Software gestione commesse: il Planner per pianificazione e controllo

Presso un nostro cliente che produce macchinari industriali abbiamo implementato un progetto di Planner Commessa con un software gestione commesse che risponde alle esigenze di Pianificazione e Controllo delle Commesse.

I tempi produttivi che il sistema va a gestire sono:

Carico dei reparti in relazione alla stima di ore e di durata delle macro fai della Commessa;
Verifica delle date di consegna effettive determinate dai Piani Operativi delle Commesse;
Confronto tra Date di Consegna del Piano d’Ordine e di quello Operativo;
Confronto tra ore stimate e ore effettive.

Il progetto è stato sviluppato seguendo alcune direttrici

1. Classificazione della complessità degli impianti

Ad ogni commessa acquisita dall’azienda viene assegnata una specifica Tipologia:

Semplice/Ripetitiva;
Complessa;
Speciale o Molto Complessa.

Il software gestione commesse consente quindi di preparare uno schema di riferimento contenente:

Le Fasi Principali;
I Milestone;
La durata prevista di ciascuna fase (tempo e ore previste);
Le dipendenze tra le Fasi/Milestone.

2. Il Preventivo d’Ordine

In seguito alla codifica delle commesse effettive, l’utente deve “associare” ogni commessa al rispettivo modello standard per Tipologia.
Indicando la Data di Distribuzione dell’Ordine il Planner costruirà automaticamente un Gantt con l’allocazione temporale delle varie Fasi e Milestone determinando la Data di Installazione. Tale Data può essere messa in relazione con la Data di Consegna indicata al cliente.
Questa pianificazione viene battezzata con il nome di “PREVENTIVO D’ORDINE”. Tale pianificazione viene “congelata” e serve per confronto con le attività operative.

3. Il Preventivo Operativo

Il Preventivo Operativo viene generato come “copia” del Preventivo d’Ordine. Quindi, inizialmente, i due Gantt saranno identici. Questo strumento consente ai vari responsabili della FASI di confermare o modificare la durata e/o l’impegno delle Fasi stesse. I responsabili devono altresì dichiarare la chiusura delle FASI, determinando di fatto l’azzeramento del carico residuo sulla fase. È FONDAMENTALE che i responsabili delle FASI mantengano aggiornato il Planner in modo da fornire tempestivamente all’azienda la situazione reale circa la saturazione dei Reparti e sull’eventuale slittamento della Data di Installazione.
Il Planner è collegato alle dichiarazioni effettive di produzione di Sme.UP ERP. In questo modo è possibile monitorare l’andamento della Commessa in termini di Ore Prentivate-Consuntivate, ma anche la % di completamento delle singole fasi.

4. Confronto Preventivo Ordine e Operativo

È possibile, in qualunque momento, visualizzare sotto forma di Gantt il confronto tra le due versioni (preventivo-operativo) in modo che siano evidenti gli slittamenti temporali. Questo confronto può essere effettuato sia per singola sotto-Commessa sia come quadro d’insieme della Commessa. Questa analisi è fruibile da web.

smeup Confronto Preventivo Ordine e Operativo

5. Carico Reparti

Il Planner fornisce in tempo reale la saturazione dei reparti per mese con il confronto con la capacità media con una visibilità nei successivi 13 mesi. In ogni singolo mese è possibile “navigare” nel dettaglio delle Commesse per analizzare con precisione i dati delle varie Fasi.

6. Controllo Fasi Scadute

Il Planner fornirà tempestivamente un alert sulle fasi aperte ma scadute con ancora un residuo di ore. Tali fasi dovranno essere aggiornate ripianificando la data di fine e/o modificando le ore necessarie alla chiusura delle stesse. Le fasi verranno associate agli utenti, in modo che anche le modalità di accesso siano controllate da opportune autorizzazioni.