Impostazione dell’inventario, parte prima

Voi siete, come me, appassionati di libri in modo patologico. Su quel libro, esaurito da tempo nelle librerie, che a leggerlo cambierà la vostra vita, non riuscite proprio a metterci sopra le mani. Neanche parlarne che sia disponibile nelle grandi catene on line, nemmeno in quelle di libri usati (E-Bay, CVL, Mare Magnum, Biblio…) dove avete trovato spesso qualcosa di introvabile. L’ultimo tentativo, prenderlo in prestito dal circuito di librerie pubbliche, si è rivelato infruttuoso: neanche lì la minima traccia.

Un giorno, passeggiando per una via secondaria, vi imbattete in una libreria antiquaria, buia e polverosa come da regolamento. Entrate e provate a fare la vostra richiesta al commesso altrettanto buio e polveroso. Naturalmente non sono minimamente online, ma, come massimo tributo alla modernità, hanno un PC abbastanza antiquato (cos’altro vi aspettereste in una libreria antiquaria?) con il catalogo elettronico dei loro libri. Il commesso lo consulta con un po’ di affanno, poi alza la testa e vi risponde con un sorriso: sì, ce l’abbiamo, vado subito a prenderlo. Passa un numero preoccupante di minuti, e ve lo vedete ritornare a mani vuote e con un’espressione mortificata: mi spiace infinitamente – vi mugola – non c’è più: è fuori posto o ce l’hanno rubato.

Ecco un ottimo motivo per fare, ogni tanto, un inventario fisico, almeno per non illudere i clienti speranzosi.

Torniamo quindi ai nostri argomenti di logistica, un po’ meno interessanti dei libri che ci cambieranno la vita, e rimbocchiamoci le maniche per fare il nostro inventario. Sgombriamo subito un dubbio: inventario deriva dal latino “invenio” (io trovo), la tentazione di imparentarlo a “io invento” va subito fatta tacere.

L’inventario fisico è una procedura per adeguare quanto registrato informaticamente alla realtà fisica: gli stessi articoli, nella stessa quantità, con le stesse caratteristiche presenti nei REG (di chi sono, dove sono, come sono fatti, ecc.). Vi ricordo che il REG (record elementare di giacenza) è l’unità minima di informazione della giacenza di ogni singolo articolo, l’atomo da cui si parte per ottenere informazioni quantitative a qualsiasi livello superiore (l’area, il gruppo aree, il plant, l’azienda).

L’inventario può essere eseguito su tutto il magazzino (inventario completo), oppure limitato ad alcune zone, o addirittura ad alcuni articoli dei quali ci siamo accorti che le informazioni sono un po’ ballerine, e ne vogliamo tenere la giacenza sotto osservazione (inventario parziale). Normalmente l’inventario completo viene eseguito a fine esercizio, per verificare esattamente quanto è in nostro possesso, per valorizzarlo e pagarci sopra le tasse. Come prima cosa, in entrambi i casi si esegue una “fotografia” della situazione attuale: si copia su un archivio apposito la situazione dei REG, in modo da poterla confrontare con quello che andremo a contare. Subito dopo, ci mettiamo di buona lena a girovagare per l’azienda a contare e a registrare quello che abbiamo trovato.

Per farlo ci sono due modi.

Il primo è la lista di spunta. Si stampa la fotografia appena ottenuta, e per ogni riga si lascia una casella vuota per permettere di scrivere la quantità effettivamente contata. Si lasciano in fondo delle righe vuote per aggiungere quello che è stato trovato senza essere presente nei REG. Naturalmente quando parlavo di stampa, mi riferivo al paleolitico anteriore, attualmente la lista di spunta viene prodotta su dispositivi mobili, in cui sono date le stesse possibilità di aggiungere informazioni.

Il secondo sono i cartellini di conta. Questo metodo è più “robusto” in quanto i cartellini sono stampati e conservati, compresi quelli non utilizzati, in modo che non sia possibili eseguire correzioni successive all’inventario.

Viene richiesto da società di revisione per verificare se il risultato dell’inventario corrisponde al vero (ricordiamoci che “gonfiare” o “sgonfiare” il valore di magazzino è una manopola per modificare il bilancio aziendale, e quindi è un dato su cui prestare la massima attenzione).Su ogni cartellino si scrive quello che si trova (l’articolo, con tutte le sue specificità logistiche di cui si vuol tener conto: ad esempio la configurazione, la commessa, il lotto), quanto se ne trova (la sua giacenza) e dove lo si trova (l’ubicazione, il centro di lavoro, o qualsiasi zona che si è deciso essere un “luogo” di differenziazione logistica).

Compileremo quindi, per ogni articolo, tanti cartellini quanti sono i “luoghi logistici” in cui ne troveremo una sua giacenza: non partiamo da quello che prevediamo che ci sia per correggerlo, ma registriamo unicamente quello che troviamo. I cartellini sono “ciechi” e quindi più affidabili, non danno nessun aiuto nel reperimento dell’informazione (le liste di spunta, oltre agli articoli previsti, possono riportare, a richiesta, anche la quantità prevista, informazione dannosissima perché permette agli sfaticati di confermarla senza contarla, ma è d’obbligo prevederla per assecondare, anche se di malavoglia, la pigrizia).

A differenza delle liste di spunta che oggi possono essere virtuali, i cartellini, per permettere un controllo “indubitabile” a posteriori da parte di terzi, devono possedere una realtà fisica e quindi non c’è alternativa alla loro stampa.

Dopo aver girato per tutta l’azienda a contare e registrare, riposiamoci qualche minuto prima di trarre le conclusioni delle nostre fatiche.

Alla prossima puntata.

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