Software aziendale: piccola guida su cos'è e come sceglierlo

Cos’è un software aziendale?

Un software aziendale è un programma dedicato alla gestione dei processi aziendali. Questo tipo di software nasce come software dipartimentale, ovvero dedicato alla gestione di un singolo dipartimento all’interno di un’azienda, come ad esempio la contabilità o la produzione. Definiti oggi come software gestionali, questi programmi consentono di gestire in maniera strutturata ed organizzata tutti i flussi di lavoro che fanno parte dei processi aziendali che altrimenti verrebbero gestiti manualmente. Oggi i software più moderni sono i sistemi ERP, ovvero software di Enterprise Resource Planning, che consentono di gestire non soltanto un dipartimento aziendale, bensì tutti gli ambiti interni all’organizzazione, in maniera sinergica.

Un software aziendale è uno strumento molto importante che ogni impresa dovrebbe avere, perché offre infiniti vantaggi. Sembrerebbe banale, ma solamente la gestione informatizzata dei dati, prima caratteristica dei software gestionali, è già un elemento che permette di eliminare confusione, errori, inefficienze. Con la grande mole di dati che oggi ogni azienda produce e deve gestire, un’amministrazione dei dati in formato cartaceo è impensabile. Un software aziendale ERP consente di immagazzinare tutti i dati relativi all’attività dell’azienda all’interno di un unico database.

Introdurre la digitalizzazione, per le aziende, consente loro di gestire tutti i processi in modo migliore e, di conseguenza, di essere più efficienti. Inoltre, oggi i software gestionali sono uno strumento ormai diffuso nella maggior parte delle aziende, per cui non averne uno, per un’impresa, implicherebbe il rischio di essere meno competitiva sul mercato.

I vantaggi di un software aziendale

Sicurezza e reperibilità dei dati: un software aziendale consente, grazie alla raccolta dei dati all’interno di un unico database, di non disperdere i dati e di reperirli più velocemente.
Tempi e costi: la facilità di reperimento dei dati permette di risparmiare il tempo dedicato a ciascuna attività e soprattutto di ridurre notevolmente gli errori: garantisce quindi alle aziende di ridurre i costi dovuti a sprechi derivanti dalle inefficienze.
Tutto sotto controllo: i gestionali aziendali consentono di avere sempre sotto controllo una visione completa e d’insieme di tutti i processi e i flussi di lavoro all’interno dell’azienda, in ogni dettaglio. Questo permette di avere sempre chiaro il quadro della situazione.
Ridefinizione e ottimizzazione dei processi: i programmi gestionali consentono di definire in modo strutturato i processi aziendali, registrando all’interno del sistema tutti i flussi di lavoro. In questo modo, è possibile osservarne l’andamento e andare a ridefinire in modo ottimale quei processi che hanno mostrato delle inefficienze.
Automatizzazione: un programma di gestione aziendale offre il grande vantaggio di poter rendere automatiche alcune attività operative ripetitive, consentendo di risparmiare tempo e dedicarsi ad attività di carattere più strategico.
Analisi delle performance: i sistemi gestionali, che immagazzinando una grande quantità di dati, consentono di poterli sfruttare estraendo dati dati raccolti informazioni utili relative alle performance aziendali, consentendo di effettuare previsioni. Questo anche grazie alle diverse modalità di visualizzazione del dato che questi sistemi offrono, come ad esempio grafici e report di facile interpretazione.
Integrazione: i moderni software gestionali sono integrabili con software preesistenti, consentendo di poter conservare appunto programmi già in essere all’arrivo del nuovo sistema gestionale. Il vantaggio dell’integrabilità risiede nel dialogo tra i sistemi gestionali, consentendo così di sfruttarne appieno le potenzialità senza il rischio di duplicazione del dato.
Innovazione: un software aziendale ERP consente anche di integrarsi con le nuove tecnologie, come ad esempio quelle dell’Industrial Internet of Things e l’Intelligenza Artificiale, supportando quelle aziende che hanno in progetto di introdurre innovazione per il proprio business.

Le tipologie di software

Per processi specifici: somigliano molto ai primi software dipartimentali: consentono infatti la gestione di un processo specifico come ad esempio amministrazione finanza e controllo, magazzino, produzione, logistica, magazzino, acquisti, vendite.
Modulari: i moderni software gestionali sono strutturati a moduli, che permettono di comporre il sistema gestionale con le funzionalità più adatte alle proprie necessità.
Per pmi: oggi esistono anche dei sistemi appositamente studiati per le piccole e media imprese, che necessitano di un software aziendale che sia in grado di garantire molta flessibilità
Per grandi aziende: alle grandi aziende sono dedicate le piattaforme ERP, sistemi gestionali in grado di gestire anche aziende con processi molto complessi e con necessità di garantire un alto livello di standardizzazione.
Per settori specifici: tutte le tipologie di azienda possono trovare il proprio software aziendale: oggi esistono infatti sistemi studiati anche per realtà specifiche come le aziende di produzione su commessa o le aziende del settore Retail.
In Cloud: il Cloud offre alle aziende la possibilità di contenere i costi iniziali di implementazione del software ma soprattutto di disporre della massima sicurezza dei dati, salvati attraverso sistemi di backup e disaster recovery. Inoltre, consente di disporre di un software costantemente aggiornato in automatico.