Quattro caratteristiche di un buon software di gestione documentale

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In qualunque azienda, grande o piccola che sia, la gestione dei documenti e delle informazioni da essi veicolate è un’operazione di grande importanza che, tuttavia, viene spesso sottovalutata, se non ignorata.

Ma non c’è modo migliore per aumentare il rischio di disordine o, nel peggiore dei casi, di perdita di informazioni importanti. Riordinare, sfogliare e mettere in condivisione i documenti è dunque fondamentale se non si vuole incappare in situazioni poco piacevoli, non solo all’interno dell’azienda ma anche con i propri clienti.

Un aiuto che viene dal software di gestione documentale

Negli ultimi anni tale operazione di riordino è stata facilitata dall’avvento del digitale: file e fatture elettroniche sono infatti oggi sistemabili mediante l’uso di software di gestione documentale creati ad hoc per ogni evenienza. Ormai sono tante le aziende che si avvalgono di questo indispensabile strumento e dal quale traggono giovamento per organizzare al meglio il proprio lavoro.

Quali caratteristiche?

Un importante aiuto nella gestione del lavoro legato all’abbondante flusso di documenti per il quale le aziende devono spesso investire tempo e personale. Ma quali sono le caratteristiche che rendono un software di gestione documentale uno strumento di cui vale la pena avvalersi? Vediamone assieme quattro.

1. Tutto a portata di click

Il software di gestione documentale consente di raccogliere i documenti, elaborarne le informazioni e controllarle con pochi e semplici comandi attivabili direttamente dal pc. Nessuna commissione che comporti eccessivi dispendi di tempo, quali code e attese: chi userà il software potrà infatti farlo stando comodamente seduto alla propria scrivania. Non solo: in poche mosse sarà anche possibile conservare e distribuire i documenti, smaterializzare la documentazione e collocarla in un archivio digitale, risparmiando così tempo ma soprattutto spazio.

2. Il workflow documentale

Il workflow documentale per la validazione di richieste di acquisto o delle fatture dei fornitori è uno strumento che consente la gestione documentale e l’ottimizzazione dei processi mission critical dell’azienda, oltre che dei flussi informativi. Esso riduce i tempi e i costi delle operazioni, migliorando la qualità dei servizi oltre che dei processi di business e amministrativi.

3. Documenti digitali con valore legale

Un buon software di gestione documentale è dotato anche di Conservazione Sostitutiva che è quella procedura legale, attivabile per via informatica, che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico. Regolamentata dalla legge vigente, infatti, la Conservazione Sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici, permettendo alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e stoccaggio.

La tecnologia della firma digitale, poi, permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, oltre al fatto che la marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. È infine possibile scambiare in modo automatico documenti tra clienti e fornitori (fatturazione elettronica), con convalida civilistico-fiscale.

4. Un aiuto per l’area amministrazione, finanza e controllo

Appare dunque chiaro che tutte queste funzioni rappresentano un aiuto concreto non solo per l’organizzazione interna dell’azienda, ma anche per i settori di amministrazione, finanza e controllo che lavorano per quest’ultima. Tale sistema di Business Intelligence, infatti, consente alla Direzione aziendale di estrarre i dati che interessano, compararli ed elaborare grafici precisi e assolutamente intuitivi per improntare il proprio disegno di espansione e crescita economica.


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