Nell’era digitale in cui le comunicazioni elettroniche sono diventate predominanti, le PEC, Posta Elettronica Certificata, giocano un ruolo essenziale per le aziende nell’instaurare rapporti commerciali e giuridici. L’obbligo di conservare le PEC è diventato un aspetto cruciale per garantire la trasparenza, la sicurezza e la conformità delle attività aziendali.
La PEC, è un messaggio di Posta Elettronica Certifica, non tutti sanno che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di recapito e ricevuta, e come tale rientra in quella categoria definita come “nozione giuridica di CORRISPONDENZA”, quindi opponibile a terzi in sede di contestazione.
La corrispondenza che avviene tramite Posta Elettronica Certificata è equiparata a tutti gli effetti di legge alla spedizione di una raccomandata cartacea con avviso di ricevuta, e come tale è opponibile a terzi in qualsiasi sede.
In questo articolo, esamineremo la normativa vigente, gli obblighi connessi alla conservazione delle PEC, le possibili sanzioni, i motivi per cui è importante conservarle, come farlo e i vantaggi derivanti.
Normativa Vigente e Obblighi
L’articolo 2214 del Codice civile italiano prevede l’obbligo di “tenere le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” (secondo comma).
Sempre il Codice civile indica per quanto tempo va conservata una PEC, “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione” (primo comma); “per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti” (secondo comma);
La conservazione a norma delle PEC è regolamentata anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – articolo 43 che stabilisce l’obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui appunto le PEC, per un periodo di tempo definito dalla normativa e all’articolo 44 che disciplina i requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici e che prevede che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
In Italia, la conservazione delle PEC è regolamentata innanzitutto dagli artt. 2214 e 2220 del nostro Codice Civile riguardo alla tenuta e conservazione dei libri e registri contabili a cui è assimilata la corrispondenza aziendale che abbia un valore ai fini fiscali e/o legale, e successivamente dal Decreto Legislativo n. 235/2010, che ha implementato la Direttiva 2006/112/CE del Consiglio riguardante il sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.
A seguito delle modifiche apportate al Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) dal nuovo Regolamento (UE) n. 2024/1183 (eIDAS 2.0), è stato anche istituito un quadro giuridico per i servizi di archiviazione elettronica qualificati, che mira a offrire ai prestatori di servizi fiduciari e agli utenti un pacchetto di strumenti efficiente comprendente requisiti funzionali per il servizio di archiviazione elettronica, nonché chiari effetti giuridici in caso di utilizzo di un servizio di archiviazione elettronica qualificato, passando, così, dal tradizionale concetto di conservazione a norma a quello di archiviazione elettronica qualificata (Qualified e-Archiving).
Il citato articolo 2220 del Codice civile indica un periodo di conservazione di 10 anni per la corrispondenza sia in ingresso che in uscita, indipendentemente dal fatto che provenga da enti privati o pubblici. La PEC, essendo una forma di corrispondenza dotata di validità legale grazie alla normativa digitale, si allinea a questi requisiti come le tradizionali lettere raccomandate cartacee.
L’articolo 22 del decreto stabilisce l’obbligo per le aziende di conservare i documenti elettronici, inclusi i messaggi di posta elettronica certificata, per almeno 10 anni. Questo obbligo è applicabile a tutte le imprese, indipendentemente dalla loro dimensione.
La normativa prevede:
• Durata della conservazione: Le PEC devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Questo significa che tutti i messaggi di posta elettronica certificata, inclusi quelli inviati e ricevuti, devono essere archiviati per questo periodo di tempo.
• Scopo della conservazione: La conservazione delle PEC è finalizzata a garantire la tracciabilità e l’integrità delle comunicazioni elettroniche. Questo obbligo è importante per fini legali, amministrativi e fiscali, in quanto le PEC possono costituire prove in caso di controversie o contenziosi.
• Responsabilità del gestore della casella di PEC:
- I provider di PEC non garantiscono la conservazione a norma di legge delle e-mail certificate ma offrono comunque un servizio di conservazione dei log di trasmissione e ricezione per un periodo di circa 30 mesi, tuttavia, è importante precisare che la conservazione dei soli log non è equivalente alla conservazione a norma di legge delle PEC. I log, infatti, non contengono il contenuto delle PEC e degli allegati, che è l’elemento fondamentale per la loro validità legale nel tempo.
- I gestori PEC sono tenuti a conservare i log di trasmissione e ricezione per un minimo di 30 mesi, ma non i messaggi stessi: è fondamentale essere a conoscenza che il log è una traccia della comunicazione (mittente, destinatario, oggetto) e non il contenuto del messaggio. Per conservare il valore legale dei messaggi e degli allegati oltre i 30 mesi, è obbligatorio adottare un sistema di conservazione digitale a norma, che garantisca l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità dei documenti nel tempo.Per questo è importante notare che la responsabilità in carico ai gestori di posta elettronica certificata non esonera gli utenti dalla loro obbligazione di conservare le proprie PEC per il periodo di 10 anni.
• Conservazione digitale a norma: È possibile adottare soluzioni di conservazione Conservazione digitale a norma, che prevedono l’archiviazione dei documenti in formato elettronico, garantendo l’integrità e l’autenticità delle informazioni.
