Il Software di Gestionale Documentale

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Cosa si intende con il termine “informazione” all’interno di un organizzazione?
  • L’informazione è trasmessa da documenti
  • L’informazione non è un oggetto, ma una relazione che nasce dall’incontro di un dato oggettivo con l’interpretazione di quel dato da parte di un soggetto (utente)
  • Il governo dei documenti (Document Management) regola il flusso informativo di un’organizzazione
  • La gestione dell’informazione necessita di consapevolezza dei processi oltre che dei prodotti
Flusso documentale

È il percorso che un documento deve seguire nel suo ciclo di vita.

Il governo del flusso consente di controllare tutte le fasi del ciclo, dalla sua creazione/acquisizione fino alla sua archiviazione finale, controllando tutto ciò che sta “nel mezzo”: validazione, approvazioni, visti, firme e includendo la possibilità di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi.

Il flusso documentale digitale
  • Riguarda l’intero ciclo di vita dei documenti
  • Dal protocollo in arrivo a quello in partenza passando attraverso l’elaborazione dei documenti interni fino all’archiviazione delle pratiche
  • La gestione analogica (documento cartaceo) è sostituita da quella digitale (documento elettronico)
Il documento Digitale
  • Lo sono tutti i documenti elettronici perché possono essere modificati senza doverli riscrivere da capo
  • Ogni modifica dev’essere registrata per sapere sempre quando è stata fatta, da chi e che cosa ha fatto
  • Per questo è necessaria una piattaforma documentale che certifica, conserva e “muove” il documento dall’autore al destinatario
  • Ogni sistema di protocollo “a norma” si appoggia su una piattaforma documentale
Dall’analogico al digitale
  • Procedimenti e procedure fissate e stabili nel sistema documentale analogico devono permanere identiche anche in quello elettronico:
    • Perché è sempre l’elettronica che si deve adattare (per quanto possibile) alle regole esistenti
    • Perché il ricorso al digitale serve solo per migliorare l’efficacia, l’efficienza e la certezza (giuridica) del sistema
  • Le regole non cambiano – cambia solo la modalità della loro esecuzione
Piattaforma documentale & workflow
  • Il governo dei flussi è possibile solo utilizzando una piattaforma documentale o mediante il deposito di un documento elettronico in una base di dati alla quale si attinge secondo necessità, con diverse autorizzazioni di lettura/scrittura
  • Ogni utente interno (back office) è registrato e riconosciuto; ogni utente esterno (front office) può essere registrato e riconosciuto
  • Per il workflow è necessario che tutti gli utenti ne condividano e ne rispettino le procedure
La soluzione all’esigenza: il software gestionale documentale ARXivar

ARXivar è il software gestionale documentale che permette di archiviare, organizzare e gestire le informazioni aziendali sfruttando un potente motore di processi (workflow) definibili attraverso un modellatore grafico.

Troppe informazioni! Troppi documenti! Troppe mail! Gestire l’eccesso di informazioni che riceviamo e/o produciamo quotidianamente è diventato un grosso problema per tutti. ARXivar vi aiuta ad organizzarle, gestirle, proteggerle e condividerle.

ARXivar gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendo immediato il loro reperimento, le informazioni sono organizzate, controllate e condivise.


Alvino Lancini

Alvino Lancini
Responsabile Linea di Business Documentale – Gruppo Sme.UP
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