Bagatt: bruciare le tappe del Cloud Computing

Parliamo diBagatt

Settore: Retail – produzione e commercializzazione calzature e accessori

Necessità: grande quantità di attività realizzata fuori dall’Head Quarter e desiderio di crescere immediatamente in capacità di gestione delle conversazioni e della collaborazione, senza realizzare un cambiamento complesso e soprattutto procedendo per gradi, dapprima facendo migrare la sede per poi passare ai negozi.

Soluzione: Microsoft Office365 in modalità SaaS (Cloud) con un sistema di collaborazione e di posta unico e proprietario. Dal lato dell’infrastruttura IT e dei suoi costi di gestione il modello ha consentito di snellire di molto i processi. Dal lato delle attività di business il sistema ha consentito di aumentare la collaborazione come richiesto e di collegare tutti i negozi.

Le aziende puntano alla concretezza e sono spesso alla ricerca di sistemi informativi molto semplici che non creano problemi di gestione all’utente e siano in grado di assicurare funzioni fondamentali semplificando i processi. Il business tuttavia, specialmente quando cresce, genera una richiesta di altre funzionalità, di maggiore collaborazione e di un insieme di strumenti di gestione di dati che costituiscono a volte un peso significativo quando non trattati con sistematicità.

Insomma spesso la semplicità del sistema informativo non fa rima con le esigenze del Management ed è necessario porsi la domanda di come affrontare la complessità senza complicare la gestione.

La complessità: relazioni di business fortemente delocalizzate. Era questa la situazione che Bagatt ha sottoposto a Sme.UP a Giugno del 2011 quando iniziarono le valutazioni sul come fare evolvere il sistema di posta elettronica dell’azienda allo scopo di gestire alcune funzioni di base della mobilità aziendale come i calendari condivisi, i messaggi organizzati per conversazioni, l’integrazione con anteprima dei documenti allegati, la fruibilità da parte degli smartphone, la sincronizzazione dell’agenda.

Bagatt è un’azienda caratterizzata da una grande quantità di attività realizzata fuori dall’Head Quarter e desiderava crescere immediatamente in capacità di gestione delle conversazioni e della collaborazione, senza realizzare un cambiamento complesso e soprattutto procedendo per gradi, dapprima facendo migrare la sede per poi passare ai negozi.

Cloud Computing

Il dilemma era evidente: investire in una soluzione complessa in grado di collegare sede e punti vendita o rinunciare alla collaborazione con i negozi e tra i differenti team? La riflessione condotta con Sme.UP portò ad identificare la nascita di un nuovo modello di gestione della posta elettronica che Sme.UP aveva da poco analizzato e fatto proprio: Office365 di Microsoft, un prodotto Cloud in modalità SaaS con caratteristiche molto particolari. Come si è arrivati a parlare di Cloud?

L’architettura del business di Bagatt è basata su molteplici attività di collaborazione tra entità che operano per loro stessa natura in location diverse: la Direzione, la logistica, i punti vendita, ad esempio. Ricucire questa complessità fisica con un sistema di collaborazione e di posta unico e proprietario avrebbe significato un incremento dei costi di gestione diretti ed indiretti molto importante.

Il contributodel Gruppo Sme.UP

Un sistema di posta elettronica di questo tipo avrebbe infatti richiesto un investimento in connettività, allo scopo di gestire le attività antispam (fino al 50% dell’utilizzo della banda), oltre agli investimenti in harwdare, software e risorse umane. Sme.UP e Bagatt passarono attraverso un processo di analisi profonda ma rapida del modello Office365 come interpretato da Sme.UP stessa. La messa in opera del sistema Cloud non avrebbe significato per Bagatt la perdita del controllo dell’infrastruttura in quanto Sme.UP avrebbe realizzato numerose varianti rispetto ad un sistema Cloud Saas puro e semplice.

Anzitutto la presenza di un server locale sul quale replicare la posta avrebbe garantito la possibilità di effettuare ricerche di messaggi con molta facilità oltre che la disponibilità di un sistema di backup in caso di assenza di connettività. Inoltre la possibilità di creare procedute di single sign-on avrebbe consentito agli utenti di Bagatt di effettuare un solo login alla postazione di lavoro senza necessità di effettuarne altri per accedere alla piattaforma Microsoft.

In altri termini il modello proposto da Sme.UP avrebbe consentito di accedere a tutti i vantaggi del Cloud in termini di utilizzo di risorse virtuali e disponibili a chiunque indipendentemente dalla location, in termini di risparmio di costi e di disponibilità di storage, senza dover assumere gli svantaggi tipici di una infrastruttura di terze parti gestita in modo diverso rispetto alle proprie procedure ed abitudini.

La discussione con Bagatt si svolse altresì attorno alle novità previste per il futuro dalla roadmap di Microsoft e le due aziende decisero rapidamente di percorrere la strada suggerita.

La scelta effettuata da Bagatt insieme a Sme.UP ha consentito a numerose aree di beneficio potenziale di manifestarsi in risultati concreti. Dal lato dell’infrastruttura IT e dei suoi costi di gestione il modello ha consentito di snellire di molto i processi ad esempio nel salvataggio dei file di posta o per ripristinare un utente.

Dal lato delle attività di business il sistema ha consentito di aumentare la collaborazione come richiesto e di collegare tutti i negozi, che quindi sono completamente integrati con le attività dell’Head Quarter, visto che anche il sistema di gestione delle vendite e del magazzino è lo stesso usato dalla Direzione di Bagatt in collaborazione con Sme.UP (il sistema Negoziando).

Le perplessità mostrate inizialmente da Bagatt quanto ai modelli Cloud («eravamo preoccupati dal non avere i dati in casa…») sono così state superate attraverso la riflessione basata sul paradigma «complessità-dilemma-modello-scelta» che Sme.UP e Bagatt hanno percorso insieme, con spirito analitico, competenza tecnica e coraggio imprenditoriale.

I piani di Bagatt prevedono di continuare a percorrere il sentiero del Cloud estendendo la piattaforma agli altri negozi ed incrementando le funzionalità (instant messaging, video collaboration ed altre ancora).