Ottimizzazione delle riunioni: un’arma vincente per rendere gli incontri di lavoro uno strumento efficiente anzichè una perdita di tempo.
Quando si tratta di riunioni infatti, che siano fisiche o virtuali come le conference call, il rischio di discutere per diverse ore senza venire a capo del problema per cui ci si è riuniti è dietro l’angolo.

Ma esistono diversi accorgimenti per rendere più efficienti gli incontri di lavoro. Nella prima puntata di questa serie, abbiamo visto come capire se una riunione è effettivamente indispensabile oppure può essere evitata, consentendo di poter dedicare maggior tempo agli incontri effettivamente necessari. Te la sei persa? Recupera subito leggendola qui.

Qual è il secondo step nel percorso di ottimizzazione delle riunioni? La pianificazione con anticipo di tutto ciò che è necessario per una riunione organizzata ed efficiente. Vediamo più nello specifico di cosa si tratta.

La scelta di modalità e spazi

Le modalità e lo spazio in cui si svolgerà la riunione hanno un’influenza molto importante sulla sua buona riuscita.
E’ meglio riunirsi di persona oppure organizzare una conference call? A volte, risparmiare alle persone gli spostamenti necessari per incontrarsi si persona può consentire di risparmiare tempo prezioso per approfondire alcuni temi di discussione. In altri casi invece, vedersi di persona può essere un’occasione importante non solo per discutere delle tematiche per cui la riunione è stata indetta, ma anche per consolidare le relazioni interpersonali.Per questo la scelta delle modalità di svolgimento è importante. Si potrebbe anche optare per una riunione fisica in cui alcune persone si collegano in videoconferenza.

E’ importante poi assicurarsi che lo spazio in cui si svolgerà la riunione sia attrezzato di tutto il necessario, come connessione internet, sedie a sufficienza, rumore ridotto al minino, attrezzature audio e video per i collegamenti da remoto, prese per la corrente.

Prima della riunione
  • Identificare le persone da coinvolgere: limitarsi alle persone la cui presenza è strettamente necessaria, per evitare di avere una riunione in cui molte persone non riuscirebbero nemmeno a prendere la parola per esprimere la propria opinione.
  • Specificare l’obiettivo della riunione
  • Elencare gli argomenti all’ordine del giorno e condividerli con tutti i partecipanti
  • Fornire in anticipo eventuali materiali da consultare prima della riunione per essere aggiornati rispetto a tematiche di rilievo
  • Specificare il ruolo di ogni persona coinvolta nella riunione
  • Fornire indicazioni chiave relativamente a giorno, ora, luogo della riunione e, in caso di riunione virtuale, indicare gli strumenti e fornire tutti i collegamenti necessari alla videochiamata
Durante la riunione
  • Fare in modo che la riunione inizi per tempo
  • Esplicitare l’ordine del giorno a inizio riunione
  • Attenersi ai punti dell’ordine del giorno durante la discussione
  • Assicurarsi che almeno una persona annoti i punti salienti della discussione
  • Contribuire alla discussione in modo conciso, senza dilungarsi troppo
  • Motivare sempre le motivazioni delle proprie affermazioni
  • Lasciare spazio agli interventi degli altri partecipanti
  • Al termine della riunione: riassumere i punti chiave affrontati durante l’incontro e le decisioni prese
  • Al termine della riunione: stabilire i passi successivi, eventuali scadenze, fissare eventuali incontri successivi
Dopo la riunione
  • Condividere con tutti i partecipanti all’incontro le note prese durante la riunione e riassumere gli step successivi fissati
  • Programmare subito gli step successivi di cui si è responsabili
  • Aggiornare eventuali persone che non hanno preso parte alla riunione di decisioni che le riguardano o che influiscono sul loro operato

Quale sarà il prossimo step per l’ ottimizzazione delle riunioni? Vi diamo una piccola anticipazione: la tecnologia! Vi spiegheremo come utilizzare gli strumenti tecnologici per rendere le riunioni più efficienti nella prossima puntata.

Published On: Aprile 17th, 2020 / Categories: News da smeup /

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