Gestione Documentale Software: la struttura

Il software documentale consente la gestione ottimale del flusso dei documenti e delle informazioni in essi contenute (che rappresentano il vero patrimonio informativo). Non tutti sanno che il nostro software documentale può rendere facoltativo o non richiesto il documento e lavorare esclusivamente sulle informazioni.

I documenti prodotti da varie fonti sono convogliati in un unico software per essere poi consultati, riprodotti, smistati, spediti, essere oggetto di workflow, archiviati e conservati.

La struttura

AOO – Aree Organizzative

L’Area Organizzativa Omogenea rappresenta il primo aspetto di archiviazione. Potrebbe essere una filiale, oppure la divisione tra documenti Italia ed estero.

L’AOO può anche puntare ad un repository specifico su un server dedicato. Se avessimo tre AOO ad esempio Italia, Francia e Germania, potremmo dire che i loro documenti si trovano in un unico server o in tre server , dislocati per ogni nazione.

L’AOO è anche un punto fermo per dare le politiche di accesso.

Classi Documentali

I documenti saranno organizzati in Classi Documentali (es. DDT, fatture attive, cedolini, richieste ferie, ecc.) che consentono di archiviare e ricercare i documenti. Sono anche utilizzate per definire le policy di sicurezza. Possono essere create a piacimento, con una profonditĂ  di tre livelli e un numero illimitato.

Fascicoli e Relazioni

I documenti, dopo essere stati archiviati per classe documentale sono organizzati in strutture di Fascicoli e Relazioni. Entrambe le strutture permettono l’associazione di qualsiasi documento e l’aggregazione può essere eseguita manualmente dagli utenti oppure in modo automatico tramite un ampio set di regole.

Il fascicolo, che può contenete altri fascicoli, ricalca il fascicolo cartaceo usato in ufficio e nel software ha le sembianze di cartelle del filesystem. La relazione è invece un’aggregazione gerarchica e, partendo da un documento qualsiasi, possiamo vedere l’albero dei documenti correlati.

Ciclo di vita dei documenti con workflow

Il software documentale, come detto all’inizio, è molto piĂą di un semplice archivio in cui raccogliere tutti i documenti dell’azienda mettendoli in sicurezza e dando agli utenti strumenti di ricerca, infatti permette anche di gestire la fase “attiva” dei documenti tramite i workflow. La creazione o la modifica di un documento può innescare un processo, al pari di quello che oggi viene fatto in modo analogico. Se pensiamo ad una richiesta di permesso abbiamo la compilazione di un foglio indicando giorno e ore di permesso. Questo documento verrĂ  fatto validare al proprio responsabile e, in caso di valutazione positiva, verrĂ  dato all’ufficio HR per la gestione del monte ore. Possiamo fare lo stesso creando il documento di richiesta in formato nativo digitale e, tramite il workflow, ingaggiare gli utenti che devono validare e gestirne le informazioni.

Possiamo applicare il flusso su tutti gli ambiti andando a ridurre la carta, velocizzando le operazioni e coprendo i limiti di distanza.

Gestione Documentale Software: Organigrammi, utenti e gruppi

Gli utenti che hanno accesso ai documenti e che sono attori di workflow devono essere censiti a sistema.

Per ogni utente possiamo definire un livello di accesso (utente, profiler, amministratore), gruppi di appartenenza (es. gruppi per Uffici) e le funzionalità a cui è abilitato (es. Invio Fattura elettronica, Conservazione, Invio/ricezione mail…).

L’utente ha anche un livello di sicurezza in base allo stato del documento, dove si definisce la visibilità, la possibile modifica dei metadati e la possibile modifica del documento stesso.

Gli utenti possono autenticarsi sul sistema stesso oppure tramite provider come LDAP e Active Directory, con la possibilitĂ  di arrivare al single sign-on.

Per governare i flussi autorizzativi la sola organizzazione tramite gruppi potrebbe essere laboriosa. Per rendere più snella questa gestione il documentale permette di affiancare ai gruppi una gestione di uno o più organigrammi associabili poi ai workflow. Diventa così semplice ed immediato mandare un documento in approvazione al proprio superiore o gestire una qualsiasi escalation.

Daniele Ferrero
ARXivar Certified Specialist – smeup
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