Acquisti

Senza acquisti non puoi vendere.

Non rimanere senza quello che serve all’azienda.

L’obiettivo del software gestione acquisti è procurare i materiali e i servizi che servono al funzionamento dell’azienda stessa.

Supportiamo questo processo per ottenere il corretto bilanciamento delle esigenze di qualità, tempestività ed economicità da un lato e la efficienza e completezza di gestione delle attività esecutive.

Con il software gestione acquisti smeup è possibile determinare il fabbisogno dei materiali da procurare esternamente per rendere possibile la produzione e la commercializzazione dei prodotti.

Le richieste di beni e servizi accessori necessari al funzionamento dell’azienda possono pervenire agli Acquisti attraverso varie strade. Quella più appropriata, all’interno di un ERP, è costituita dalle richieste di acquisto (RDA) e da un workflow di approvazione.

Il conto lavoro con le sue particolarità (conto lavoro di fase, l’approvvigionamento del terzista con i materiali di proprietà dell’azienda necessari al terzista, trasferimenti di materiale di proprietà dell’azienda da terzista a terzista, ecc.) costituisce un processo a cavallo tra gli approvvigionamenti e la produzione in senso stretto.

Fabbisogni e richieste accessorie vengono soddisfatte dal parco fornitori, con l’emissione di un ordine al fornitore o di “chiamate” su piani di consegne, nel quadro delle condizioni di fornitura contrattate. Tra questi processi possiamo elencare la qualificazione dei fornitori con la gestione delle loro informazioni anagrafiche, la determinazione dei prezzi di fornitura (listini) e delle modalità di pagamento ed in generale delle condizioni di fornitura (tempi di consegna da rispettare, confezionamento, ecc.).

Il software gestione acquisti di smeup garantisce il monitoraggio costante della fornitura stessa ed in particolare delle attività conseguenti al ricevimento della fornitura effettiva dei beni e servizi, con il collegamento alla qualità per la verifica quantitativa e qualitativa, o la dichiarazione di approvazione del servizio reso, e la destinazione logistica della merce ricevuta. L’esecuzione della fornitura si sviluppa ulteriormente nel controllo della “validità” della fornitura, con possibili esiti di accettazione o di contestazione nei confronti del fornitore che può dar luogo alla restituzione dei beni, ed eventuale blocco della fattura con richiesta di una nota di credito.

I processi vengono monitorati attraverso statistiche ed analisi che comprendono tutta la reportistica e gli strumenti associati al controllo dell’attività dei fornitori, alla misurazione della performance della funzione, alla pianificazione delle attività (portafoglio ordini, fatturato, vendor rating, analisi prezzi medi, budget di acquisto, ecc.).

Gli acquisti al centro.

In un’azienda gli acquisti sono al centro di processi determinanti: dal corretto controllo dei fornitori, all’ottimizzazione degli approvvigionamenti.

Approvvigionamenti, le funzionalità

Il software gestione acquisti di smeup supporta tutte le necessità di gestione relative alla funzione degli Approvvigionamenti.

  • Budget degli acquisti

  • Gestione entrata merce

  • Dichiarazione servizio reso

  • Controllo fatture passive
  • Gestione note di credito e note di debito

  • Consignment stock

  • Analisi e report
  • Ordinato
  • Fatturato
  • Vendor rating

  • Puntualità e Ritardi

  • Anagrafico fornitori

  • Dati aggiuntivi fornitori
  • Relazioni con i fornitori
  • Richieste di acquisto

  • Richieste di offerta

  • Listini di acquisto
  • Ordini di acquisto, di conto lavoro pieno, di conto lavoro di fase
  • Contratti
  • Ordini aperti e richieste di consegna

Gestione dati di anagrafica

L’insieme delle attività correlate alla creazione ed al mantenimento delle informazioni relative alle condizioni di fornitura. Tra i dati di anagrafica utilizzati nel software gestione acquisti possiamo menzionare: l’anagrafico fornitori con le sue estensioni e la gestione della gestione delle dichiarazioni d’intento, i listini di acquisto.

