Software per la Gestione dei Documenti: cos’è e cosa fa

Software per la Gestione dei Documenti: cos'è e cosa fa

Ormai, nella gestione quotidiana di una azienda, il termine “gestione documentale” è diventato di uso comune e il suo significato può essere facilmente intuibile ma, se da una parte il suo significato rende semplicemente comprensibile la terminologia, il suo campo di applicazione è ben complesso.

Parliamo infatti della quantità di informazioni e documenti che vi sono all’interno o attorno dell’universo di una azienda, vasto e articolato.

Oggigiorno la gestione “elettronica” dei documenti è fondamentalmente legata all’organizzazione dei documenti cartacei e delle relative informazioni digitalizzabili in uso all’interno di un’azienda, sia per tutte quelle operazioni di passaggio denominate meccaniche, che per quelle operazioni automatizzate.

Ma in concreto di cosa si sta parlando?

Il Software per la Gestione dei Documenti

E’ la digitalizzazione del cartaceo, con i conseguenti vantaggi in termini di spazio e costi per la relativa archiviazione fisica e la successiva gestione. Non solo, è l’automazione e il controllo sistematico dei processi legati ai documenti.

Oggetto della gestione documentale sono tutti quei documenti che si ricevono o si spediscono a colleghi, clienti o fornitori, che si elaborano o che si creano, che semplicemente si consultano o condividono in azienda. Parliamo quindi di fax, posta, contratti, ordini, listini, fatture, tabelle, presentazioni, disegni, pratiche, progetti, moduli, cataloghi, articoli e molto altro ancora.

Un software per la gestione dei documenti consente di sollevare l’azienda dall’onere di un’organizzazione dei documenti che risulta essere costosa in termini di spazi, tempi e risorse impiegati e fin troppo spesso inefficiente. I dipendenti non si muoveranno più dalle scrivanie per archiviare o ricercare contratti e fatture, non alzeranno più il telefono per sollecitare una firma di approvazione. Invece di muovere oggetti e documenti di carta, muoveranno la loro riproduzione digitale e opereranno su di essa.

Gestire elettronicamente tutta la quantità di documenti che circola in un’azienda significa automatizzare tutti i processi dall’acquisizione e archiviazione, dalla classificazione al reperimento, fino allo scambio tra più persone. Un modello informatizzato di gestione dei flussi di lavoro (workflow) è un supporto nell’ottimizzare e far rispettare quelle regole di interscambio di dati già emesse, già decise dall’azienda, questo perché anche il loro flusso all’interno dei rapporti interaziendali o extra aziendali è già deciso dall’azienda.

In sostanza, deleghiamo alla tecnologia i compiti più pesanti che già rientravano nella nostra attività quotidiana, grazie ad essa risparmiamo notevolmente e ne sfruttiamo le enormi potenzialità in termini di ottimizzazione e controllo dei processi.

Il nostro software per la gestione dei documenti si appoggia al prodotto ARXivar della società Able Tech, società di cui Sme.UP è partner ed è tra i primi tre ARXivar Certified Specialist; la soluzione adottata consente di raccogliere e  organizzare le informazioni di business perché siano sempre reperibili e fruibili, anche da mobile!

ARXivar è un software per la gestione dei documenti completo che permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP e CRM. Con ARXivar è possibile:

  • Centralizzare le informazioni
  • Migliorare la condivisione e la ricerca
  • Garantire la sicurezza delle informazioni
  • Organizzare flussi operativi fluidi e focalizzati

Il documento è gestito da ARXivar in tutte le sue fasi: dall’archiviazione (o creazione) fino alla conservazione sostitutiva.


Stefano-Iotti

Stefano Iotti
Sistemista Consulente Applicativo – Gruppo Sme.UP
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