzazione documenti di un\u2019azienda privata e, dove quest\u2019ultima pu\u00f2 richiedere che l\u2019intera procedura avvenga su piattaforma cloud (per seguire le proprie modalit\u00e0 di lavoro), le prime possono invece scoprire di poter avere i massimi vantaggi affidando l\u2019intero lavoro ad un servizio di outsourcing.
          \n<\/span><\/div><\/div><\/div>

          <\/div><\/div>

          Alcuni esempi in cui si applica il software di gestione documentale<\/h2>\n
            \n
          • Gestione documenti contabilit\u00e0 (fattura elettronica e non) con relativa approvazione e firma digitale dei documenti<\/li>\n
          • Amministrazione Attivo e Passivo con approvazione, firma e invio documenti<\/li>\n
          • HR con al gestione di tutta la documentazione dei dipendenti, alert scadenze documentazione da rinnovare e messa a disposizione dei singoli fascicoli per ogni dipendente; nonch\u00e9 la gestione delle nuove assunzioni<\/li>\n
          • Gestione documentazione tecnica e evoluzione progetti<\/li>\n
          • Gestione documentazione qualit\u00e0<\/li>\n
          • Import massivo pregresso<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>

            Vantaggi della gestione documentale<\/h1>\n

            La gestione documentale, dall\u2019origine fino alla conservazione, \u00e8 un aspetto del funzionamento di un\u2019azienda sempre pi\u00f9 rilevante, per non dire strategico, soprattutto quando si parla di gestione documentale digitale. Discorso valido sia nella Pubblica Amministrazione sia nel settore privato.
            Ogni giorno, infatti, qualunque tipo di azienda ha la necessit\u00e0 di gestire in modo efficace ed efficiente una grande quantit\u00e0 di documenti, sia che debbano rimanere all\u2019interno dell\u2019azienda stessa o che, invece, debbano essere inviati a terze parti. E per fare questo occorre avere un sistema di gestione documentale il pi\u00f9 efficiente e avanzato possibile.<\/p>\n

            In particolare i benefici che si ottengono sono:<\/p>\n

              \n
            • Riduzione dei costi<\/strong>, grazie ad una sostanziale riduzione del workflow documentale interno all\u2019azienda. Tra l\u2019altro la riduzione dei costi non \u00e8 unicamente una conseguenza della maggior efficienza delle procedure, ma \u00e8 legata anche e soprattutto alla riduzione di errori e sprechi causati da ritardi o cattivi processi.<\/li>\n
            • Inalterabilit\u00e0 dei documenti<\/strong>, che \u00e8 fondamentale visto e considerato che il valore di un documento \u00e8 strettamente legato alla bont\u00e0 delle informazioni che contiene, le quali devono essere modificabili il meno possibile o, al massimo, modificabili in modo tale che ogni modifica sia rintracciabile.<\/li>\n
            • Disponibilit\u00e0 dei documenti<\/strong>, che si pu\u00f2 ottenere solo attraverso un sistema di archiviazione ordinato e funzionale. Anche perch\u00e9 un documento \u00e8 tanto pi\u00f9 utile quanto pi\u00f9 si pu\u00f2 reperire nel momento esatto in cui \u00e8 necessario: se lo si trova in ritardo o non lo si recupera affatto \u00e8 come se quel documento non fosse mai stato redatto.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":6,"featured_media":55661,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[7168,7140],"tags":[4679,7218],"class_list":["post-55648","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestione-documentale","category-soluzioni","tag-archiviazione-documentale","tag-gestione-documentale"],"acf":[],"yoast_head":"\nGestione Documentale: definizione e vantaggi<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"La gestione documentale permette di gestire i processi di ricerca e 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