La soluzione RDS docService offre alle aziende un software per il document & process management che gestisce il trattamento e il flusso dei documenti e delle informazioni. Integra in modo nativo e completamente personalizzabile processi di approvazione documentale al fine di abilitare il rilascio di oggetti transazionali di RDS ERP – per esempio il rilascio di ordini di acquisto tramite approvazione web delle relative versioni in PDF, il rilascio di richieste di acquisto, l’autorizzazione alla registrazione o al pagamento delle fatture.
I Vantaggi
Il software per il document & process management offerto da RDS consente di:
- raccogliere i documenti, elaborarne le informazioni e controllarle;
- integrare il sistema ERP;
- conservare e distribuire i documenti;
- smaterializzare la documentazione e collocarla in un archivio digitale che ne assicuri la validità a fini legali.
I processi relativi all’area Amministrazione, Finanza e Controllo riguardano:
- la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo;
- il workflow documentale per la validazione di richieste di acquisto o le fatture fornitori;
- la conservazione sostitutiva dei documenti, integrata dalla loro distribuzione via mail e Postel e dalla consultazione web dei documenti amministrativi clienti/fornitori;
- la gestione automatica delle fatture passive.
Il Workflow documentale di RDS ERP consente la gestione documentale e l’ottimizzazione dei processi mission critical dell’azienda e dei flussi informativi, riducendo i tempi e i costi delle operazioni, migliorando la qualità dei servizi e dei processi di business e amministrativi.
La Conservazione Sostitutiva è la procedura informatica/legale regolamentata dalla legge in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, equiparando i documenti cartacei con quelli elettronici, permettendo alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e stoccaggio. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere conservata a norma di legge per più anni.
La tecnologia della firma digitale permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata alla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
E’ inoltre possibile scambiare in modo automatico documenti tra clienti e fornitori (fatturazione elettronica), con convalida civilistico-fiscale.
Reporting evoluto integrato
La suite RDS ERP offre inoltre il modulo di Reporting Evoluto, integrato con il sistema documentale e il mondo transazionale dell’ERP.
Il modulo di Reporting evoluto di RDS ERP offre le seguenti funzionalità:
- applicazioni analitiche avanzate;
- cruscotti e KPI;
- query, reporting e analisi integrate con il documentale e con il mondo transazionale dell’ERP.
I processi relativi all’area Amministrazione, Finanza e Controllo riguardano:
- la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo;
- il workflow documentale per la validazione di richieste di acquisto o le fatture fornitori;
- la conservazione sostitutiva dei documenti, integrata dalla loro distribuzione via mail e Postel e dalla consultazione web dei documenti amministrativi clienti/fornitori;
- la gestione automatica delle fatture passive.
Tale sistema di reportistica evoluta consente alla Direzione aziendale di estrarre i dati che interessano, compararli ed elaborare grafici precisi e assolutamente intuitivi per improntare il proprio disegno di espansione e crescita economica.
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