Dal punto di vista degli Approvvigionamenti nell’anagrafica fornitori vengono gestite le informazioni seguenti:

  • Dati identificativi: ragione sociale, partita IVA, categoria
  • Dati ambientali: lingua, valuta, indirizzo
  • Contatti: nominativo, telefono, fax, e-mail
  • Dati pagamento: tipo pagamento, banca, IBAN, codice SWIFT
  • Dati relazionali: destinazioni, indirizzo corrispondenza, indirizzo contabile, vettore
  • Classificazioni: categoria contabile, classe abilitazione, settore merceologico
  • Dati movimentazione merce: consegna, spedizione, giorni chiusura

La gestione dei listini permette di associare a tre oggetti definiti in funzione dell’impostazione (fornitori, articoli, classi materiale, fasi di lavorazione ecc…) cinque valori, tipicamente prezzo base e sconti.

I listini prevedono la gestione della data di validità (iniziale e finale) e delle scale prezzi per quantità, oltre che la gestione dei prezzi in valuta.

Nella gestione del listino è prevista la possibilità di passare automaticamente dall’informazione di dettaglio (es. prezzo di un articolo per un fornitore) a un livello di sintesi superiore (es. prezzo di una famiglia / classe di articoli valido per un fornitore).
In aggiunta alle risalite automatiche sono previste delle “user exit” apposite che permettono di costruire il prezzo applicando regole specifiche, anche basate su elementi diversi con una propria dinamica di prezzi indipendente l’una dall’altra.

Cos’altro possiamo fare?

Il software gestione acquisti può essere integrato ad un software MRP, il quale a sua volta genera suggerimenti di: produzione, acquisto, o conto lavorazione.
Nella generazione dei suggerimenti si possono applicare anche regole di attribuzione al fornitore preferenziale, di distribuzione a vari fornitori secondo quote di assegnazione, di collegamento a contatti in essere, o implementare strategie specifiche (ad esempio assegnazione per quantità: sotto una certa soglia ad un fornitore, sopra ad un altro).

È inoltre possibile definire lotti minimi e multipli di fornitura e tempi di approvvigionamento (a livello generale o per singolo fornitore).
L’approvazione dei suggerimenti MRP di acquisto o di lavorazione può creare in automatico degli ordini o delle richieste di acquisto. L’approvazione può essere cieca oppure con richiesta del fornitore e/o dell’ordine a cui accodare le righe, l’approvazione prevede anche la possibilità di modificare la quantità rilasciata rispetto a quella suggerita.

Si possono utilizzare sia per richiedere l’approvvigionamento di materiali di produzione che per l’acquisto di beni e servizi accessori.
Possono essere viste come un particolare tipo di documento in cui la testata non è assegnata ad un unico fornitore ma all’azienda in generale.
La richiesta di acquisto può essere soggetta ad un “workflow” con diversi livelli di approvazione e precorsi diversi costruiti sul processo e sull’azienda.

Alla fine del workflow alle righe delle RDA viene applicato un flusso di estrazione che genera degli ordini di acquisto o di conto lavoro.
L’utente che ha generato la RDA può in ogni momento controllare lo stato di avanzamento della sua richiesta e sapere in quale ordine di acquisto è sfociata, allo stesso modo dall’ordine di acquisto è possibile risalire alla RDA origine.
Correlata alla gestione delle RDA possiamo avere anche la gestione delle richieste di offerta, estratte dalle richieste di acquisto ed inviate ad un gruppo di possibili fornitori, la ricezione delle offerte permette la costituzione dei listini.

Si fonda su documento “ordine” che può essere:

  • Di acquisto, o di conto lavoro
  • Un ordine chiuso oppure un ordine aperto/contratto seguito da delle richieste di consegna

Nella gestione dell’ordine da parte del software gestione acquisti sono previste:

  • Le revisioni d’ordine, che possono essere suggerite dall’MRP oppure applicate manualmente
  • La gestione dei solleciti, sia per la conferma della data di consegna da parte del fornitore, sia per il sollecito dei materiali realmente necessari alla continuità dell’attività

L’ordine viene gestito con il “documento”, che è costituito da una testata e una o più righe:

  • La testata è dedicata alla gestione dei dati relativi alla totalità del documento (numero documento, fornitore intestatario, riferimento esterno, buyer, data di emissione, modalità di fornitura, modalità di pagamento, ecc.)
  • Le righe rappresentano l’oggetto dello scambio (articoli, servizi, materiali non codificati, ecc.) e indicano le quantità, le date ed i prezzi convenuti

Tipizzazione dei documenti

I documenti sono classificati secondo il “tipo documento” che ne definisce la natura (un ordine, un contratto, una bolla, ecc.) e le caratteristiche di comportamento (controlli, sviluppi, influenza sui vari portafogli o registri, ecc.).

