Quali sono le cose che occorre sapere prima di selezionare un software per la Gestione Documentale?
Cerchiamo di fornire qualche linea guida.

Come accade per altre soluzioni software, ad esempio per i Sistemi Gestionali, anche per i Sistemi di Gestione Documentale le soluzioni disponibili sono numerose.
L’offerta comprende sistemi ad elevata copertura funzionale, generalmente adatti alle esigenze di grandi aziende, e sistemi specializzati in particolari aree applicative.

Andiamo ad approfondire cosa occorre sapere prima di scegliere una software per la Gestione Documentale e come orientarsi fra le varie soluzioni.

Cominciamo a parlare delle caratteristiche più rappresentative.

Funzionalità base

Ogni soluzione ha le proprie caratteristiche, ma è possibile distinguere alcune funzionalità base che caratterizzano un sistema di Gestione Documentale e dalle quali non si può prescindere.

Ad esempio le funzioni di:

  • Archiviazione Documenti e Gestione Documentale

Contesto
Nelle aziende sono presenti documenti di diversi formati: alcuni sono ancora in formato cartaceo, altri invece nascono già come documenti elettronici, altri ancora arrivano come documenti elettronici firmati digitalmente.

L’esigenza
Archiviare tutti i tipi di documento, provenienti da varie fonti e dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza, in un unico punto in modo da poterli gestire in sicurezza e in modo efficiente

La soluzione
Il Software per Archiviazione Documentale è un sistema ben organizzato e funzionale (una piattaforma di Document Management) che permette di organizzare, catalogare, ricercare, distribuire e gestire tutti i documenti aziendali in modo veloce, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace.

  • Ricerca documenti
  • Conservazione Elettronica a Norma

Contesto
Ambienti in cui si vuole intraprendere un progressivo incremento della Gestione Documentale informatizzata ma nei quali sono presenti ingenti quantità di documenti in formato cartaceo con valore fiscale e/o legale che richiedono l’obbligo della conservazione della copia originale.

L’esigenza
Trasformazione degli originali cartacei dei documenti in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla conservazione

La soluzione
La Conservazione Elettronica a Norma è una soluzione software che assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.
Viene realizzata attraverso una soluzione che prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

Soluzioni on-premise, su cloud, ibride

La tipologia di implementazione tradizionale di un Sistema di Gestione Documentale è l’utilizzo di software on-premise, in cui i programmi sono installati e gestiti su infrastrutture hardware collocate presso la propria sede.
Offre alcuni vantaggi che rispondono a esigenze specifiche:

  • Controllo esclusivo su sistemi e dati
  • Gestione interna di dati sensibili
  • Flessibilità
  • Staff di supporto dedicato

È la soluzione da preferire nel caso in cui la policy aziendale richiede la gestione diretta dei dati, in cui è necessaria l’integrazione con altri Sistemi e software aziendali e l’organizzazione geograficamente localizzata.

Sono anche disponibili soluzioni fruibili direttamente via cloud.

Quali sono i vantaggi di questa soluzione?

  • nessun investimento in risorse hardware e software necessarie per l’implementazione
  • sistema costantemente aggiornato
  • scalare capacità e funzionalità in funzione delle esigenze

La soluzione migliore è adottare una architettura ibrida in grado di trarre vantaggi da entrambe le modalità integrando:

  • i sistemi on-premise con risorse infrastrutturali per la Gestione Documentale
  • applicazioni e servizi implementati su cloud per la Conservazione Elettronica a Norma
Le piattaforme di Gestione Documentali enterprise

Un altro aspetto importante riguarda l’utilizzo di una piattaforma di Gestione Documentale che abbia caratteristiche di classe enterprise.

Vediamo le caratteristiche più importanti:

  • soluzione funzionalmente potente e scalabile
  • capace di sostenere elevati carichi elevati sia come quantità di documenti gestiti, sia come numero di utenti contemporanei
  • possibilità di configurare l’alta affidabilità con funzioni di load balancing e fault tolerance
  • conforme alle normative vigenti in Italia

Una piattaforma di Gestione Documentale enterprise deve essere in grado di gestire applicazioni complesse e articolate, sviluppate attraverso strumenti “agili”, che siano facilmente fruibili anche da utenti non professionali attraverso smartphone e tablet.

Trovare il giusto partner per implementare il Sistema di Gestione Documentale

Concludiamo le linee guida per la scelta del software di Gestione Documentale dicendo che, quando il progetto per la realizzazione del Sistema di Gestione Documentale è complesso, per una corretta implementazione occorre essere affiancati da un partner di comprovata esperienza in questo settore.
Non si tratta infatti semplicemente di acquistare e installare un pacchetto software, ma occorre per prima cosa partire da una fase di analisi delle varie esigenze e dei processi aziendali.
Inoltre, da un punto di vista strategico di realizzazione, non è consigliabile partire subito con un piano completo, che potrebbe rivelarsi sovradimensionato rispetto alle reali esigenze.
È preferibile cominciare ad individuare singole necessità specifiche legate a obiettivi definiti e misurabili.

Smeup distribuisce una piattaforma che presenta tutte le caratteristiche e le funzionalità sopra descritte e si rileva quindi il partner ideale.[vc_row][vc_column el_class=”blog-author”][distance][vc_separator el_width=”50″][vc_row_inner][vc_column_inner el_class=”blog-author-img” width=”1/12″][vc_single_image image=”17171″ img_size=”60×60″][/vc_column_inner][vc_column_inner el_class=”blog-author-txt” width=”5/6″][vc_column_text]Antonio Furneri
Specialista Gestione Documentale e Workflow Management – Gruppo Sme.UP
My LinkedIn Profile

Published On: Luglio 13th, 2020 / Categories: News da smeup / Tags: /

Naviga per categoria:

Seleziona una categoria d’interesse dal nostro magazine