Il Settore
Metalmeccanico
Costruzione, montaggi e manutenzioni di impianti industriali e carpenterie
La Necessità
Un’azienda italiana di riferimento nel settore metalmeccanico, specializzata nella costruzione e manutenzione di impianti industriali, carpenterie leggere e pesanti, apparecchiature a pressione e strutture off-shore/on-shore, aveva l’esigenza di:
- Digitalizzare e strutturare il flusso approvativo dei documenti tecnici di progetto (PDF).
- Eliminare le comunicazioni frammentate e le catene di email.
- Garantire il controllo centralizzato e la tracciabilità degli stati di avanzamento commessa.
Obiettivi
La gestione manuale o via email delle approvazioni documentali rischiava di generare ritardi, disallineamenti tra le parti e incertezza sullo stato effettivo delle commesse.
Per superare queste criticità, l’azienda necessitava di uno strumento centralizzato capace di coinvolgere in un unico flusso coordinato tre attori principali:
- Il personale interno, responsabile del caricamento e della convalida iniziale;
- Il primo cliente referente, per la revisione intermedia;
- Il cliente finale, per l’approvazione formale e definitiva.
Era inoltre fondamentale garantire una configurazione flessibile dei livelli approvativi e una gestione granulare delle autorizzazioni senza complicare l’esperienza d’uso per clienti e partner.
La Soluzione
La risposta alle esigenze aziendali è stata trovata nell’adozione della piattaforma EVODOC come centro nevralgico della gestione e convalida documentale.
EVODOC ha permesso la gestione centralizzata dei permessi, notifiche automatiche, approvazioni multilivello con firma visiva e dashboard grafiche di monitoraggio.
La soluzione implementata comprende:
- Flussi approvativi dinamici e notifiche automatizzate: Possibilità di definire il livello di approvazione richiesto al caricamento del PDF (convalida interna, singola o doppia approvazione cliente) con l’invio automatizzato di notifiche email giornaliere per le attività in sospeso.
- Firma visiva, gestione permessi e dashboard commesse: Applicazione di un’immagine di firma visiva durante le verifiche interne, portale web protetto con gestione autonoma dei diritti di accesso per utenti esterni, e dashboard grafiche a torta per il monitoraggio in tempo reale dello stato delle commesse (documenti approvati, in attesa o da revisionare).
Vantaggi e benefici
L’adozione della piattaforma EVODOC ha permesso di ottenere:
- Azzeramento dei tempi morti nella circolazione e validazione delle schede e dei disegni tecnici.
- Tracciabilità completa e in tempo reale dell’iter approvativo per ogni singola commessa.
- Semplificazione della collaborazione tra reparto tecnico interno, primi clienti e clienti finali attraverso un unico portale web protetto.
- Eliminazione degli errori e del disordine legati alla gestione manuale e alle catene di email.
Altri benefici e sviluppi futuri
La strutturazione del flusso documentale ha gettato le basi per una gestione integrata, sostenibile e misurabile dei processi aziendali:
- Sostenibilità operativa ed ecologica:
- Digitalizzazione completa dei processi approvativi, eliminando l’uso della carta e riducendo le attività ripetitive a basso valore aggiunto.
- Sviluppi in corso:
- Integrazione di indicatori di prestazione (KPI) avanzati di efficienza e ulteriore ottimizzazione degli schemi approvativi per estendere il modello ad altri ambiti operativi.
Conclusioni
L’esperienza aziendale dimostra come EVODOC rappresenti una soluzione efficace ed ergonomica per la digitalizzazione dei flussi documentali tecnici, trasformando la complessità approvativa multi-attore in un processo fluido, trasparente e sicuro.
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