Office Booking: un nuovo modo di vivere l’ufficio in smeup

La nuova dimensione dell’ufficio

La pandemia ha drasticamente rivoluzionato il nostro modo di lavorare. L’introduzione immersiva dello smart working ha messo le aziende di fronte alla necessità di ripensare anche al modo in cui le persone usufruiscono degli spazi della sede lavorativa.
L’ufficio infatti non ha perso il suo ruolo di luogo di condivisione, confronto, collaborazione, socialità. Anzi, più che mai le relazioni e gli scambi sociali che hanno luogo in ufficio ricoprono un ruolo importante in un contesto in cui il lavoro da casa può provocare un senso di isolamento.
Le aziende si sono trovate però di fronte a una nuova modalità di vivere il “luogo azienda”, che deve essere in primis un posto a livello sanitario, per garantire ai dipendenti di poter di nuovo accedere al proprio ufficio, alternando smart working e lavoro in presenza.
Lo smart working inoltre non prevede il solo lavoro da casa, ma una flessibilità nella scelta dei luoghi in cui lavorare, che comprende appunto anche l’ufficio e luoghi di coworking.

Come gestire l’accesso alle sedi smeup in tutta sicurezza?
Noi lo abbiamo fatto con una APP.

Noi di smeup abbiamo diverse sedi dislocate nel nord Italia, che accolgono 460 collaboratori.
Rendere semplice la complessità di gestione della sicurezza all’interno delle sedi è stato nei mesi scorsi l’imperativo che abbiamo affrontato per garantire a tutti gli smeupper di tornare nei propri uffici, confrontarsi e collaborare di nuovo vis-à-vis con i colleghi.
Ma come gestire ogni giorno gli accessi in 14 sedi diverse?

Ecco che nasce Office Booking, l’applicazione smeup per la gestione degli accessi nelle sedi lavorative.

Abbiamo sfruttato la tecnologia di smeup per sviluppare una soluzione che fosse in grado di rispondere rapidamente alla necessità di offrire agli smeupper un modo semplice e rapido per tornare in ufficio in accordo con le procedure di sicurezza.

Cos’è Office Booking?

L’ Applicazione semplice e intuitiva che abbiamo sviluppato per rendere semplice e veloce la prenotazione della presenza nelle sedi lavorative per tutti i dipendenti di smeup.

L’applicazione consente di scegliere tra le sedi smeup quella in cui si vuole prenotare la propria presenza per un determinato giorno.

Di cosa avevamo bisogno?

Tutte le info a colpo d’occhio

Office Booking consente di visualizzare per ogni sede e per ogni giorno diverse informazioni:

• Il numero di posti totali prenotabili secondo le norme di sicurezza Anti-Covid
• Il numero di posti ancora disponibili
• La percentuale di occupazione della sede
• L’elenco dei colleghi che si sono prenotati per quel giorno nella sede scelta

Spazio alle comunicazioni

In fase di prenotazione, l’app consente di associare alla registrazione della propria presenza un messaggio scritto condiviso poi con i colleghi, in cui specificare note o esigenze particolari.

Visualizzazione a calendario

Le prenotazioni effettuate sono visibili attraverso un apposito calendario e sono contestualmente collegate all’agenda aziendale, all’interno della quale comparirà il luogo corrispondente alla sede prenotata nel relativo campo.

Check delle procedure

Contestualmente alla prenotazione effettuata, l’applicazione consente di completare le procedure necessarie per l’accesso alla sede lavorativa nel rispetto dei protocolli di sicurezza anti-covid. Attraverso l’app i dipendenti sono in grado di confermare che stanno facendo ingresso in ufficio e che hanno superato positivamente i controlli per il rilevamento della temperatura e dei sintomi influenzali.

Come abbiamo realizzato Office Booking?
Smart
Snella
Multipiattaforma

smart Office Booking rappresenta una soluzione applicativa completa, autocontenuta, indipendente, snella, cloud-native, saas-compliant, rapida da installare, basata architetturalmente su smeup.

snella E’ come se fosse un “mini-smeup”! Infatti la app si appoggia ad un sistema enterprise che ha tutte le caratteristiche tecniche e tecnologiche di smeup, ma non la copertura applicativa completa e nemmeno tutto il database.

multipiattaforma Office Booking è completamente multipiattaforma!
L’unico elemento che gira su IBMi è la tabella che contiene le prenotazioni salvate: questo perché le prenotazioni sono condivise anche con l’Agenda (che gira su IBMi).