Sanzioni amministrative e penali
Sebbene non esista una norma dedicata, che citi in modo specifico la “Posta Elettronica Certificata”, è comunque previsto l’obbligo di conservazione, non è sufficiente limitarsi a gestire i messaggi inviati e ricevuti nella propria casella postale per essere a norma, la conservazione della PEC a norma di legge, per professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni, è un aspetto importante cui prestare attenzione.
La mancata ottemperanza all’obbligo di conservazione delle PEC può comportare sanzioni finanziarie significative. Le aziende potrebbero essere soggette a multe che variano in base alla gravità dell’infrazione e alla dimensione dell’azienda stessa. Tali sanzioni possono avere impatti finanziari e reputazionali notevoli, oltre a potenziali conseguenze legali.
Tra le “Violazioni degli obblighi relativi alla contabilità” derubricate all’articolo 9 del D.lgs. 471/1997. Il comma 1 riporta che:
Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.
Dal punto di vista penale, la giurisprudenza è in fase di definizione. Non è ancora chiaro quali siano le conseguenze della mancata conservazione dei documenti digitali fiscalmente rilevanti. A oggi, il riferimento normativo preso a riferimento è l’articolo 10 del D.lgs. 74/2000 che mette sullo stesso piano la mancata conservazione dei documenti fiscali all’occultamento/distruzione della contabilità:
Salvo che il fatto costituisca più grave reato, è punito con la reclusione da sei mesi a cinque anni chiunque, al fine di evaderle imposte sui redditi o sul valore aggiunto, ovvero di consentire l’evasione a terzi, occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione del reddito del volume di affari.
Perché Conservare le PEC
La conservazione delle PEC è cruciale per diverse ragioni:
Conformità Legale.
Si devono conservare le PEC per garantire la conformità legale e il valore probatorio dei messaggi nel tempo, perché la PEC è un documento informatico con efficacia giuridica che va preservato nel suo formato originale. La conservazione a norma, attraverso l’apposizione di firme digitali e marche temporali, assicura l’inalterabilità, l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti. Senza questa procedura, il valore legale dei messaggi si perde con la scadenza dei certificati digitali e la non custodia dei log da parte dei provider, rendendo i messaggi contestabili.
La conservazione delle PEC è un requisito legale. Mantenere i documenti elettronici inalterati e accessibili è fondamentale per dimostrare la correttezza delle transazioni e delle comunicazioni aziendali in caso di dispute o audit.
Trasparenza.
La conservazione delle PEC assicura che tutte le transazioni e le comunicazioni siano documentate in modo accurato, evitando contestazioni future.
Protezione Legale.
La conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata può fornire alle aziende una prova inconfutabile di quando una comunicazione è stata inviata e ricevuta, proteggendo così i propri interessi in situazioni giuridiche.
Come Conservare le PEC
In Italia, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce le linee guida fondamentali per la gestione e la conservazione dei documenti elettronici, inclusi i messaggi PEC. Il CAD prescrive che i documenti elettronici debbano essere conservati in formati che ne garantiscano la leggibilità nel tempo, mantenendo intatte tutte le informazioni rilevanti, inclusi i metadati, per tutta la durata della loro conservazione.
A livello europeo, il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) gioca un ruolo cruciale, stabilendo un quadro normativo per i servizi di fiducia, inclusa la firma elettronica e la conservazione dei documenti elettronici. Questo regolamento è particolarmente importante per le aziende che operano in più paesi dell’UE, poiché assicura che i processi di conservazione adottati siano riconosciuti e rispettati in tutto il continente.
A differenza dei tradizionali documenti cartacei conservati in originale, la PEC in quanto documento informatico digitale nativo, affinchè mantenga nel tempo la sua efficacia probatoria e opponibilità a terzi, è necessario che venga conservata seguendo quanto disposto dalle linee guida AGID (pubblicate a suo tempo in Gazzetta Ufficiale e che hanno valore giuridico, vincolante sia per le Pubbliche amministrazioni che per i privati ).
Pertanto non è sufficiente la semplice archiviazione nella casella di posta certificata, né tantomeno la stampa che, al pari delle fatture elettroniche, la priverebbe di qualsiasi valore legale e/o fiscale.
La conservazione delle PEC richiede un approccio sistematico:
- Archiviazione Sicura: Le PEC devono essere archiviate in modo sicuro per impedire accessi non autorizzati o alterazioni.
- Integrità dei Dati: È essenziale garantire l’integrità dei dati conservati. Le modifiche apportate ai documenti devono essere tracciate.
- Facilità di Ricerca: I documenti conservati devono essere facilmente ricercabili e recuperabili quando necessario.
Vantaggi Conservazione PEC
Oltre all’adempimento degli obblighi legali, la conservazione delle PEC offre vantaggi tangibili:
Implementazione di una Soluzione di Gestione delle PEC
Per affrontare l’obbligo di conservazione delle PEC in modo efficace, diventa fondamentale implementare una soluzione di gestione delle PEC aziendali. Questa soluzione dovrebbe garantire la conservazione sicura, l’integrità dei dati e la facilità di ricerca.
Investire in una soluzione di questo tipo non solo garantisce la conformità legale, ma offre anche un ambiente organizzato per ottimizzare la gestione documentale aziendale.
In conclusione, l’obbligo di conservare le PEC è una componente cruciale dell’operatività aziendale. Rispettare questa normativa non solo evita sanzioni, ma migliora anche l’efficienza e la trasparenza aziendale. L’implementazione di una soluzione di gestione delle PEC è la chiave per soddisfare tali obblighi e garantire un ambiente operativo senza problemi.
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