PEC aziendale: come archiviarle e gestirne l’inoltro?

Come è a conoscenza di tutti, nella gran parte delle Aziende il ruolo della posta Elettronica PEC aziendale è fondamentale.

Viene utilizzata principalmente per veicolare messaggi e documenti tra le Aziende e i propri Clienti, Fornitori, Collaboratori, principalmente nel momento in cui tali messaggi assumono una valenza giuridica o necessitano di un livello di certificazione superiore rispetto alle caselle di posta standard.

I messaggi di posta scambiati attraverso l’uso di caselle di posta PEC aziendale mantengono però il loro valore “LEGALE” per un tempo limitato.

Inoltre, tali caselle di posta contengono anche tutte le ricevute di consegna, accettazione tra gli interlocutori e risultano molto ricche di messaggi e di difficile gestione.

La gestione e l’organizzazione delle PEC, utilizzando i client di posta classici, risulta quindi essere particolarmente impegnativo in termini di tempo e anche l’aspetto ergonomico risulta quindi compromesso.

Dato che stiamo sostanzialmente parlando di “MESSAGGI”, “ALLEGATI” possiamo dire con sicurezza che parliamo di “DOCUMENTI”

A questo punto diventa un passo quasi automatico cercare di:

• Archiviare i messaggi in modalità automatica.
• Implementare un ambiente che dia la possibilità di cercare e organizzare i messaggi di posta delle diverse PEC.
• Dare la possibilità di gestire l’inoltro dei messaggi di posta PEC con un flusso logico di lavoro controllato che ne garantisca la riservatezza e l’unicità (spesso nelle PEC sono archiviati dati sensibili e riservati).

Nell’ambiente Documentale di ARXivar Next abbiamo tutti gli strumenti necessari per soddisfare quanto descritto precedentemente:

• ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA (Mailer ARXivar)
• Definizione di VISTE dedicate per la ricerca e la consultazione dei messaggi di posta PEC aziendale.
• Definizione di procedure di “Fascicolazione Automatica” per organizzare l messaggi in cartelle virtuali (CASELLA PECANNOMITTENTE).
•  Definizione di uno o più “processi di workflow” che gestiscano l’invio di TASK (TO-DO) a determinati Utenti (a seconda delle riservatezze e delle caselle PEC) volti a notificare l’arrivo di nuovi messaggi e l’eventuale inoltro a destinatari alternativi, tutto questo in un ambiente “CONTROLLATO” e “SICURO”.
• Conservazione a NORMA dei messaggi PEC in modo da mantenerne la valenza LEGALE!!

 Se a quanto detto precedentemente aggiungiamo il fatto che l’archivio ARXivar NEXT è raggiungibile da qualsiasi dispositivo, Smartphone, Tablet, Computer possiamo dire che il “Messaggio di Posta PEC aziendale”, oltre a mantenere tutte le  caratteristiche che ne definiscono l’utilità e l’importanza,  diventa fruibile e organizzabile in maniera più diretta, immediata , sicura, acquistando quindi un’importanza ancora maggiore.

Stefano Corino
ARXivar Certified Specialist – smeup
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