Il Workflow documentale: migliorare i Processi Aziendali

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Una piattaforma di Gestione Documentale non deve essere solo indirizzata alla digitalizzazione dei documenti, ma deve anche essere impiegata per la digitalizzazione di interi processi e flussi di lavoro e consentire di gestire la collaborazione dei soggetti coinvolti.

Una moderna piattaforma di Gestione Documentale deve quindi permettere di gestire i processi configurando automatismi e attività pilotate dai sistemi attraverso la definizione di Workflow documentale.

Molti produttori di piattaforme per la Gestione Documentale affiancano sistemi, più o meno evoluti, per la gestione dei processi, definendoli Business Process Management (BPM).

Vediamo di definire le differenze tra i due termini che sono spesso usati come sinonimi:

Workflow Management e Business Process Management (BPM)

Entrambi i termini si riferiscono alla possibilità di gestire sequenze di attività lavorative correlate.

Ma si applicano a contesti differenti:

Business Process Management (gestione dei processi di business):

Utilizza diversi metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali.

Un processo di business coordina il comportamento delle persone, dei sistemi e delle informazioni per produrre risultati di business.

I processi possono essere strutturati e ripetibili o non strutturati e variabili.

Workflow Management (gestione dei flussi di lavoro):

È una gestione che introduce tecnologie in grado di realizzare automatismi nell’esecuzione di determinate azioni e di pilotare l’avanzamento delle attività all’interno di un flusso definito in un processo.

In particolare, con i Workflow di automazione si ottiene un approccio alla gestione dei flussi di lavoro che consente di rendere automatiche le operazioni da eseguire.

Riassumendo:

  • Il BPM permette di rivedere come il processo è implementato al fine di individuare le strozzature, le lacune, le inefficienze, le eventuali procedure obsolete.

Tratta di modellazione, analisi, benchmarking, simulazione e ottimizzazione come mezzo per migliorare l’agilità operativa.

  • Il Workflow Management è l’insieme di tecnologie che permette di inserire le automazioni e i controlli dove necessario per il miglioramento dei flussi.

L’automazione del flusso di lavoro lo rende più veloce, ripetibile e monitorabile.

Quindi:

  • Migliorare i flussi di lavoro in ottica BPM non significa automatizzare il lavoro manuale.

Il miglioramento dei flussi è, invece, un prerequisito che deve precedere l’automazione portata dal Workflow Management.

  • I flussi di lavoro contenuti all’interno delle applicazioni non sono paragonabili alle tecnologie di gestione dei Workflow, perché con il Workflow Management è possibile esplicitare i flussi e spostarne il controllo al di fuori delle applicazioni per migliorarne il controllo, la possibilità di modificarli e la visibilità (molto importante anche ai non utenti delle applicazioni).

Per cui, considerare i termini come sinonimi può portare a scegliere tecnologie improprie, non in grado di garantirci il raggiungimento dei risultati di performance desiderati.

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Antonio Furneri
Responsabile Gestione Documentale e Workflow Management – Gruppo Sme.UP
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