Riunioni in smart working : la tecnologia per ottimizzarle

Lo smart working ha cambiato molte delle nostre abitudini lavorative, ma non ha intaccato uno dei capisaldi della vita d’ufficio: le riunioni. Gli incontri di lavoro che prima avvenivano nelle apposite sale riunioni, infatti, oggi si svolgono in sale virtuali attraverso le conference call. Le riunioni in smart working sono rese possibili grazie a strumenti che grazie alla connessione internet e alla tecnologia Cloud ci permettono di creare delle vere e proprie sale riunioni virtuali dove è possibile vedersi, parlare, condividere documenti.
In questo senso, le nuove tecnologie digitali si sono rivelate di importanza fondamentale perchè ci garantiscono di poter mantenere momenti di confronto e anche il carattere di convivialità che questi comportano.
Molti di questi strumenti offrono funzioni avanzate che permettono un’esperienza quanto più simile a quella di riunirsi effettivamente intorno alo stesso tavolo. L’aspetto fondamentale di queste tecnologie è il fatto che garantiscono di poter avere momenti di collaborazione tra le risorse che si trovano per la maggior parte del tempo a lavorare da sole. La collaborazione, tuttavia, richiede alcune condizioni essenziali che la tecnologia dovrebbe aiutarci ad assicurare, come ad esempio una qualità audio e video sufficiente e altro ancora.
E’ importante quindi assicurarsi che tutto possa svolgersi al meglio. Vediamo alcuni accorgimenti per ottimizzare le riunioni in smart working.

Come scegliere lo strumento giusto

Conoscere il numero dei partecipanti
Il numero dei partecipanti che ci si aspetta mediamente per le nostre riunioni influisce sulla scelta dello strumento. Alcuni di essi infatti supportano un numero limitato di partecipanti, oppure potrebbero presentare difficoltà di funzionamento con un alto numero di utenti presenti.
Avere un’idea delle tempistiche
Anche in questo caso, avere un’idea della durata media delle conference call che andremo a svolgere è importante perchè alcune piattaforme offrono gratuitamente le videochiamate per un tempo limitato.
In altri casi, l’utilizzo prolungato di una specifica piattaforma potrebbe essere mengo agevole rispetto ad altre.
Conoscere quali dispositivi verranno utilizzati
Le videoconferenze possono essere svolte sia da computer che da dispositivi mobile. Alcune persone potrebbero avere la necessità di utilizzare questi ultimi, per cui è impornate accertarsi che lo strumento che sceglieremo per effettuare le riunioni in smart working supporti l’utilizzo dei dispositivi mobile.
Identificare le necessità
Per scegliere lo strumento da utilizzare, bisogna avere ben chiare le necessità che avremo durante le riunioni: abbiamo bisogno solo di vederci e sentirci o anche di fare delle presentazioni? Ci servirà una lavagna virtuale? Avremo bisogno di condividere dei documenti
Verificare i requisiti tecnici
Altro elemento da tenere in considerazione per la scelta della piattaforma da utilizzare per le riunioni in smart working sono i requisiti tecnici della piattaforma stessa: verifichiamo anticipatamente i requisiti relativi alla connessione internet, agli strumenti audio, alle impostazioni firewall e proxy.
Sicurezza
E’ importante che lo strumento che andremo a scegliere per le riunioni in smart working garantisca un adeguato livello di sicurezza: le informazioni aziendali sono importanti e devono rimanere riservate.
Per questo è una buona pratica accertarsi che la piattaforma per le conference call rispetti adeguati prodotolli in merito alla etione dei dati e che disponga di funzioni per la protezione delle informazioni personali.
Supporto e assistenza
Per evitare il rischio di non poter effettuare una riunione nel caso in cui si verifichino problemi tecnici che non siamo in grado di risolvere da soli, affidiamoci ad una piattaforma che include anche un nuon servizio di assistenza che sia in grado di offrirci supporto immediato in caso di necessità.Esistono ad esempio servizi e hosting gestiti che garantiscono su supporto clienti 24/7 e possono anche erogare servizi di formazione specifica.

Gli accorgimenti prima della riunione

Prima della riunione, è sempre bene fare dei test con sufficiente anticipo per accertarsi che tutto funzioni correttamente.
Ecco gli aspetti da controllare: