Diciamo per prima cosa che è restrittivo parlare di “documenti” ed è più corretto estendere il concetto e parlare di “informazioni”. Infatti, i documenti contengono informazioni aziendali, ma in forma destrutturata quindi difficilmente trattabile da sistemi automatici. Dal momento che le informazioni sono il fulcro attorno al quale girano tutte le attività di un’azienda, oltre a quelle strutturate, registrate nei database dei Sistemi Informativi, occorre prendere in considerazione anche quelle destrutturate che si trovano nei documenti.