Il documento può rappresentare ad esempio: un contratto quadro, una richiesta di consegna (a fronte del contratto), un ordine di acquisto materiali o di conto lavoro, un ordine di acquisto servizi, una bolla entrata merce, una bolla invio in conto lavoro, una bolla restituzione a fornitore o terzista, un benestare per servizio reso.

Per ogni tipo documento diverso, con il software gestione acquisti è possibile ottenere opportune statistiche e interrogazioni, produrre stampe, gestire manutenzioni.

Il conto lavoro può essere:

  • Pieno, quando l’intera lavorazione o trasformazione viene eseguita da un solo terzista
  • Di fase, quando si richiede al fornitore di eseguire una fase del ciclo di lavorazione dell’assieme da realizzare (ad esempio un trattamento termico, preceduto da una lavorazione meccanica e seguito da una verniciatura, entrambe realizzate internamente all’azienda)

Con il software gestione acquisti di smeup è possibile definire ordini totalmente di conto lavoro, oppure inserire nello stesso ordine righe di conto lavoro e di fornitura piena.
Il ricevimento merce è “trasparente” al conto lavoro.
Chi registra il materiale in entrata deve unicamente identificare l’oggetto e la sua origine (l’ordine che viene soddisfatto).
Le attività specifiche (scarico della quantità presso il terzista, collegamenti con l’ordine di produzione in caso di conto lavoro di fase, ecc..) vengono svolte in modo automatico dal sistema.
Possiamo avere una distinta di conto lavoro diversa dalla distinta di produzione interna (es. quando una parte dei componenti vengono procurati direttamente dal terzista stesso).

I materiali possono essere inviati in relazione alla quantità e distinta dell’ordine, oppure a “bilanciamento” in cui le quantità da inviare vengono calcolate bilanciando i fabbisogni degli ordini in corso con la giacenza di componenti già presenti presso il fornitore, in questo modo sono facilitate le spedizioni per “confezione” o a rifornimento saltuario.

Per ogni variazione che viene apportata ad una riga d’ordine si può tenere l’immagine precedente in modo da poter stampare una visione completa del documento comprensiva anche dei livelli precedenti con indicazione di quali sono state le righe variate e in merito a quali dati (quantità, data, prezzo).

Prevede la possibilità di selezionare nel portafoglio ordini, attraverso criteri di priorità stabiliti dall’utente, i fornitori e le righe ordine da sollecitare.
Può essere sollecitata la conferma di data e quantità richieste oppure la fornitura del materiale.
Il sollecito può essere inviato automaticamente dal sistema sotto forma di e-mail.

Con il software gestione acquisti di smeup ordini e solleciti possono essere automaticamente inviati ai fornitori via fax o via e-mail o, più in generale, con strumenti EDI, tenendo traccia della data di spedizione.

Sia gli acquisti che il conto lavoro possono essere triangolati direttamente verso un altro terzista od un cliente.

Principalmente si parla di entrate merci. Nel nostro software gestione acquisti l’entrata merci viene processata attraverso un flusso di estrazione che deriva il documento di entrata merci dagli ordini di acquisto a cui la fornitura è riferita.

Il flusso permette di lanciare in sequenza una serie di elaborazioni elementari ciascuna specializzata a compiere una parte dell’intero processo; in questo modo si possono sviluppare funzioni specifiche utente da inserire nel flusso insieme alle funzioni standard.
La combinazione delle funzioni elementari standard, con l’aggiunta eventuale di funzioni utente, permette di realizzare elaborazioni complesse che rispondono a qualsiasi esigenza possa nascere.

L’esecuzione della fornitura si collega con le attività logistiche di trasferimento del materiale ricevuto. In questo ambito si possono avere comportamenti diversificati, per tipologia di materiale o per necessità produttive. Ad esempio si possono destinare materiali urgenti direttamente in linea.

Tutto qui?
Certo che no!

Qualità

Rappresenta l’insieme delle attività correlate alla creazione ed al mantenimento delle informazioni legate alle condizioni di fornitura. Tra i dati di anagrafica utilizzati negli approvvigionamenti possiamo menzionare:

■ L’anagrafico fornitori con le sue estensioni e la gestione della gestione delle dichiarazioni d’intento

■ I listini di acquisto

Con l’entrata merci si attiva nel software qualità il controllo in accettazione, se il lotto non viene accettato viene generata una non conformità. Le non conformità in accettazione entrano nella valutazione globale del fornitore.
I lotti non accettati possono essere restituiti al fornitore attraverso dei flussi di restituzione che generano una bolla di invio al fornitore a partire dalla bolla entrata merci. La bolla di restituzione può dar luogo alla riapertura dell’ordine di acquisto oppure ad una “attesa nota di credito” da parte del fornitore. Tra le opzioni possibili nel software gestione acquisti di smeup c’è anche la generazione di una nota di debito da spedire al fornitore.

