Gestionali ERP: l’importanza dell’automatizzazione

Oggi, i software gestionali ERP di ultima generazione vantano a gran voce, rispetto ai classici programmi gestionali, la modularità l’automatizzazione dei processi e l’integrabilità con altri programmi preesistenti.

Qual è quindi, nella sostanza, il vantaggio dei software gestionali ERP per l’automatizzazione dei processi aziendali rispetto ai gestionali tradizionali? Vale veramente la pena per le aziende considerare di cambiare il proprio sistema gestionale?

I principi su cui si basano i software gestionali tradizionali

I software gestionali tradizionali sono nati come software dipartimentali, utilizzati spesso per la contabilità, il cui utilizzo è stato man mano esteso a molti altri dipartimenti aziendali. Hanno per molto tempo svolto la funzione della gestione di un singolo dipartimento. Infatti, inizialmente le organizzazioni disponevano di diversi software gestionali, utilizzati ognuno per gestire un ambito specifico. Successivamente, è nata l’esigenza di risolvere il problema della duplicazione del dato: spesso la stessa informazione risiedeva su diversi software di differenti dipartimenti : bastava un errore anche minimo per creare confusione, errori e inefficienze. Per ovviare a questo problema, sono stati sviluppati i software gestionali ERP, che consentono di amministrare molti dipartimenti con un unico sistema. Anche se oggi i software gestionali di stampo più tradizionale permettono di gestire più di un dipartimento, lo stampo è rimasto comunque limitato ad un flusso di lavoro con una scarsa integrazione dei diversi processi e flussi di lavoro. L’aggiunta di funzionalità più ampie non è sufficiente infatti a garantire una gestione globale dei processi dell’azienda e di conseguenza nemmeno a creare automazione.

L’ampiezza di vedute dei sistemi gestionali ERP

I moderni sistemi gestionali ERP si basano invece sul concetto di gestione dell’organizzazione come un unico organismo composto da flussi di lavoro a cavallo su più dipartimenti, per cui è necessaria la massima sincronia di gestione di tutti i diversi processi e l’univocità delle informazioni. Non solo: con la modularità, questi sistemi presentano un alto livello di personalizzabilità, in modo a cucirli su misura delle esigenze specifiche dell’azienda. I sistemi gestionali ERP garantiscono un alto livello di collaborazione dei diversi utenti, che arricchiscono il software con informazioni che possono essere consultate da diverse persone in tempo reale. La gestione di tutti i processi all’interno di un unico sistema e l’univocità dei dati rendono possibile l’automatizzazione di molti processi, garantendo in primis la riduzione di errori e in secondo luogo il risparmio di tempo dedicato ad operazioni ripetitive, che lascia quindi più spazio ad attività più strategiche e cruciali per lo sviluppo del business aziendale.

L’ automazione dei processi aziendali è garantita dal sistema ERP che consente di progettare e implementare precise regole di business necessarie per strutturare i flussi di lavoro, allineare il comportamento degli utenti e controllare le informazioni in modo rapido ed efficiente. Grazie alle regole stabilite, sarà dunque possibile avere dei flussi di lavoro preimpostati, per cui basterà semplicemente inserire a sistema i dati operativi.

Elemento che contribuisce a rendere questi sistemi altamente efficienti è quello del tracciamento delle attività. Consentendo infatti di tenere traccia di tutte le attività che vengono svolte relativamente ai diversi flussi di lavoro interni all’azienda, l’organizzazione è in grado di avere sempre la visione d’insieme , per esempio, di tutte le attività che vengono svolte relativamente a un determinato prodotto o a un singolo cliente e di analizzarne le performance in termini di risorse e risultati ottenuti. Questo permette di individuare eventuali inefficienze o, al contrario, di delineare nuove best practices per migliorare l’attività aziendale.

L’alta integrabilità dei sistemi gestionali ERP fa inoltre sì che non sia necessario eliminare programmi dove ce ne fossero di già esistenti e che non venga persa nessuna informazione. Ad esempio: i moderni sistemi ERP consentono anche la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ma nel caso in cui un’azienda che sceglie di adottare un nuovo sistema ERP disponesse già di un CRM funzionante in modo efficiente, ecco che l’integrabilità dell’ERP consentirà all’impresa di non dover sostituire qualcosa che già funziona bene, ma di poter sfruttare le funzionalità del proprio CRM facendolo dialogare il sistema ERP per sfruttarlo al massimo.