Gestione Documentale e Digitalizzazione dei Processi

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La digitalizzazione dei processi, ovvero la gestione dei processi cartacei mediante l’ausilio di strumenti informatici, è un tema che sta assumendo sempre maggiore rilevanza, perché in grado di migliorare le attività aziendali con grandi vantaggi di efficienza, riduzione dei costi e sviluppo del business. Il software per la gestione documentale è quello adatto alla digitalizzazione.

Sotto la spinta dell’evoluzione informatica, associata allo sviluppo di Internet, dei gestionali di nuova generazione e di sistemi operativi capaci di dialogare tra loro e di integrarsi in modo sempre più spinto, i modelli aziendali stanno cambiando.

La digitalizzazione delle informazioni porta benefici immediati in termini di efficienza e riduzione degli errori e dei costi, ma anche grossi vantaggi nel medio e nel lungo periodo. Al di là della maggiore eco-sostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, infatti, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo rintracciabilità documentale che garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare.

I processi in chiave automatica (oggi si dice “digitale”) stanno insegnando alle aziende a usare sempre meno la carta e sempre di più i computer, gli smartphone e i tablet per gestire e condividere le informazioni.

Eppure il processo di dematerializzazione dei documenti non è affatto scontato.

Vero è che gestire il cambiamento non è mai stato facile per nessuna organizzazione. La questione è che continuare a fare come si è sempre fatto non significa fare meglio e in modo efficiente.

Guardando più nel dettaglio la gestione documentale ed elettronica non strutturata, infatti, emergono criticità e inefficienze a livello operativo, dal punto di vista dello spazio e del tempo impiegato da ogni risorsa. Questo al di là degli errori manuali, delle spese di cancelleria, dei costi relativi all’acquisto di carta, toner e degli spazi necessari all’archiviazione. La gestione cartacea tradizionale comporta diverse azioni manuali e una mancanza di sistematizzazione delle informazioni presenti nei documenti.

La conseguenza? Una serie di inefficienze che impattano sulla qualità dei processi e del business, a partire da una compartimentazione tra gli stessi uffici aziendali che non possono accedere alle informazioni e perdono tempo a ricercare i documenti necessari a svolgere il proprio lavoro. Questo porta a una ridondanza dei documenti (spesso inutilmente replicati). La gestione manuale, per altro, ha più alti margini di errore e le procedure cartacee comportano un grosso spreco di tempo, spazio, materiali e risorse.

Ecco perché le aziende si stanno progressivamente spostando verso una gestione digitale.

La soluzione proposta da Gruppo Sme.UP è ARXivar.

ARXivar è il software per la gestione documentale che permette di archiviare, organizzare e gestire le informazioni aziendali sfruttando un potente motore di processi (workflow) definibili attraverso un modellatore grafico.

ARXivar gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendone immediato il reperimento. Le informazioni sono infatti organizzate, controllate e condivise.

Le funzionalità del software per la gestione documentale ARXivar

Archivia
Archiviare documenti elettronici di qualsiasi tipo (Word, Excel, Power point, immagini, video, mail…) provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza.

Ricerca
Eseguire ricerche in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata.

Organizza
ARXivar permette di organizzare e collegare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni e Hashtag.

Sicurezza
Proteggere le informazioni è una necessità e spesso un obbligo. ARXivar garantisce la riservatezza e l’integrità delle informazioni archiviate.

Motore OCR
Con il suo potente motore OCR integrato, ARXivar riconosce il contenuto dei documenti e permette di ricercare le informazioni con la potenza di un motore di ricerca.

Condivisione Multicanale
ARXivar consente una completa movimentazione dei documenti (e relativo tracciamento) tramite eMail, Fax e servizi di postalizzazione, nonché la gestione di liste di distribuzione.

Modelli Aziendali
Mette a disposizione dell’intera azienda modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti: offerte, contratti, moduli qualità etc.

La soluzione è completa con firma digitale, timbratura digitale, generatore di report, esportazione delle informazioni. ARXivar dispone inoltre di connettori con i più diffusi sistemi ERP per la cattura dei dati e l’integrazione dei processi.


Alvino Lancini
Responsabile Linea di Business Documentale – Gruppo Sme.UP
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