Sistemi ERP aziendali: cosa succede quando li introduciamo in azienda

Alt! Prima di partire: vi ricordate cos’è un ERP? Un software di Enterprise Resource Planning è un software di pianificazione delle risorse aziendali. Questi sistemi ERP aziendali sono stati realizzati per rispondere alle necessità delle aziende di medie e grandi dimensioni che avevano l’esigenza di amministrare in maniera assolutamente ordinata e strutturata le risorse aziendali nella loro totalità, secondo procedure standardizzate e controllabili. 

Gli ERP oggi

I moderni sistemi ERP aziendali, evoluzione avanzata dei vecchi programmi gestionali dipartimentali, hanno rispetto ai loro precursori una peculiarità: quella di gestire le attività e i processi aziendali non solo a posteriori, come avveniva quando si inserivano i dati della contabilità all’interno del relativo programma dipartimentale, ma anche a priori, prima che le attività vengano svolte e producano i dati da inserire nel gestionale. Succede che, grazie a un database unificato per tutti i processi aziendali, i flussi di lavoro vengano compilati con le informazioni necessarie man mano che le varie attività e operazioni che ne fanno parte vengano portate a termine. In questo modo, la risorsa che svolgerà l’attività numero 3 all’interno di un flusso di lavoro, sarà già a conoscenza dei dati derivanti dallo svolgimento dell’attività numero 2. 

Questo consente innanzitutto di ridurre gli errori dovuti all’inserimento delle informazioni a posteriori, ma anche di conferire alle risorse una maggiore e migliore conoscenza di come il workflow si sta svolgendo.

Questo aspetto, che potrebbe sembrare banale, è invece di fondamentale importanza, perché permette di risparmiare tempo e sprechi. Prendiamo ad esempio il reparto di logistica di un’azienda produttiva: quando un collo viene spedito, in automatico questa informazione servirà ad aggiornare le giacenze di magazzino e a inviare le informazioni utili al reparto contabilità. Se questa informazione arriva in tempo reale, consente di velocizzare tutto il processo e di evitare errori dovuti ad esempio a una situazione delle giacenze non aggiornata.

Cosa succede quando il sistema ERP viene introdotto in azienda

Quando finalmente introduciamo il nuovo sistema gestionale ERP in azienda, riponiamo sicuramente molte aspettative su di esso: sarà il programma che metterà finalmente fine a ritardi, inefficienze, errori e tutto sarà immediatamente ordinato e controllabile. In realtà sarà proprio così, ma non senza uno step precedente! Come gli altri programmi, anche i sistemi ERP aziendali hanno bisogno di essere popolati con le informazioni necessarie a strutturare procedure e processi. È un’operazione che richiede tempo, è vero, ma completato questo onere iniziale, seguirà un grande risparmio di tempo quando lo svolgimento dei tutti i flussi di lavoro sarà reso molto più rapido grazie proprio alle procedure che abbiamo curato inizialmente.

Spesso però questo step iniziale spaventa gli utenti, che erano ormai abituati ad utilizzare delle “scorciatoie” con il programma gestionale precedente. Mettiamoci però una mano sulla coscienza: quanto queste scorciatoie andavano a discapito dell’efficienza? A voi la risposta… 

Ma passiamo finalmente alla messa in funzione del nostro nuovo sistema gestionale ERP. Ci accorgeremo ben presto che gli errori saranno quasi nulli! Così come mancanza di informazioni, ritardi, inefficienze. Tutti i dati saranno sempre reperibili facilmente, sempre disponibili e soprattutto aggiornati in tempo reale. 

Bello vero? Ma non è finita qui! I sistemi ERP aziendali consentono anche di rendere automatiche alcune attività ripetitive di carattere operativo, consentendo di risparmiare tempo da dedicare ad attività dal maggior valore strategico e di rendere ancora più rapide tali operazioni.

Si, c’è dell’altro: anche i rapporti con i clienti saranno decisamente migliori, perché avremo sempre a disposizione tutte le informazioni relative ad ogni singolo cliente raggruppate in maniera ordinata e di facile reperimento. Per ogni cliente avremo la sintesi di tutte le informazioni che lo riguardano: offerte in essere, ordini, fatture e via discorrendo. Lo stesso vale anche per fornitori e partner. 

Chiudiamo in bellezza considerando anche un altro aspetto: concentrando al proprio interno tutti i dati derivanti dalle attività dell’azienda, i software gestionali ERP consentono alla Direzione di avere un quadro completo dell’andamento dei vari processi all’interno dell’organizzazione ma anche e soprattutto di monitorare l’andamento e misurarne le performance grazie a report di analisi appositamente studiati.