Porta la tua conferenza online ai tempi del COVID-19

Cos’è e come funziona l’organizzazione di eventi

L’organizzazione di eventi è un’attività complessa formata da molte sotto-attività, alcune prettamente concrete e logistiche, altre invece più commerciali e digitali. I costi sono alti perché l’organizzazione richiede risorse interne ed esterne e oggetti come la location e il catering. Organizzare eventi da remoto invece ha altre caratteristiche.

Organizzare eventi da remoto ai tempi del lockdown da Coronavirus

Gli eventi sono importanti per le aziende, quindi in questo momento non ci si può rinunciare, ma bisogna capire come farli evolvere e rendere digitali.

I 3 format tradizionali diventano digitali

Formazione: la formazione può essere fruita come webinar, sia quella didattica che quella aziendale

Conferenza stampa: ne stiamo vedendo spesso in questi giorni a livello istituzionale di conferenze stampa gestite a distanza, in cui i giornalisti collegati da remoto posso fare domande e avere le risposte in diretta

Comunicazioni istituzionali interne: le comunicazioni aziendali sono in questo momento molto delicate. Per addolcire i messaggi, invece del freddo comunicato stampa scritto, si possono realizzare dei video in cui si parla ai propri dipendenti

Come organizzare un evento digital

• Scegliere la piattaforma digitale più adatta ad ospitare il proprio webinar, tenendo in considerazione che l’affluenza sarà maggiore rispetto all’evento fisico
• Inviare inviti digitali al webinar
• I materiali distribuiti saranno brochure digitali invece che in formato cartaceo
• Il follow-up post-evento resta invariato

Si possono anche realizzare rinfreschi in compagnia digitale, come ad esempio gli e-coffee break

I benefici dei webinar riguardano una riduzione elevata dei costi, minore inquinamento, minore uso di materiali cartacei per brochure, minori sprechi anche sul cibo del catering.

Le società che sapranno approfittare di questa emergenza per sviluppare un nuovo modo di organizzare i propri eventi ne beneficeranno anche in futuro, perché questa epidemia porterà molto probabilmente un cambio radicale nel nostro modo di vivere l’attività lavorativa e il marketing, oltre che la vita in generale.