I processi di servizio nel software documentale

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Il software documentale nasce per poter archiviare i documenti cartacei in modo digitale, evita il consumo di carta,  la deduplica di un documento tra diverse persone ed informa i singoli utenti di quando un documento è in lavorazione da parte di un utente. Tutto questo avviene tramite i processi di servizio.

I processi di servizio si utilizzano principalmente per inviare notifiche e/o e-mail su un determinato lavoro.

Alcuni esempi di processi di servizio

Se un utente crea un’offerta e la condivide con più persone tramite documentale e vi apporta delle modifiche, tutti gli utenti coinvolti inizialmente nel processo, riceveranno una notifica relativa all’azione svolta.

Se un utente sta lavorando su un documento e un altro vuole apportare delle modifiche, il programma lo blocca, mostra la versione più recente salvata e non permette di apportare variazioni a quest’ultima.

Ogni volta che arriva una fattura fornitore dal portale della fatturazione elettronica viene inviata una segnalazione di ricezione nuova fattura con le informazioni principali: a che azienda è destinata, il fornitore, che cosa riguarda la fattura. Poi parte il processo di registrazione che, in caso di errori, invia una notifica.

La condivisione del documento permette anche di assegnare un determinato lavoro ad un utente ed evitare che i collaboratori continuino a vederlo. La condivisione è possibile anche tramite chat interna.

Queste informazioni vengono mostrate tramite “viste” che permettono all’utente per esempio di potersi spostare un documento sul desktop, inteso come crearsi un link che permette di evitare di duplicare questo documento che rimane lo stesso, ma condiviso in modo diverso.

Le notifiche consentono quindi di portare a termine un ciclo, evitando di perdere dei passaggi.

Due esempi di workflow di processo di servizi

Processo di servizio sempliceprocessi di servizio_semplice

Processo di servizio complesso

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Gianna Maria Ladu

Gianna Ladu
Analyst Developer and Arxivar Certified Specialist – Gruppo Sme.UP
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