I vantaggi del Software Gestione Documentale
Ultimamente, e soprattutto negli ultimi mesi, si sono sentiti nominare la gestione documentale e lo scambio di informazioni, in maniera rapida e controllata. Sempre di più si è richiesto di raccogliere, ordinare, catalogare, conservare dati e documenti in grande quantità e sempre più velocemente. Avere un software di gestione documentale che aiuta e guida l’utente in tutto questo, risulta sicuramente essere una scelta vincente, rendendolo un elemento strategico per tutta l’azienda.
Il Software di Gestione Documentale: caratteristiche
Tra le caratteristiche principali di un software di gestione documentale, troviamo sicuramente le modalità (sia manuali che automatiche) di facile utilizzo con cui vengono archiviati e catalogati i vari documenti aziendali. A questo si aggiunge la semplicità e l’uniformità delle regole nella gestione di questi documenti, sia interni che esterni all’azienda, con una notevole diminuzione dei tempi di ricerca e ricostruzione di tutto l’iter aziendale che li ha generati.
Il Software di Gestionale Documentale
Cosa si intende con il termine “informazione” all’interno di un organizzazione? L’informazione è trasmessa da documenti L’informazione non è un oggetto, ma una relazione che nasce dall’incontro di un dato oggettivo con l’interpretazione di quel dato da parte di un soggetto (utente) Il governo dei documenti (Document Management) regola il flusso informativo di un’organizzazione La gestione dell’informazione necessita di consapevolezza dei processi oltre che dei prodotti
Le caratteristiche che il Software Documentale deve avere
Il software documentale è un prodotto importante per l’azienda perchè permette di organizzare i documenti e mettere in sicurezza gli accessi. Come abbiamo già detto in altri interventi la vera “svolta” nell’utilizzo del software documentale è l’introduzione in azienda dei workflow, in cui partendo dal documento andiamo a informatizzare anche il flusso e i nuovi documenti legati ad esso che nasceranno.
La struttura del Software Documentale
Il software documentale consente la gestione ottimale del flusso dei documenti e delle informazioni in essi contenute che sono il vero patrimonio informativo. Non tutti sanno che il nostro software documentale può rendere facoltativo o non richiesto il documento ma lavorare anche solo sulle informazioni.
Software di gestione documentale, il futuro dell’archiviazione
Il ruolo tradizionale di una piattaforma di Gestione Documentale è quello di raccogliere e organizzare informazioni che generalmente sono contenute in supporti cartacei, con lo scopo di minimizzare i tempi di archiviazione e i costi legati alla gestione della carta e al suo smaltimento.
