Dalla Fattura Elettronica alla gestione digitale dei processi

La Fattura Elettronica ha rivoluzionato tutto ciò che riguarda i processi di fatturazione dei prodotti acquistati e venduti.
Non si tratta solo di un documento fiscale, ma è la fase finale di un processo trasversale all’azienda, un vero e proprio momento organizzativo che obbliga a ripensare in chiave digitale l’intera gestione dei cicli attivi e passivi.
Infatti, la fattura elettronica non può essere registrata e controllata con le stesse modalità di una cartacea, per cui i nuovi processi non possono essere che nativi digitali dato che non possono partire dal supporto cartaceo per trasformarlo poi in documento elettronico.
A fronte di un documento elettronico nativo come la Fattura Elettronica, occorre quindi pensare al governo di nuovi processi come, ad esempio, la mancata consegna e intraprendere un percorso di gestione digitale dei processi e, in particolare, dell’intero procedimento del ciclo dell’ordine:

Processi che coinvolgono la Fattura Elettronica

• Processi di gestione notifiche di scarto e mancata consegna
• Gestione smistamento fatture verso l’estero
• Gestione fatture spese di trasferta dei dipendenti
• Workflow di certificazione dell’IBAN
• Gestione completa ciclo passivo
  • Accettazione fattura
  • Registrazione contabile
  • Approvazione pagamento

Il vero valore della Fatturazione Elettronica consiste nel contribuire a creare cultura che porti ad una gestione digitale dei processi aziendali.

Le aziende devono abituarsi a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico nativo, elaborabile dai sistemi informativi senza bisogno di input manuale dei dati a sistema.

Il vantaggio più ovvio è il risparmio economico, conseguibile solo se tutti processi di gestione accompagnano la fattura elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione.

L’obbligo della fatturazione elettronica si rivela quindi l’occasione per estendere il processo digitale innescato dalla Fattura Elettronica a tutti i flussi documentali correlati e portare ad una revisione e ad una gestione digitale dei processi documentali, aprendosi ad un’evoluzione aziendale di efficienza e di migliore collaborazione con clienti e fornitori.

Estendere quindi i benefici della Gestione Digitale dei Processi ad altre aree, quali:

• Gestione approvvigionamenti e acquisti
• Gestione processi di certificazione fornitori e redazione albo fornitori
• Gestione commesse
• Gestione recupero crediti

Perché digitalizzare i processi?

• Efficienza
  • Drastica riduzione di attività manuali, errori e costi
  • Semplificazione delle attività
  • Tempestivo accesso alle informazioni

• Monitoraggio e controllo sui dati
  • Rating fornitori e visibilità su trend di vendite e pagamenti

• Opportunità di sviluppo risorse umane
  • Recupero produttività e riduzione di tempo e risorse impiegate

• Integrazione
  • Massima interoperabilità tra sistemi

• Collaborazione
  • Ecosistema cliente-fornitore più interconnesso

Antonio Furneri
Responsabile Gestione Documentale e Workflow Management – smeup
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