Definizione Conservazione Fatture Elettroniche
La conservazione delle fatture elettroniche consiste in quel processo che permette di archiviare i dati delle fatture in formato elettronico con la possibilità di poter recuperare tali dati in un modo semplice e chiaro in un momento successivo.
Perché tale processo abbia valore a livello legale è necessario che venga implementato secondo le specifiche tecniche previste dalla legge italiana.
Normativa Conservazione Fatture Elettroniche
La conservazione delle fatture elettroniche è regolamentata dai seguenti 3 riferimenti normativi:
- dal DPCM 3 dicembre 2013
- articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014
- articolo 3, comma 4, lettera e) del DPCM 13 novembre 2014
Requisiti tecnici
Tecnicamente il processo di conservazione deve garantire le seguenti caratteristiche:
- l’integrità dei documenti, che una volta mandati in conservazione, non devono poter subire variazioni
- la leggibilità dei dati di ogni documento
- la possibilità di ricerca/identificabilità dei documenti per nome/cognome, denominazione, codice fiscale, partita iva o associazioni logiche applicabili a tali dati
- l’apposizione di una marca temporale opponibile ai terzi
Requisiti temporali
Dal punto di vista temporale vigono i seguenti requisiti:
- il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi alla quale si riferiscono i documenti da conservare
- I documenti conservati dovranno essere disponibili per un periodo di 10 anni
Che cosa si conserva
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) vanno conservare sia le fatture emesse che le fatture ricevute.
Tipicamente nella fattura elettronica il documento da conservare può consistere nei dati xml inviati/ricevuti all’sdi, ma nulla vieta di aggiungere ulteriori documenti.
Luogo di conservazione
I documenti possono essere conservati:
- in azienda
- presso l’agenzia delle entrate
- in outsourcing presso soggetti accreditati AGID
In qualsiasi scenario, andranno rispettati i requisiti previsti dalla normativa.
Servizi gratuiti forniti dall’agenzia delle entrate
E’ importante notare che l’agenzia propone due differenti servizi gratuiti:
- la consultazione
- la conservazione
La consultazione non ha niente a che vedere con la conservazione, ma risulta comunque importante la gestione delle FE.
E’ un servizio che permette di consultare i dati emessi/ricevuti sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SDI.
Senza aderire a questo servizio, l’agenzia delle entrate cancella i dati dei file delle fatture elettroniche dopo l’avvenuto recapito al destinatario. Cancella i dati delle fatture e memorizza esclusivamente i così detti “dati fattura”, un sottoinsieme dei dati della fattura utili principalmente alle verifiche fiscali.
Aderendo o meno servizio o meno, questi “dati fattura” saranno comunque mantenuti dall’agenzia per 8 anni.
E’ possibile aderire a questo servizio in qualsiasi momento, ma solo se si aderisce entro il 20 dicembre 2019, sarà possibile consultare i dati emessi/ricevuti da inizio 2019. Aderendo successivamente il servizio sarà fornito solo per le fatture successive al momento dell’adesione.
Oltre al servizio di consultazione c’è invece il servizio di vera e propria conservazione.
Per poter avere conservate le fatture emesse/inviate da inizio 2019 era necessario aderire entro il 31 ottobre 2019. Da ora in poi aderendo verranno conservati solo i dati che transitano dal momento dell’adesione.
Silvio Buffoli
Software analyst and developer – R&D Department – smeup
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