Il software archivio documentale risponde alla necessità di archiviare digitalmente i contratti, al fine di eliminare la gestione della carta, e gestire in modo efficace le scadenze e il versioning.
Sul software archivio documentale ARXivar è possibile creare delle maschere dedicate che permettono di caricare le scansioni dei contratti ed eventuali allegati. Impostando i parametri relativi alla scadenza di ogni documento, si attivano le notifiche automatiche indirizzate al personale incaricato della gestione.
I risultati che si possono ottenere con il software archivio documentale ARXivar sono:
Alert Scadenza: date di scadenza dei contratti per il rinnovo sempre sotto controllo, attraverso un processo (workflow) che avvisa l’utente in tempo utile per la revisione dello stesso
Report Mensili: ogni primo giorno del mese il sistema rintraccia i documenti inseriti durante il mese precedente e crea un report consultabile dagli utenti tramite la piattaforma web. Questo permette di conoscere quanti contratti sono stati caricati o revisionati durante un periodo di tempo prestabilito.
Archiviazione Fisica dello Storico: in questo modo, attraverso un workflow, è possibile in ogni momento recuperare immediatamente il contratto cartaceo conservato presso una società esterna incaricata dello stoccaggio.
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