Cosa significa ERP ? Spieghiamo l’acronimo e le caratteristiche di un ERP

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Spesso, quando si parla di programmi per le aziende, si sente nominare l’acronimo ERP, generalmente con la locuzione “software ERP”. Ma cosa significa ERP ? L’acronimo sta, letteralmente, per Enterprise Resource Planning. Un software di Enterprise Resource Planning, in sostanza, è un programma dedicato alla gestione delle aziende, più in particolare di pianificazione delle risorse aziendali (Resource Planning). A dirla tutta, non consentono solo di amministrare le risorse, ma anche e soprattutto i processi aziendali sia nel loro insieme che nel dettaglio. Questo è il vero asso nella manica di un programma ERP. 

Ma vediamo cosa più nel dettaglio cos’è un software ERP e come funziona questo tipo di programma di gestione aziendale.

Come sono nati gli ERP

I primi programmi gestionali ERP sono nati come software dipartimentali, ovvero dedicati alla gestione di un singolo dipartimento o processo all’interno di un’azienda, come ad esempio quello della contabilità o della produzione. Spesso accadeva quindi che all’interno di un’azienda convivessero più programmi gestionali. Quello di cui le aziende avevano bisogno, però, era di poter utilizzare questi sistemi di gestione in sinergia tra di loro, farli dialogare. Ad esempio, le aziende di produzione avevano l’esigenza di far dialogare il sistema ERP di gestione del magazzino con quello della produzione e ritrovare dati aggiornati anche per la gestione della contabilità. Sono nati così i sistemi integrati, che consentono alle aziende di gestire più di un dipartimento, anzi tutti i dipartimenti aziendali con un unico software. Sembrerebbe banale, ma un sistema di gestione che integra tutte le informazioni in un unico punto elimina quello che precedentemente era un grosso problema per le aziende: la duplicazione del dato. Sistemi che non dialogano, infatti, costringono a consultare più volte diversi sistemi per reperire le informazioni e creano inevitabilmente allungamento dei tempi, errori, inefficienze. E i vecchi programmi dipartimentali dove sono andati a finire? Esistono ancora, ma oggi sono pienamente integrabili con altri programmi con i quali sono in grado di dialogare, in modo da farli coesistere in maniera efficiente. 

Perchè gli erp sono fondamentali per le aziende 

I sistemi ERP si basano su un database di informazioni unificato, che garantisce l’univocità delle informazioni al suo interno. I sistemi ERP consentono anche la digitalizzazione delle informazioni, a discapito della gestione cartacea dei processi. Questo consente di convogliare tutte le informazioni all’interno di un unico punto, scongiurando la perdita di informazioni e garantendo una maggior velocità e facilità di reperimento delle stesse. Questo per le aziende è un aspetto molto importante, perché ogni attività, soprattutto al giorno d’oggi, genera una grande quantità di dati, che se non gestita correttamente può rappresentare un problema non da poco. Al contrario però, se sfruttati sapientemente i dati possono offrire grandi vantaggi. Ogni software gestionale consente infatti di analizzare i dati immagazzinati e trarne informazioni utili relative all’andamento dell’azienda grazie a statistiche e report. Questo permette di avere una visione d’insieme di tutte le attività che si svolgono all’interno dell’azienda e di analizzare e ottimizzare tutti i processi e i flussi di lavoro che si svolgono. Vediamo per punti i principali vantaggi che i software ERP offrono alle aziende.

I principali vantaggi 

Reperimento e sicurezza dei dati: come abbiamo detto poco fa, tutti i dati sono gestiti in maniera ordinata e sono quindi più facili da reperire I dati non vengono dispersi perchè sono convogliati all’interno del sistema e possono essere protetti ulteriormente attraverso sistemi di backup in Cloud e di disaster recovery 

Snellimento delle attività operative: l’utilizzo di un sistema gestionale consente la collaborazione in simultanea di più utenti allo stesso processo, rendendo molto più veloce le operazioni di inserimento dei dati e di svolgimento delle operazioni. Inoltre, i software ERP permettono di automatizzare alcuni attività operative dei processi, consentendo di velocizzarli e lasciando che le risorse dedichino maggior tempo ad attività più cruciali. 

– Ottimizzazione dei processi : i sistemi ERP consentono di impostare i processi secondo flussi di lavoro strutturati e di monitorarne l’andamento. In questo modo, è sempre possibile avere un quadro completo ed aggiornato in tempo reale di tutte le attività in essere all’interno dell’impresa. 

– Riduzione di costi e sprechi: attraverso gli strumenti di monitoraggio delle attività, diventa facile individuare eventuali inefficienze prendere provvedimenti per correggerle. inoltre, la banca dati unificata consente di scongiurare moltissimi errori che si verificherebbero senza la gestione strutturata delle informazioni e andrebbero a creare errori e quindi di conseguenza ulteriori costi. 

– Migliori decisioni di business: i sistemi gestionali ERP offrono degli strumenti di analisi ed interpretazione dei dati. Come abbiamo detto precedentemente, è importante far fruttare i dati derivanti dalla attività aziendali. I software gestionali consentono una facile interpretazione delle informazioni, che vengono presentate sottoforma di grafici e report. Consentono anchesì di svolgere previsioni dell’andamento del business aziendale sulla base dei dati precedenti, permettendo di prendere decisioni di business in base a previsioni svolte su dati concreti.  


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