Prevede la possibilità di selezionare nel portafoglio ordini, attraverso criteri di priorità stabiliti dall’utente, i fornitori e le righe ordine da sollecitare.
Può essere sollecitata la conferma di data e quantità richieste oppure la fornitura del materiale. Il sollecito può essere inviato automaticamente dal sistema sotto forma di e-mail.

Dato un periodo, si confrontano i prezzi effettivi delle entrate merci con i listini di acquisto, si può anche calcolare il prezzo medio e con questo aggiornare un particolare tipo costo dell’articolo oppure utilizzarlo nella valorizzazione delle rimanenze di magazzino.

È un modulo dell’applicazione qualità che permette di valutare in forma continuativa l’andamento dell’affidabilità dei fornitori in termini di:

  • Conformità del prodotto
  • Rispetto dei termini di consegna
  • Osservanza dei termini contrattuali in fatto di certificazioni valide e disponibilità a collaborare per risolvere eventuali situazioni di criticità in essere

Le informazioni per la classificazione del fornitore sono:

  • Andamento della qualità delle forniture
  • Andamento delle tempistiche di consegna
  • Sensibilità all’aspetto qualitativo del prodotto
  • Rispetto della certificazione del prodotto consegnato e dell’obbligo di conservazione documentazioni secondo le prassi stabilite

Budget

Nel processo del budget aziendale viene gestito anche il budget acquisti, nel quale articoli/quantità/data possono essere ricavati per esplosione del budget di produzione, agli articoli possono essere associati i fornitori preferenziali (dai dati fornitore / articolo) eventualmente applicando le quote di fornitura.

Per la valorizzazione si può utilizzare un listino di budget oppure il listino di acquisto.
Il budget acquisti può essere utilizzato per la definizione dei contratti di fornitura oppure per la stima degli esborsi finanziari pianificati per il prossimo periodo.

Periodicamente saranno lanciate delle funzioni di estrazione dagli ordini e dalle bolle entrata merce per confrontare i consuntivi con il budget.

Funzioni particolari

Grazie all’architettura tipica del prodotto smeup, è anche possibile costruire funzioni a supporto delle più svariate necessità con l’obiettivo di rispondere alle singole esigenze aziendali.
Eccone alcune!

Quando il fornitore consegna dei materiali che però restano di sua proprietà fino a quando il cliente non li consuma, oppure a scadenza di un intervallo limite.

Il sistema prevede la creazione di ordini di modello specifico ed una movimentazione adeguata, oltre che la possibilità di registrare entrate merci non fatturabili e dichiarazioni di consumo fatturabili con passaggio del materiale dall’area riservata di proprietà del fornitore alla giacenza interna al cliente (area di magazzino o di wip).

Quando l’azienda invia al fornitore materiali propri (tipico il caso del prestito d’uso di attrezzature) oppure quando riceve dal fornitore materiali senza il passaggio della proprietà (tipico il caso del conto visione).

Il sistema prevede la creazione di appositi documenti di carico/scarico del conto e la possibilità opzionale di gestire un saldo giacenza e la creazione di opportuni registri.
Sono gestiti, sia i casi di materiale di terzi presso l’azienda, che quello di materiali dell’azienda presso terzi.

Sfrutta le stesse funzionalità previste per il CRM, possiamo avere:

  • Il VRM Operativo, che include tutte le funzioni offerte dall’ERP per la gestione dei rapporti con il fornitore: gestione anagrafiche, offerte, ordini, fatture, gestione resi fornitore, ecc.
  • Il VRM analitico, che include tutte le funzioni statistiche di analisi dei dati del fornitore, ad esempio:
    • Schede oggetto, con situazioni da gestionale (offerte, ordini, fatture, articoli, prezzo medio, margine, ecc.)
    • Business Intelligence
  • Il VRM collaborativo, che prevede:
    • La gestione del mailing verso i fornitori
    • La gestione delle visite (pianificate/non pianificate) con la tenuta del report e dell’elenco dei partecipanti
    • L’abilitazione di funzioni WEB per lo scambio di informazioni e per la gestione degli ordini.

Monitora gli acquisti,
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