Gestire fatture elettroniche: la fattura elettronica alla lente d’ingrandimento

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Ormai è sulla bocca di tutti: a partire dai prossimi e, per qualcuno già oggi, dovremo sempre più imparare a gestire fatture elettroniche.

Ma che cos’è una fattura elettronica? Sì, ok lo abbiamo capito tutti che è un file XML ma abbiamo capito cosa significa, come è strutturato e, soprattutto, quali informazioni è possibile inserire?

Se non lo avete ancora capito o non ne siete così sicuri nelle prossime righe cercheremo di spiegarvelo nel modo più semplice possibile.

L’XML

Un file XML in sostanza è un elenco di campi chiamati TAG strutturati ad albero e definiti a piacere da chi ha standardizzato quel particolare formato XML. Per la fattura elettronica, ad esempio, questo significa che Sogei ha definito quali sono i campi previsti, la loro struttura e la loro obbligatorietà.

A questo link potete trovare il file Rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPA versione 1.2.1 che riporta la struttura del file XML della fattura elettronica.

È chiaro, quindi, se fino a ieri eravamo abituati a definire e formattare a piacere il nostro file PDF adesso, in sostanza, dovremo andare a compilare un file già preformattato riconducendo le informazioni ai loro specifici tag.

La struttura della fattura elettronica

Entriamo ora più nel dettaglio e cerchiamo di capire da quali parti è composto il file XML della fattura elettronica.

Ogni file XML è, prima di tutto, formato da due macrogruppi:

  • L’intestazione (header)
  • La fattura elettronica vera e propria (body)

L’intestazione riporta informazioni generali relativi all’invio del file e ai soggetti coinvolti. Troveremo, quindi, i tag che indicano chi è il soggetto che trasmette il file, chi sono il cedente e il cessionario, qual è l’id univoco dell’invio e, in caso di fatturazione conto terzi, chi è il soggetto che emette la fattura.

Nel corpo della fattura elettronica troviamo, invece, tutti i dati relativi al singolo documento.
Questo gruppo è a sua volta suddiviso in 5 sottogruppi:

1 – Dati generali: questa sezione è la più strutturata ed è a sua volta costituita da 10 blocchi:

  • Dati generali del documento: sono riportate le informazioni generali della fattura quali la tipologia di documento (fattura, nota credito, ecc.), la valuta, il numero e la data, le informazioni sul bollo, gli sconti di fattura (non quelli di riga ma quelli sul totale fattura), gli importi totali e il campo ‘Causale’ che può essere riempito a piacere con delle note generali del documento
  • Dati dell’ordine d’acquisto: in questo blocco sono riportati anche i riferimenti di CUP/CIG e della commessa o della convenzione
  • Dati del contratto: anche in questo blocco sono riportati i riferimenti di CUP/CIG e della commessa o della convenzione
  • Dati della convenzione
  • Dati ricezione
  • Dati fatture collegate
  • Dati SAL
  • Dati DDT: riportano i riferimenti dei DDT inclusi nella fattura
  • Dati trasporto: riporta le informazioni del vettore, i pesi le unità, il tipo di resa ecc.
  • Fattura principale

2- Dati beni/servizi: riporta il dettaglio dei beni/servizi fatturati. Per ogni linea fatturata è possibile indicare un codice e una descrizione articolo, una quantità, una unità di misura, un periodo di competenza, un prezzo unitario, uno o più sconti percentuali/ a valore, l’aliquota IVA e le eventuali spese accessorie

3- Dati dei veicoli

4- Dati di pagamento: riportano le condizioni di pagamento e le scadenze associate alla fattura

5 – Allegati: alla fattura XML è possibile allegare qualsiasi tipo di documento (PDF, file zippati, ecc.).


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Simona Bonomi
Specialista Fatturazione elettronica e Product Manager ERP AFC – Gruppo Sme.UP
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