Tra le caratteristiche principali di un software di gestione documentale, troviamo sicuramente le modalità (sia manuali che automatiche) di facile utilizzo con cui vengono archiviati e catalogati i vari documenti aziendali. A questo si aggiunge la semplicità e l’uniformità delle regole nella gestione di questi documenti, sia interni che esterni all’azienda, con una notevole diminuzione dei tempi di ricerca e ricostruzione di tutto l’iter aziendale che li ha generati.