6 modi per ridurre gli straordinari dei dipendenti

Come ridurre gli straordinari

1. Tratta gli straordinari come un’eccezione, non come una regola

La cultura aziendale inizia dall’alto. Se tratti gli straordinari come qualsiasi altra ora lavorata, i tuoi dipendenti faranno lo stesso. Invece, gli straordinari dovrebbero essere trattati come l’opzione finale, non la prima.

Cambiare la tua “cultura degli straordinari” potrebbe essere una sfida per i dipendenti che sono abituati a lavorare e a ricevere gli straordinari. Ma per la tua attività nel suo insieme, una cultura del lavoro straordinario va spesso di pari passo con una cultura del disimpegno e del burnout dei dipendenti. Se i tuoi dipendenti sono così abituati a lavorare più a lungo o a fare tardi al punto da non giustificare nemmeno una conversazione, è tempo di parlare con il tuo team e dare un’occhiata più da vicino ai valori della tua organizzazione.

2. Assicurati che il tuo team abbia le attrezzature e le risorse giuste

Imparare a ridurre gli straordinari significa sfruttare al massimo le normali ore dei dipendenti: lavorare in modo più intelligente, non più a lungo. Ci sono molte attività manuali e amministrative che fanno perdere tempo ai dipendenti durante il giorno.

Se le attività quotidiane sono frequenti, consumano molto del tempo della tua squadra, trova il modo di automatizzarle o semplificarle. Invece di ospitare riunioni giornaliere, utilizzare una scheda di progetto online in cui tutti possono verificare lo stato del progetto e i loro incarichi.

Esistono anche molti programmi automatizzati di formazione e integrazione dei dipendenti.

È importante assicurarsi che il proprio team dedichi la maggior parte del tempo alle proprie effettive responsabilità e che dispongano degli strumenti necessari per svolgere al meglio il proprio lavoro. Se il tuo team sta spendendo il proprio turno nella risoluzione dei problemi di software ingombranti o vecchie apparecchiature, è tempo di sostituirli con qualcosa di più efficiente.

3. Traccia e identifica i modelli di straordinario

Le attuali app di pianificazione e gli strumenti software di gestione del lavoro consentono ai datori di lavoro di impostare avvisi di tracciamento per le ore dei dipendenti. Se un dipendente raggiunge il massimo per la settimana o lavora al di sopra della media abituale, conoscere in anticipo ti dà il tempo di adeguare i programmi.

Torna indietro nel tuo libro paga dei dipendenti e valuta attentamente i dati del timecard. Ci sono alcuni periodi dell’anno, come durante le vacanze, dove gli straordinari sono generalmente alti e inevitabili? Le stesse persone fanno più lavoro straordinario ogni turno? Quindi, confronta il tuo budget di lavoro pianificato con il tuo budget di lavoro effettivo. La pianificazione dei tuoi dipendenti è accurata e corrisponde al tuo budget nella realtà, o ha bisogno di qualche aggiustamento?

4. Formazione dei dipendenti

Diffondere responsabilità e competenze tra tutta la tua squadra è un altro modo per ridurre gli straordinari. Invece di fare affidamento su un singolo dipendente qualificato, formare altri membri del team per intervenire e distribuire il carico di lavoro.

5. Prova programmi di lavoro flessibili

Oltre la metà dei dipendenti afferma che se hanno bisogno di lavorare, preferirebbero essere più produttivi da casa che in ufficio.

Le ricerche dimostrano che programmi di lavoro flessibili vanno a vantaggio sia dei datori di lavoro che dei dipendenti. I dipendenti con orari flessibili sono più produttivi durante le ore in cui lavorano e usano il loro tempo in modo più efficace, riducendo la possibilità di straordinari o non svolgendo il lavoro come programmato.

La pianificazione flessibile del lavoro potrebbe non funzionare per tutte le aziende e non tutti sono costretti a lavorare da casa. Lasciare che i dipendenti sperimentino il telelavoro o il tempo flessibile può aiutare a ridurre gli straordinari.

6. Limite delle ore di straordinario

Stabilisci un limite settimanale, mensile o persino annuale delle ore di straordinario che la tua azienda può permettersi di pagare per dipendente. La limitazione degli straordinari garantisce che il lavoro venga distribuito in modo più uniforme tra i membri del team e che tutti abbiano la possibilità di fare gli straordinari se apprezzano la retribuzione aggiuntiva.