L’Eccellenza nell’Automazione con la Digitalizzazione dell’Assistenza Tecnica

Prima dell’intervento del team specializzato Smeup, l’azienda gestiva le attività di assistenza tecnica attraverso processi manuali e non strutturati. Le richieste arrivavano telefonicamente, le informazioni venivano annotate su fogli o documenti non condivisi e mancava un sistema unico per il tracciamento delle richieste e la pianificazione degli interventi.
L’assenza di documenti centralizzati, di un workflow digitale e di un calendario condiviso rendeva complesso coordinare tecnici, autorizzazioni e appuntamenti. Inoltre, non era possibile avere una visibilità in tempo reale sullo stato dei ticket o sulle attività svolte, con conseguenti ritardi e inefficienze.

Ottimizzare la Gestione dell’Assistenza Tecnica in particolare:

• Digitalizzare e strutturare le attività di assistenza tecnica.
• Implementare un sistema unico per il tracciamento delle richieste e la pianificazione degli interventi.
• Centralizzare i documenti e introdurre un workflow digitale.
• Creare un calendario condiviso per coordinare tecnici, autorizzazioni e appuntamenti.
• Ottenere visibilità in tempo reale sullo stato dei ticket e sulle attività svolte per ridurre ritardi e inefficienze.

Smeup in qualità di specialista in soluzioni di gestione documentale, ha accompagnato l’azienda nel processo di Digital Transformation. Grazie all’introduzione di una piattaforma di gestione documentale e workflow, l’intero processo di assistenza è stato digitalizzato e integrato in un unico sistema.

Dalla presa in carico telefonica viene generato automaticamente un ticket digitale, assegnato al tecnico competente e collegato al calendario condiviso.
Tutte le fasi — apertura, lavorazione, approvazione e chiusura — sono ora tracciate e consultabili all’interno della piattaforma. Se l’intervento non può essere gestito da remoto, il tecnico può richiedere l’autorizzazione per una trasferta direttamente dal workflow della piattaforma, mantenendo la catena autorizzativa e la documentazione correlata in un unico ambiente.

Grazie a un plugin dedicato, sviluppo realizzato dal nostro team e integrato con la piattaforma, anche gli utenti finali dell’azienda possono consultare in autonomia il calendario degli appuntamenti e lo stato di avanzamento delle proprie richieste.

I ticket sono completamente personalizzabili: è possibile inserire tipologia di intervento, date, note, allegati (foto, documenti tecnici, report), e al termine del processo viene generato automaticamente un verbale di intervento condiviso con l’utente. In caso di proroghe o attività non concluse, è prevista la possibilità di riaprire il task e riprogrammare l’intervento, garantendo la continuità operativa e la tracciabilità storica di ogni attività.