Le caratteristiche essenziali che deve avere un programma gestionale

Oggi il mercato dei programmi gestionali offre un ampio panorama di possibilità che si adattano a diverse esigenze e diversi tipi di organizzazione. A prescindere dalla tipologia di azienda presa in considerazione, il compito del programma gestionale è quello di rendere più efficiente la gestione dei processi aziendali e dei relativi flussi di lavoro e in secondo luogo di semplificare e velocizzare lo svolgimento di tutte le attività collaterali e ripetitive. Vediamo quindi nello specifico alcune caratteristiche che un software deve avere per essere definito un buon programma gestionale.

Specifico

A seconda del settore in cui operano, le aziende possono avere esigenze molto diverse. Quindi ad esempio, un software di gestione della logistica non sarà adatto a un call center. O meglio: esistono software gestionali generici che possono essere adattati a tipologie di aziende anche molto diverse tra loro, ma non saranno in grado di soddisfare esigenze specifiche. Per soddisfare questo tipo di necessità sono stati appunto sviluppati dei programmi appositi, come ad esempio software per la gestione del magazzino, per la produzione su commessa, per i punti vendita e molti altri. Quindi perché non scegliere quello che più si adatta alla propria impresa?

Modulare

Modulare fa rima con personalizzabile. Un programma gestionale a moduli, infatti, è l’ideale per qualsiasi tipo di azienda perché consente all’impresa di comporre il proprio software con le funzionalità che meglio rispondono alle necessità e ai processi aziendali tralasciando invece quelli che non sono utili e che andrebbero solamente a creare rallentamenti nell’utilizzo del programma. Inoltre, la modularità garantisce l’evoluzione del software insieme all’azienda: al crescere del business aziendale, sorgeranno sicuramente nuove esigenze, che potranno essere soddisfatte aggiungendo ulteriori moduli al programma gestionale, a posteriori.

Integrato

Spesso accade che un’azienda che sceglie di adottare un nuovo programma gestionale abbia già al proprio interno almeno un software per gestire alcuni processi o un preciso dipartimento. In alcuni casi, non è necessario dismettere il software preesistente, soprattutto se svolge in modo efficiente le proprie funzioni. Allora, ecco che un programma gestionale in grado di integrarsi con un software già esistente diventa la soluzione vincente: all’interno dell’organizzazione tutte le informazioni devono essere gestite come un unico flusso, per cui l’esistenza di due software separati non può che produrre inefficienze, mentre due software che comunicano tra loro e permettono la gestione unitaria dei dati si trasformano in un’accoppiata vincente.

Collaborativo

È importante che il sistema ERP sia utilizzabile in contemporanea da diversi utenti, anche facenti parti di diversi dipartimenti aziendali. Questo perché spesso, un’informazione può essere relativa a più processi e a più dipartimenti all’interno dell’organizzazione, quindi consultabile da diverse persone. La banca dati del software verrà quindi man mano arricchita e consultata in tempo reale da diversi utenti, che accederanno a un dato univoco, aspetto importantissimo per evitare errori dovuti alla presenza della stessa informazione su diversi software.
Più utenti contemporaneamente possono utilizzarlo per svolgere le loro diverse attività. Ad esempio l’impiegata dell’amministrazione deve poter svolgere le sue attività contabili, mentre l’operaio sul campo inserisce le sue attività e i tempi in modo indipendente.

Flessibile a diversi metodi di consultazione

Per essere efficiente, un programma gestionale dovrebbe essere in grado di offrire diverse modalità di consultazione dei dati, ad esempio in modo gerarchico, aggregato, organizzato in statistiche, tramite ricerca libera e così via. In questo modo l’utente potrà consultare le informazioni sotto la forma più consona all’attività che deve svolgere, facilitando anche l’interpretazione del dato stesso.

Sensibile agli errori

Il sistema deve essere in grado di individuare quando un utente inserisce un dato errato, come ad esempio una partita IVA non esistente. Se l’utente verrà avvisato con una notifica, provvederà subito a correggere l’errore e si manterrà così una banca dati corretta e affidabile all’interno del sistema.

Multi-device

All’interno di un’azienda, non tutti gli utenti lavorano sempre in ufficio. Pensiamo ad esempio agli account manager, ai rappresentanti commerciali, che sono spesso presso il cliente e hanno bisogno di consultare i listini per creare le offerte o ancora gli addetti alla produzione che hanno bisogno di consultare le informazioni relative ai processi senza dover lasciare ogni volta la postazione di lavoro. È importante quindi che il programma gestionale sia consutlabile anche da dispositivi mobile, per favorire al massimo una fruizione rapida e agevole delle informazioni per sfruttarle al meglio nell’ottimizzazione dei processi.