Scegliere il software giusto tra i tanti programmi gestionali per aziende

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Negli ultimi anni, i programmi gestionali per aziende sono diventati uno strumento consolidato tra le imprese. Questo grazie anche alla rapida evoluzione di questi sistemi, che sono diventati più flessibili e soprattutto accessibili non solo per le grandi aziende ma anche per le piccole e medie imprese. Inoltre, si sono evoluti da software dipartimentali a vere e proprie piattaforme, in grado di gestire i processi di un’azienda nella sua totalità, ma garantendo allo stesso tempo la possibilità di personalizzare le funzioni al proprio interno a seconda delle esigenze dell’organizzazione. Le tre grandi novità in questo ambito sono  state in questi anni sicuramente tre:

  • La modularità, che permette appunto alle aziende di comporre il proprio sistema ERP con le funzionalità necessarie tralasciando quelle superflue
  • Il cloud computing, che offre alle aziende molti vantaggi tra cui la sicurezza dei dati, l’aggiornamento costante del software e una riduzione dei costi di implementazione
  • L’integrabilità con le nuove tecnologie, come l’internet of things e l’intelligenza artificiale

Ma veniamo al nocciolo della questione e vediamo subito quali sono i passaggi per scegliere il software giusto tra i tanti programmi gestionali per aziende che offre il mercato.

Considerare il tipo di azienda

Come abbiamo detto, oggi il mercato offre una vastissima scelta di programmi gestionali per aziende. Non tutti, però, sono adatti a tutte le imprese. Oggi le principali categorie di software gestionale sono queste:

  • Software per grandi aziende
  • Software per piccole e medie imprese
  • Software per aziende di produzione su commessa
  • Software di gestione di specifici dipartimenti o processi
  • Software per settori specifici ( retail, gdo, ecc)

Ben felici di non doverci accontentare di un software generico, è importante però prestare attenzione per scegliere quello che meglio si adatta all’azienda. Per la ricerca del sistema gestionale giusto è quindi bene partire da una prima scrematura, selezionando i software della macro-categoria che fa al caso della propria impresa. Infatti, per una PMI sarebbe dannoso scegliere un sistema gestionale adatto a imprese di grandi dimensioni, perché andrebbe offrirebbe funzionalità non necessarie e standardizzazione dove invece serve flessibilità, andando quindi ad aggiungere complessità.

Valutare i requisiti

Ristretto il bacino di opzioni tra cui scegliere, è importante valutare i requisiti sia lato software che lato azienda :

  • Obiettivi aziendali: in questo frangente è bene considerare gli obiettivi che l’azienda si pone sia a breve che a lungo termine, e le conseguenze richieste che nel concreto il software dovrà sostenere per permettere di raggiungere tali obiettivi. Questo permetterà di selezionare tra tutti i programmi gestionali per aziende quelli che effettivamente sono in grado di soddisfare le necessità di business dell’azienda e seguire il suo processo evolutivo.
  • Requisiti di budget : anche l’aspetto economico è importante. Tuttavia, è sconsigliabile scegliere il software più economico, ma andrebbe piuttosto valutata una soluzione che possa essere sfruttata al meglio, come i sistemi modulari che consentono di comporre il software con le funzionalità strettamente necessarie eliminando quelle superflue, consentendo all’azienda anche un risparmio economico. Inoltre, è importante anche valutare l’opzione del software in Cloud, che tra i tanti vantaggi include anche il risparmio dei costi di implementazione di un software fisico.
  • Requisiti di sistema: è importante comprendere e stilare un elenco di requisiti che l’implementazione di un nuovo software richiederà al sistema. Per questo, è consigliabile consultare tutte le figure, interne ed esterne all’azienda che avranno a che vedere con il nuovo sistema ERP, in modo da avere un quadro chiaro e considerare le opzioni in base ai requisiti.
  • Integrazione del sistema: nel caso in cui all’interno dell’azienda siano in uso altri software, è importante considerare un sistema ERP che sia in grado di integrarsi con questi, in modo da scongiurare inefficienze causate da un’eventuale duplicazione del dato e sfruttare invece i vantaggi della sinergia dei diversi sistemi messi in dialogo tra loro.
Tenere presente alcuni accorgimenti
  • Affidabilità del partner: è importante, oltre alla qualità del software, valutare anche l’affidabilità e le competenze del partner fornitore, in modo da essere accompagnati da una software house che sia in grado di seguire l’azienda al meglio.
  • Semplicità di utilizzo: qualsiasi software, a fronte di una nuova implementazione, implica la necessità di formare le risorse al suo utilizzo. Ma è importante valutare la complessità del sistema in oggetto ed evitare, se non strettamente necessario, di sceglierne uno altamente complesso che richiede un monte ore di formazione impegnativo. Oggi esistono molti sistemi altamente intuivi, che permettono un utilizzo agevole del sistema.
  • Qualità dell’assistenza: qualsiasi sia il software scelto, bisogna tenere in conto che, prima o poi, si verifichi la possibilità che ci sia qualche problema da risolvere. In quest’ottica, è bene dunque pensare subito a questa eventualità e accertarsi che il proprio partner sia in gradi di offrire un Servizio Assistenza di alta qualità, in modo da poter rispondere in modo sollecito in caso di complessità da risolvere e scongiurare un eventuale fermo attività o altre inefficienze.

 


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