Conservazione fatture elettroniche, quali sono i problemi da superare?

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Definizione Conservazione Fatture Elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche consiste in quel processo che permette di archiviare i dati delle fatture in formato elettronico con la possibilità di poter recuperare tali dati in un modo semplice e chiaro in un momento successivo.

Perché tale processo abbia valore a livello legale è necessario che venga implementato secondo le specifiche tecniche previste dalla legge italiana.

Normativa Conservazione Fatture Elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche è regolamentata dai seguenti 3 riferimenti normativi:

  • dal DPCM 3 dicembre 2013
  • articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014
  • articolo 3, comma 4, lettera e) del DPCM 13 novembre 2014
Requisiti tecnici

Tecnicamente il processo di conservazione deve garantire le seguenti caratteristiche:

  • l’integrità dei documenti, che una volta mandati in conservazione, non devono poter subire variazioni
  • la leggibilità dei dati di ogni documento
  • la possibilità di ricerca/identificabilità dei documenti per nome/cognome, denominazione, codice fiscale, partita iva o associazioni logiche applicabili a tali dati
  • l’apposizione di una marca temporale opponibile ai terzi
Requisiti temporali

Dal punto di vista temporale vigono i seguenti requisiti:

  • il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi alla quale si riferiscono i documenti da conservare
  • I documenti conservati dovranno essere disponibili per un periodo di 10 anni
Che cosa si conserva

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) vanno conservare sia le fatture emesse che le fatture ricevute.

Tipicamente nella fattura elettronica il documento da conservare può consistere nei dati xml inviati/ricevuti all’sdi, ma nulla vieta di aggiungere ulteriori documenti.

Luogo di conservazione

I documenti possono essere conservati:

  • in azienda
  • presso l’agenzia delle entrate
  • in outsourcing presso soggetti accreditati AGID

In qualsiasi scenario, andranno rispettati i requisiti previsti dalla normativa.

Servizi gratuiti forniti dall’agenzia delle entrate

E’ importante notare che l’agenzia propone due differenti servizi gratuiti:

  • la consultazione
  • la conservazione

La consultazione non ha niente a che vedere con la conservazione, ma risulta comunque importante la gestione delle FE.

E’ un servizio che permette di consultare i dati emessi/ricevuti sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SDI.

Senza aderire a questo servizio, l’agenzia delle entrate cancella i dati dei file delle fatture elettroniche dopo l’avvenuto recapito al destinatario. Cancella i dati delle fatture e memorizza esclusivamente i così detti “dati fattura”, un sottoinsieme dei dati della fattura utili principalmente alle verifiche fiscali.

Aderendo o meno servizio o meno, questi “dati fattura” saranno comunque mantenuti dall’agenzia per 8 anni.

E’ possibile aderire a questo servizio in qualsiasi momento, ma solo se si aderisce entro il 20 dicembre 2019, sarà possibile consultare i dati emessi/ricevuti da inizio 2019. Aderendo successivamente il servizio sarà fornito solo per le fatture successive al momento dell’adesione.

Oltre al servizio di consultazione c’è invece il servizio di vera e propria conservazione.

Per poter avere conservate le fatture emesse/inviate da inizio 2019 era necessario aderire entro il 31 ottobre 2019. Da ora in poi aderendo verranno conservati solo i dati che transitano dal momento dell’adesione.


Silvio Buffoli

Silvio Buffoli
Software analyst and developer – R&D Department – Gruppo Sme.UP
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